构建基于sharepoint的企业协同办公架构（一）
自从毕业以后，一直为银行服务，从2008年开始使用sharepoint server 2007 后，就考虑如何应用MOSS构建企业协同办公系统。其实所在银行为微软中国的大客户，在很多业务领域进行了合作，如运营流程作业（其中使用了BizTalk）。在今年初在MOSS上开发了电子签报系统，虽然极大方便了银行的日常协同办公，但从IT软件架构方面来说，形成了一个小小的信息孤岛，因此，从企业更高的视角构建企业协同办公软件架构将为将来打下基础。
为什么使用MOSS来构建，不使用JAVA，作为应用企业，更关注更少的成本、更快的速度，并不关注具体技术细节，MOSS比NOTES或其他产品相对简单一些，可以更快的部署和目前的应用集成。像XX大银行，总行统一部署LOTUS NOTES，但看不到给企业带来除技术之外的好处，臃肿和庞大，技术支持不足等诸多问题。
以下关于协同办公的知识很多从网上学习得来，或者可以说是抄袭的。
什么叫协同办公
协同（Collaboration）：泛指组织中多人完成一个或多个事务的行为方式和过程，协同工作是组织行为的基本模式和状态。
协同办公的概念从OA发展而来，OA是英文Office Automation的缩写，意为办公自动化，最初功能包括文件收发、档案管理等功能。随着企业管理能力的提高、地域员工的扩张、外部竞争环境的变化，企业急需更高层次的办公管理信息系统。协同办公软件是充分利用现代网络与通讯技术，提高企业和机构中分散、移动、跨地区的人员沟通、协作与管理能力，提高企业和机构的跨系统、跨组织的业务管理能力，从而全面提高企业的实时管理能力、动态应变能力以及开放延伸能力，帮助企业实现敏捷组织的新一代管理软件。
一、系统建设目标
协同管理系统建设目标是建立基于团队协作的工作平台，对组织中“人、事件、资源”之间的协同关系进行有效管理，可以在任何地点、任何时间、以任何方式协同处理任何人的事件诉求。协同管理系统必须解决企业管理中关键问题：信息的有效传递、流程的高效执行、结果的充分可验证以及知识的有序积累。
协同管理系统建设体现以下特点：
第一：以“人”为中心。以“人”为根本的元素和出发点来设计和构造应用。以人为中心组织信息展现和操作内容
第二：以“组织行为管理”为根本。即对描述组织行为的“角色、事件、资源、流程、规则、状态、结果”等要素进行管理。
第三：以“非结构化”信息管理为重点。它占到团队组织信息总量的80％。
二、概念模型
协同办公系统是现代企业管理理念的具体化，集成现代企业管理的六个核心要素：Culture／文化、Communication／沟通、Collaboration／协作、Creation／创新、Control／控制、Center／中心。企业管理的流程要具体化、管理参数要量化和管理过程要透明化，企业现有各业务要全面整合以实现关键业务的互通互联，企业跨区域、跨组织的成员能够协调一致完成共同的工作目标，企业个人工作方式实现真正的网络化和信息化。
基于上述要求，企业协同的概念模型分为四个层次，最低层次实现业务协同，在企业已有的业务应用实现整合，将所有业务应用系统通过接口整合到统一平台，实现协同办公平台与业务系统的集成，业务系统为协作平台提供业务数据和交易；第二层次是个人协同，个人的日常工作任务、计划等通过上下级、同级的协同工作来完成，同时个人可以在协作平台中寻找完成任务所需的资迅、知识及帮助。第三层次是团队协作，团队是部门内部组成的或跨组织组成的为完成某项职责或任务的团体，团队有明确的工作职责、目标、资源，团队需要在内部实现信息共享、即时交流，以及团队信息向外发布等。第四层次是决策管理，解决企业决策者关心的企业经营要素、指标状况、风险控制、绩效考核等协同，第三层次需要向决策管理层次提供决策依据，如关键数据，同时第三层次的协作流程需要第四层次的决策者做出决定。
三、功能模型
协同办公在功能上体现以人为中心、事件驱动、事务流程化、内容非结构化、表单呈现、内外互通、应用整合、信息共享的协同思想，有以下特点：
协同工作：解决企业大部分事件和事务处理，协同事务从发起、流转处理到归档流程化，有效提高企业工作效率，避免人工流转出现的文件丢失、审批搁置等情况。
表单化：支持非结构化内容，流转内容表单化。
集中共享：将企业、部门、个人的文档集中存储管理，建立多层次权限管理体系对文档进行安全管理。
内容关联：提供关联协同应用中的人、项目功能，集成企业中的信息资源，将个人工作中涉及的“人”和“事件”有关的信息有效关联，集中呈现和管理，降低完成工作查找相关信息资源的难度和缩短时间，极大提高工作效率，
应用整合：集成分行目前使用的传信系统、即时通迅系统，以及其他现有办公和业务应用系统，通过适配器等方式接入协同办公系统，将用户日常工作平台转为协同应用平台。
内外协作：支持日常办公应用中与企业外部伙伴进行集成，使用电子表单等方式，组成类似供应链方式的协作链，提高企业整体办公效率，如各类用品的采购等。
协同办公的功能模型基于提高办公流程的效率，围绕协作为中心，关注到流程涉及的人员、业务流程、流程涉及的知识、关键控制点，在功能分布上分为个人工作台、信息发布、公文管理、行政办公、人力资源、财务、日程会议、文档库、数据应用、知识管理、流程协作、内部交流、业务单元共十二部分，基本涵盖办公大部分内容。
四、功能模块需求
个人办公
工作日志：记录个人办公每天的工作日志，以备自己查看或管理者查看。
日程安排：基本和OUTLOOK功能类似，但注意处理别人安排或上级安排过来的日程，比如参加会议等，并处理冲突。日程安排支持公开或非公开。
如果其他人想在你的日程上安排，可以在某个时间段留言。本人确定后将回复对方，并确认日程。
计划总结：提交计划总结。可以将计划总结公开给上级或其他员工查看，并可以留言。
我的任务：录入个人任务或由上级指派任务，支持机构用户指派的任务。并且任务可以转交其他人，如果任务有首问责任，则本人还需要跟踪此任务的处理，除非此任务完成与己无关。转交任务后，原有的任务指派人可获得通知。
个人信息：姓名、部门、通迅工具、地址等。
提醒信息：录入提醒信息，提醒时间到时将发出通知邮件，登录网站时将弹出网页。
要求：工作日志、日程安排、计划总结和我的任务之间有关联关系。例如：一项任务可关联到一个计划总结，可关联到一个日程安排，可关联到一个工作日志。
信息发布
信息发布有分行层面及部门层面的信息发布，包括内部网站新闻、分行通知、规章制度、部门通知及其他信息发布。
要求：
信息的发布根据权限范围，需要有审批过程，即经过拟稿、一个或多个层次审批、发布的过程。
内部网站新闻：有分行新闻及各部门的新闻，在网站划分区域，不同区域可指定不同的审批流程。
分行通知（分行办公室）：经过指定的审批流程后发布。
规章制度发布：经过审批后发布到指定的文档库。
各部门的通知、营销信息发布：经过本部门/支行的审批后发布，并在文档库中保存。
公文管理
包括收文、发文的管理，及相应的档案管理功能。
收文：办公室代表分行收文，经过行领导批示后，办理部门收到通知邮件，并回复办理结果。
发文：申请部门拟稿，经层级审批后，由办公室向外发文。
档案管理：收文、发文在文档库保存，并且保存相应的员工查阅权限，有查阅权限员工可以查询档案。
在线交流
分行内设置社区论坛，可指定时间内开放，方便员工进行交流。
行政办公、财务
分行日常行政办公涉及到用车管理、用品管理等，业务流程通常由需求员工发起申请，经过一定的审批流程后办理使用或领用。在用品管理方面还涉及到采购流程和库存管理。
联合采购平台为分行及各部门、支行采购提供自动化，主要涉及到低值易耗品、员工办公电子设备、营业使用的空白凭证等采购活动，系统采用电子表单方式，业务流程覆盖费用申请、供应商选择、自动询价和报价处理、电子定单、配送跟踪和库存管理。
人力资源
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流程协作
企业员工日常办公有相当部门工作需要跨部门共同协作完成，基本模式是由某个部门或员工提出一个表单，填写有关协作事项，在本部门内或跨部门流转，中间可能有控制点，最终协作取消或终止。
目前分行的协作典型应用是签报或联系单，在系统层面协作过程要与个人的任务整合。
知识管理（KM）
APCQ（美国生产力和质量中心）对知识管理的定义是：知识管理应该是组织一种有意识采取的战略，它保证能够在最需要的时间将最需要的知识传送给最需要的人。这样可以帮助人们共享信息，并进而将之通过不同的方式付诸实践，最终达到提高组织业绩的目的。
企业中主要存在以下几类知识，通过有效的知识管理流程，经过“获取 -> 创造 -> 分类 -> 存储 -> 分享 -> 更新”的过程，最终为企业和员工创造价值。
§ 业务知识：由ERP等业务系统所生成和管理。
§ 员工知识：员工个人技能、知识潜力、工作经验、工作记录。
§ 流程知识：将知识嵌入业务流程之中，在关键环节能有专家知识支持。
§ 组织记忆：记录现有经验以备将来之用。包括知识库、案例库、最佳实践库和历史档案等。
§ 客户知识：通过客户关系发展深层知识，提高产品和服务质量，以此赢得更多客户。
§ 产品和服务知识：产品中要有知识含量，围绕产品提供知识密集服务。
§ 关系知识：提高跨领域的知识流动，比如利用与供应商、客户以及雇员的关系等。
§ 知识资产：智慧型资本/专利和无形知识产权，控制其发展和利用。
§ 外部情报：从Internet、外部专家等渠道从企业外部收集到的知识和情报。
业务单元
经过分析，各业务单元普遍存在以下需求：
§ 各式报表数据收集、汇总和报送。
§ 用品礼品管理
§ 重要文件管理
