五大要素
1.1 议题明确
一次会议，最好只有一个主题。可以集中时间和精力，集中有关人员，高效解决问题。 综合性会议，最多也不要超过三个议题为好。议题越多，参加人员越多，陪绑的也越多，效率也就越低下，成本也就越高。
1.2议程清晰
要有明确的议程及时间分配规则，方好有效控制会议的进程和时间使用，确保会议高效。
1.3精选参与人
会议的召开，并不是人越多越好。人多不仅会增加会议成本，延长会议时间，也会增加扯皮的可能性，不容易形成一致的会议结论，也不利于会议控制。因此，要本着“相关性”和“少而精”的原则，精选参加会议的人员，不要让不相关的人参加，避免“陪绑”的现象。
1.4 指定主持人
无论是何种形式的会议，必须要明确指定会议主持人。会议主持人要严格按照会议的议程、时间安排等做好会议的主持和控制。
1.5做好会议记录
参加会议的人大部分是只记录或记住自己所关心的内容，而不相关的内容则不怎么关心。因此，为了能够将参会者的发言、宝贵的思想火花及最终决策、待完成事项能够清晰地保留下来，必须要做好会议记录。 会议记录的主要内容包括会议的全部要素（议题、议程、时间、地点、参与人、主持人、记录人、出勤情况、发言情况、决策情况、待追踪事项、会议附件）等。同时，为了及时贯彻会议的精神，增强会议时效性，趁热打铁追踪会后的待完成事项，会议记录要在会议结束后24小时内完成并发送到与会人员手中。
会议记录模板
收件人：会议参与人员
抄送：议题相关人员（例如：未参加会议的领导，以及事件相关人员）
主题：【会议纪要】XXXX会议-3月3日（周二） 14:00-15:00
【邮件正文】
大家好：
以下是XXXX会议纪要，辛苦各位抽空查阅。
【会议时间】2015年3月3日（周二） 上午14:00-15:00
【会议地点】4F 战场
【会议记录人】
【参会人员】
【会议内容】
注意：用红色标记重要内容
附件：《XXX》
三大过程
1.1 会前做好准备
会议是否能够成功，有80%的原因在于是否做好会前的准备。不要开没有准备的会议，即便是细小的事情也要毫无遗漏地做好准备。
注意：会议不能仅仅QQ的方式通知，为了表示对会议的重视并确保参会人员及时收到会议通知，必须要辅以邮件的方式或电话当面再次通知，并提醒与会人员应做好哪些准备。
会议邀请模板
收件人：会议参与人员
抄送：议题相关人员（例如：未参加会议的领导，以及相关人员）
主题：【会议邀请】XXXX会议-3月3日（周二） 14:00
【邮件正文】
大家好：
由于XXXXXX，为了XXXXXX，特此邀请大家参加此次XXXX会议讨论。
【会议时间】2015年3月3日（周二） 上午14:00-15:00
【会议地点】4F 战场
【会议目的】
1、讨论XXXX
2、确认xxxxx
希望各位准时出席，如有问题，随时联系。
1.2 会中做好控制
会议主持人应对会议过程进行良好的引导和控制，如主持人工作未到位，那么会议中的领导者应及时提醒，以防会议脱离控制。
1）确保会议按时开始，并严格按照会议议程进行；
2）严格把控会议时间和进度，避免会议的拖沓和冗长；
3）营造活跃的讨论气氛，维持开放平等的会议环境，给予参与者均等的发言机会并引导大家积极发言或献计献策。
4）保障与会者相互尊重彼此所发表的意见，并保护与会人员不受人身攻击。
5）控制会议秩序，避免过度争吵或题外话，如发现跑题，应立即予以制止。
6）对讨论的结果及时进行汇总，并形成会议结论。
1.3 会后做好跟踪
衡量一个会议是否有成效，一是要看会议是否能够形成有效的决策，二是要会后的决策是否能在规定的时间内实现。因此，会后的追踪非常重要，会后有追踪，才能把会议的决议形成生产力。
1）会议记录要明确记录待追踪事项。以下为待《××会议追踪事项表》，可参考：
2）会议发起人要指定专人（会议主持人、记录人或其他人员）来追踪待完成工作的进度，并明确指出追踪的频率（多久追踪一次）和汇报的频率（多久汇报一次），直至所有事项彻底完成。
3）如是例行会议，可以在下一次会议前，整理出待完成事项表的追踪情况（可在上述表格中，再增加一列“至×月×日实际完成情况”），在例会上公开晒进度，以督促相关人员保质保量地完成任务。同时，此份表格中的已完成事项可删除，未完成事项集中整理后，可作为此次会议的附件再发送给全体与会人员。
