如何建立文件管理体系

前言

随着互联网和计算机的高速发展，对于计算机内文件的高效管理和快速检索，将成为计算机时代非常重要且必要的一个能力。建立起自己的文件管理体系，可以帮助我们极大地提高工作效率，减少因文件未按格式命名和胡乱存放位置而产生时间的大量浪费。

本文会依次介绍文件管理的本质，以及如何通过Droplt，everything和坚果云软件间的配合，达到高效管理文件的最终目的。

文件管理的本质

文件管理的本质是文件的整理排序、备份保存和同步分享。三者分别对应有序、安全和同步三个关键词。接下来，我会就有序和同步两方面进行介绍，并通过一些有趣的小实例向大家进行说明。

一、有序

文件通过科学的整理方法，能够达到有序的状态。有序状态的实现，我个人认为分为两部分，分别是文件的命名和分类。

文件命名

没有良好命名的文件，基本就是没有意义的文件。

我们对文件进行统一格式的命名，相当于将文件的内容抽象概括成一串有具体含义，大众普遍能够理解的字符串，不仅易于查看和排序，而且便于直接理解文件的内容，不必进行打开/关闭文件的操作，省时省力。

举个简单的例子。大家应该或多或少都有过从谷歌/百度上下载图片的经历吧，假如此时A和B两位同学由于视频制作需要，收集了一批花的图像和视频素材，让我们看看他们是如何对文件进行命名。

同学A：对每个图像和视频素材进行命名，以“内容_名称_序号_备注”的形式进行统一格式命名，如搜集到好几份牡丹花开花的素材，将其命名为“开花_牡丹_1_背景”或“开花_牡丹_2_蓝色”，然后将命名后的文件放入已经构造好的目录结构，完成素材库的更新。如此一来，当我们需要花朵开花图像素材时，通过文件夹路径“植物/花/图像”，在图像文件夹内，搜索图像前缀含有开花字样就可以找到所需要的素材。

同学B：在桌面新建文件夹，将所有收集到的素材一并放入。当需要花朵开花图像素材时，首先因为没有构造文件目录的习惯，往往需要经过一番寻找和回想才能找到对应的素材文件夹，然后在大量的未命名的素材中，不断地打开/关闭文件，挑选出所需要的素材。

通过比较两位同学对于文件命名不同的做法，我们可以发现，同学A通过科学的方法，构建了一套成熟的文件管理体系，当我们有想要的素材时，可以快速在素材库中检索到位置；而同学B则在文件检索方面花费了大量的时间和精力。最终导致同学A的工作效率远超于同学B。

人生有无数可能，去写作、去旅行、去拍照，不要浪费时间在找文件上。

所以，统一的文件命名规则，对于文件的整理排序和快速检索都具有重要意义。在此，我沿用搜寻到的元数据文件命名法，给大家介绍一套文件的命名规则，可以适用于大部分的文件命名。

文件的命名规则：时间_前缀_标题_版本_标签_人物_备注
1. 前缀：数字序号，用于排序
2. 标题：描述文件内容
3. 版本：版本号，用于需要迭代的文件
4. 标签：标题外的补充信息
5. 人物：人名、作者、来源等
6. 备注：评论性的文字，心得

考虑到块间分隔符对于日常使用和特殊场景的使用，统一采用英文状态下的下划线或句号。考虑到下划线的输入往往需要切换中英文输入法，我们可以采用对输入法进行自定义短语，通过快捷键完成特定字符的输出。

例如，我输入字符'x'，在候选窗口第一位的就是英文状态下的'_'。

文件分类

当完成文件命名后，我们需要将文件放入已经构建好的文件目录。那么如何进行文件的分类和归档呢？这里我们参考MECE分析法的两个原则来进行文件分类，即各部分之间相互独立和所有部分完全穷尽。

举个例子，比如电影分类，按地理位置分类分为欧美、日本、港澳、台湾、内地，是符合 MECE 的；而按照战争片，科幻片，动画片，爱情片等，分类会有遗漏和重复，是不符合 MECE 。若采用非 MECE 的分类规则，随着文件数量和内容的不断增多和丰富，我们一定会陷入不知该将文件归类到哪个分类下的苦恼之中。

因此，我们的分类虽然无法做到完全穷尽，但一定要尽量做到相互独立。而需要文件分类之间相互独立，我们应当着眼于文件本身的突出属性。如报纸，新闻，杂志都会有很强的时间属性，而素材，媒体文件则具有很强的类目属性，那么我们就可以按照文件本身的突出属性构建不同的目录树，用来存放具有相同属性的文件，以达到文件分类的目的。

下图是Windows10的默认文件分类。我们可以用这个分类作为目录框架。