我并不特别偏好使用 Microsoft Excel 或 Microsoft Access，但有时管理数据的最佳程序会是您原本最不想使用的程序。
如果要在访问和更新信息时达到最佳性能和最大准确度，关键的一点是要选择正确的程序。在本专栏中，我们就来谈一谈如何选择最适合您数据的程序。
在 Access 和 Excel 中，您都能执行以下操作：
- 运行强大的查询功能为数据排序和筛选数据。
- 运行复杂的计算功能生成所需信息。
- 使用 Microsoft PivotTable® 和 Microsoft PivotChart® 视图交互处理数据。
- 生成数据报表并以多种格式查看。
- 使用窗体轻松地添加、更改、删除和导览数据。
- 创建 Microsoft Word 邮件合并 — 例如，用来批量生成通讯簿标签。
- 连接到外部数据，并在不导入该数据的情况下对它进行查看、查询和编辑。
- 创建显示只读数据或可更新数据的 Web 页。
- 从外部数据库（Access、Microsoft SQL Server®）及其它文件类型（.txt 或 .htm）导入数据。
这两个程序都按列（也称字段）组织数据，每列存储特定类型的信息，也即存储特定数据类型。每列顶部的第一个单元格用于标明该列的类型。Excel 和 Access 在术语上有一点不同，那就是 Excel 中的行在 Access 中称为记录。
例如，您可以创建一个人员列表。该列表中可能需要用五列来组织员工的 ID 号、名字、姓氏、工作电话及雇用日期。每列顶部的第一行包含描述该列数据的文本标签。
为什么要进行比较？
这是大家常会问到的问题。毕竟，Excel 不是数据库管理系统。它是电子表格软件，它将信息单元存储在单元格的行和列中，这些行列总称工作表。Excel 中最常见的任务是管理诸如电话号码和人员数据的列表。与之相比，Access 是将数据存储在表中，表看起来与工作表非常相似，但通过它能对其它表和其它位置（甚至其它表的字段）所存储的数据进行复杂查询。
因此，虽然这两个程序都能很好地管理数据，但取决于所管理数据的类型以及所需的操作，它们又各有其明显的优点。
决策的关键：是否为关系数据？
如果可将数据逻辑存储于一个表或工作表中，则将它们存储于一个表或工作表中。这里的“逻辑”表示每列的数据直接相关，只需驻留在 Access 或 Excel 的一个平面表中。数据应在同一视图中驻留和更新。此类数据包含于一页或一个工作表（而非多个）中，称为平面或非关系数据。前面介绍的人员示例就是这样的数据。您不会将人员的姓氏和名字分别存储在不同的表中。
不过，如果需要将数据存储在多个表中，则需要关系数据。每个表主要说明一类数据（如客户订单）。如果需要关系数据库，则在数据中标识了一对多关系。例如，如果有一个客户订单数据库，其中一个表将包含客户姓名，另一个表将包含客户订单。一个客户可能有多个订单。此外，可能还希望有一个表包含订单详细信息，因为每个订单可能有多个行项目。存储关系数据的最佳程序是 Access。
您是否注意到了数据量大小与有效组织数据这一挑战之间的直接关系？数据越多，就越可能将数据存储在 Access 的多个表中。为了帮助管理数据和保持数据准确性，Access 和 Excel 为您提供了唯一标识符。在 Access 中，主键（表的“设计”视图中显示的钥匙状图标）唯一地标识每个记录。在 Excel 中，每行有数字编号，每列有字母标识，因此每个单元格或单元格区域都有一个引用，如 B5。在生活中，您有一个身份证号，它是您最好的唯一标识符。
您曾否注意到在医院看病或给保险公司打电话时，他们如何询问您的姓名和身份证号？如果只提供姓名，通常会出现重名。唯一标识符几乎总是数字。它们能保持数据的完整性，避免在不识别的单元格中出现重复记录或数据（称为空值）。搜索数据或为数据排序时，检索数据的最快方法也是使用数字标识符。
何时使用 Access
您可在以下情况下使用 Access：
- 需要关系数据库（多个表）存储数据。
- 以后可能需要向平面或非关系数据集添加多个表。
例如，如果要跟踪姓名、地址、电话等客户信息，但这些信息以后可能会与客户的其它信息（如订单）相关，那么应考虑在 Access 中创建数据项目。 - 数据量很大（数千个条目）。
例如，如果您在某个大公司工作，需要存储人员信息，则应使用 Access。 - 大部分数据都是长文本字符串类型（而非数字或定义为数字）。
- 依靠多个外部数据库派生和分析需要的数据。
例如，如果需要经常从 Access 数据库导入或导出数据，最好使用 Access，这样才能实现最好的兼容性。 - 需要与外部的大型数据库（例如，用 Microsoft SQL Server 构建的数据库）保持持续连接。
- 希望运行复杂查询。
例如，如果您在某个大公司工作，经常收到客户订单，您可能需要在 SQL Server 数据库中查询客户姓名，而在 Access 中存储客户的新订单。您可以从 Access 中的“表”视图连接到 SQL Server 数据库并保持这一连接。添加或查询客户姓名时，操作对象是 SQL Server 数据库，但新订单的详细信息却存储在本地的 Access 表中。 - 数据库的用户数量很多，需要一些显示可更新数据的可靠选项。
例如，Access 为技术型用户提供数据访问页，为需要友好界面的用户提供窗体。
何时使用 Excel
您可在以下情况下使用 Excel：
- 需要数据的平面视图或非关系视图（不需要包含多个表的关系数据库）。
如果大部分数据都是数字（例如，希望保留指定年度的财务预算时），尤其应使用 Excel。 - 主要希望对数据进行计算和统计比较，例如，希望显示对公司预算的成本/收益分析。
- 明确数据集大小在可管理的范围以内（不超过 15,000 行）。
保护 Access 和 Excel 中的数据
无论选择哪个程序，都应知道如何保护数据，这一点很重要。下面是一些提示：
- 每次更新数据时都为文件创建备份副本。
- 避免在包含数据的行列中出现空白单元格。
- 使用“显示/隐藏”选项从视图中删除关键数据。
- 控制用户对数据的访问权限以保护数据。安全措施包括：
- 加密
- 密码保护
- 用户级的权限
- 数字签名
- 只读权限
- 加密
如果有问题，可使用这两个程序中菜单栏的“提出问题”框搜索联机帮助。在该框中键入问题后，按键盘上的 ENTER 键。
