我的开会法则-ZT

在2010年的夏天，我有幸作为集团工程师的代表之一和马云一起共进午餐 -- 吃盒饭。当时是提前一天通知我过去蹭饭的，所以也没有准备类似「中国商业的未来在哪里」之类的高大上的问题。我记得我当时问了一个问题，觉得现在公司会议太多，而且效率很低，问他有没有什么办法？

 

马云和一众老板们都深以为然。当时他给出了个招，准备一个闹钟放在会议室里，定好时间，时间一到准时散会，绝不拖堂。

 

这招听起来就不怎么靠谱，不解决问题，也没见人用过，感觉是个歪招，所以后来我也就一直没有实行。

 

这么多年下来，我的会更多了，倒不是因为效率变低，而是现在的工作内容已经不仅仅是做技术，是带领了一块业务，我没法让自己闲下来。

 

今年4月份我去Facebook参观的时候，听说他们的工程师有一个「No Meeting Day」，每周有一天可以拒绝开会（特别紧急的除外）。当时我听了就觉得特别好，回来就想推行。结果回来很兴奋的和工程师们一说后，发现真正一线的研发工程师每周的会也不是特别的多，用处不大。而真正需要减负的是在一线主管和经理们的身上，但他们的会议一般又很难推掉，所以这招也不是很实用。

 

既然会议不可避免，那就想想怎么高效的开会吧，在这一点上，我现在已经颇有心得了。

 

高效开会的前提是纪律。开会时请务必保证每个人都全身心参与，否则就是在浪费大家的时间。因此我主持的会议，有两条很严格的规定，一是最多只允许开两台电脑，一台是做会议纪要的，一台是投胶片的主讲人用的，其他人的电脑一律不许开；二是不允许接听电话，如果有很重要的电话非接不可，那就先主动交罚款后再接听。

 

以往我参加一些会议，很多时候一进会议室就发现每个人桌子上都开着一台电脑，这样的会议基本上都是在扯淡。因为只要仔细观察，就会发现开会时这些人要么是在用IM聊天，要么就是在处理邮件，反正不是在开会。本来10分钟能解决的会议，都能拖成一个小时。所以我一般会要求所有人把电脑合上，没有东西分散注意力了，就逼着大家都把精力花在会议讨论的问题上，一般会议都能很快结束。

 

另外一种很恶劣的情况是大家不玩电脑了，都开始玩手机。这种现象现在也比比皆是。所以如果要做的更好一点，应该要求大家把手机都掏出来，摆在桌子上，也都别玩了，有谁想捡起来玩还会特别显眼。

 

在会议过程中接听电话也是我很痛恨的，一般会打断整个会议的进程，让所有人都停下来等他，这是在浪费所有人的时间。所以我会要求会议过程中不允许接听电话，如果真出了天大的事情要接，就先交罚款（一般被用来买水果）再接，以示对大家的尊重和补偿。

 

也因此，在我经常挂断别人的电话，也包括老板的。

 

除了这些简单的措施外，在会议中能收能放才是最重要的，这就看每个人的功底了。

 

每场会议都应该有一个重要的角色能够主导会议的走向，一般是会议主持人或者关键决策人。他要能够在关键的时候或收或放，打断没有重点的废话或过度的发散，或是让关键的人出来充分的表达观点，或是随时把需要加入的关键人员从外面拽进会议。总之，是尽一切可能把会议引导向高效决策的方向。

 

会议主持人要能及时打断所有开小会的人，一旦发现有人在交头接耳，要毫不犹豫的禁止。开小会无异于走神。在一个会议上，有事情应该讲出来让所有人参与讨论和发表意见，如果真有私下里要说的，可以会后再单独谈，一定不要用交头接耳的方式，这也属于浪费所有人的时间。

 

开会是为了做出决策，在很多时候不应该发散性的讨论问题，那是会前应该做好的准备工作。头脑风暴一类的会议，看似很好，实际上漫无目的，很容易过于发散，最后没有结论。开过几次头脑风暴类的会议而没有结论后，很容易把大家都开伤，再也不敢开会了。

 

马云前不久在组织部大会上讲，他进会议室前一般只有两种状态，一种是心里已经有了答案，只是来听听大家的意见；另一种是心里没有答案，来听听大家的想法和讨论。后一种会议，基本上进会议室时是什么状态，出来的时候还是什么状态。

 

开会的另一个目的，是为了达到充分的沟通。因此学会聆听很重要。我们每个人往往都急于表达自己的观点，说服他人而不是被他人说服。如果有人把想法憋在心里不说出来，不沟通，最后在执行层面就可能会变形。这样的人越多，执行起来就越走样。

 

所以一次成功的会议应该让每个人能有机会充分表达自己的想法，尽量听人把话说完。可以采取的一种技巧是让每个人轮流表达一下自己的观点，这样可以提供机会让那些不想开口的人说话，避免他们把问题带回去。据我观察这样的人往往不在少数。

 

让想法达成一致的会议，我们称之为「对焦」。在阿里，每年年初都会有一系列战略对焦的会议，让上下层员工、协同、合作部门在目标和想法上达成一致。人类社会太复杂了，每个人身处自己的位置都会有自己的想法和局限性，所以对焦很重要。

 

我们每天的工作大多数时候都在会议或会谈中进行，如果不把会议利用好，提高效率，那就是在浪费生命。

 

 

道哥的黑板报 https://mp.weixin.qq.com/s/3mPB05nEPBeuy6F-OoZ5xA

2015.6.15