SharePoint Services十个要点

微软的SharePoint Services是一项以网络为中心的文档管理技术，微软把它作为一种协作技术。但是其实它还有更多的功能。

SharePoint Services体现了微软Web友好的产品理念，它与桌面程序联系密切，并且以向导方式实现了这些特点。架构中已经涵盖了安全性，该产品的辅助功能是让工作更加方便，更经济节约，而且它已经广泛应用，是值得你考虑的方案。

SharePoint Services可以给你带来很多你一直渴望得到的功能，以前得不到这些功能是因为你必须处理很多麻烦，并且要对你的架构大动干戈才能够实现。SharePoint Services的一些功能并不是一目了然：它被吹捧成了一个文档管理系统，这个概念有一个固有的问题，因为我们所有人关于什么是文件管理系统都已经有了固定的想法。然而SharePoint以网络为中心的导向给了大家一些惊喜，这可能会改变你的想法。

1. SharePoint 扩展了Exchange Server
如果你在使用Exchange Server处理电子邮件，SharePoint能够极大地简化分发过程。你可以创建一个SharePoint站点，单点接收Exchange通信，然后批量把所有的通信再实际分发到特定的组，所有的安全和成员列表都是内置的。在Exchange中为SharePoint设置一个公共文件夹，Exchange的工作就完成了，SharePoint从文件夹中把邮件提取出来，然后继续完成工作。

2. SharePoint是具有良好扩展性的协作解决方案
微软经常宣扬SharePoint Services本质上是一个协作解决方案工具包。它为团队协作、分享和管理项目文件和文档、测试和其他协作功能创建环境。协作是SharePoint的特性。

SharePoint另一个没有被广泛宣传的特点是它具有良好的扩展性。最初作为一个团队共享的源库可以很容易扩展成为供整个企业甚至广大用户群体使用，SharePoint Services可以很容易地实现跨服务器应用，因此可以实现海量数据存储。

3. SharePoint站点可以高度自定义
SharePoint Services能够同FrontPage 2003完全整合，所以所有的FrontPage的WYSIWYG Web编辑工具都能够在制作SharePoint站点时使用。（如果你的组织覆盖在底层，所有都同ASP.NET一样）。

通过FrontPage，你可以利用Web Parts，这是你能够在SharePoint重复使用的模块化的代码，从各种可能的资源那里获得实时数据（参看第8点）。你可以通过在站点中插入Web Part区，允许用户控制这些代码模块，并支持拖拽控制。利用XSLT你可以进行有条件的格式编排，你可以直接操作也可以通过FrontPage来操作它。

4. SharePoint 延展了InfoPath
InfoPath 2003是微软的桌面应用技术，它整合了表单管理和数据交换。InfoPath是一个被忽视的功能强大的技术，它的XML架构和表单友好性都能够同SharePoint很好结合。

你会发现可以直接把InfoPath表单发布到SharePoint库中。在这个库里，表单可以被存储、（更为重要的是）可以被共享、使用SharePoint作为协作工具的工作组都可以获取这些窗体。（基本表格被存储在库标题中；组装XML结果集组成库本身）。

有了SharePoint Portal，你可以使用SharePoint Portal网络服务来为你的桌面用户群体提供更强的性能，他们可以访问你所在组织中（或者外部的）其他系统中的信息，并且按照需要创建表格。

5. 元数据可以用于创建动态解析存储系统
元数据是SharePoint Server的一个重要概念，它有几个方面的好处。使用元数据你可以有效地定制搜索，这让你能够动态地组织信息，使用一个搜索条件搜索文件库，并获得反馈。

另一个方面，如何合适的话，你可以超越传统的分级文件夹来组织你的文件库。你可以创建元数据查找，它不仅可以用于在组织内部的文件库查找文件，还可以在其他的库中搜索文件。用这种方式，你可以以动态的方式创建可搜索的文件池，不仅仅是可供搜索，还可以在不需要对于文件本身有任何物理上的处理的前提下，重新进行组织。

6. SharePoint可以传送数据
SharePoint的主要功能是为从不同来源、以不同传送方式（参见#1、#4）传送来的数据建立一个共享分布。但是它的数据传送角色并不是到此为止。根据你所在组织站点所包含的内容、以及该站点在系统内所扮演的角色，你可以用SharePoint的站点迁移功能真正实现从服务器到服务器的数据分布（参见#10）。

例如，如果你希望内部SharePoint站点显示不同工作流阶段的数据，这些站点的SharePoint内容数据库可以使用批处理功能（这是命令行程序，因此可以修改）。

7. 使用Task Pane把Word库变成具有管理功能的协作系统
SharePoint Services主要功能是进行文档管理。把Word文件保存到SharePoint，把文件放到库中，检查它们的进出状况是SharePoint最主要的功能。

但是把这些功能应用于共享工作环境中，而不是在自我封闭的环境中才真正能够发挥它们的作用。你有一个任务面板（Task Pane）你可以在其中把文件连接到库中，在Task Pane中有很多重要的功能，这些功能让你从简单的文件管理阶段超越，真正实现协作和管理。通过Task Pane，你可以：

跟踪文件的状态和版本情况

定义并跟踪谁访问站点/文件

进行任务监控

创建警报

当然，你可以把所有Office应用中的文件保存到SharePoint。

8. SharePoint可以从外部数据库或者其他数据来源获得数据
Web Parts和Web Part架构（通过FrontPage 2003 或者ASP.NET可以在你的SharePoint开发中用到）可以成为SharePoint站点中强大的成分。特别是Data View Web Parts让你的站点可以从不同的数据源获得数据。你可以为SharePoint创建特别的窗口，然后把它们集合在一起。数据源可以是数据库、Web服务或者任何XML资源（比如InfoPath文件等等）。

9. 使用Excel进行数据管理
SharePoint支持把数据传送到Excel中，这就方便了制图和打印（通过Excel的打印命令和Excel的制图选项）。但是当然也可以仅仅为了方便管理的目的（这是经常会需要的），把数据传送到Excel之中。Excel输出功能为原始数据创建了一个Excel Web查询链接。用这种方式，你可以创建数据表来接收数据，然后把数据传给SharePoint。

这些可以通过生成一个Excel电子表格来实现，然后把该电子表格同SharePoint链接起来（通过使用Export和Link连接Excel和Datasheet Task Pane）。一旦完成之后，数据可以进入数据表，然后根据同步列表（Synchronize List）选项，从数据表推送到Excel。

10. 一个操作就可以将整个站点及其内容进行备份
整体移动站点的能力（甚至包括一个站集，从主站到子站以及所有的内容）不应该被低估。任何一个迁移过站点的人都知道这是多么麻烦的事情。SharePoint Services中有两个值得一提的组件，它们能够极大地方便迁移工作：STSADM和SMIGRATE。

SMIGRATE最早是作为一个升级工具出现的，把数据从旧的SharePoint站点迁移到新的站点。现在它的主要功能是备份/恢复，以及整体迁移站点。这是一条命令，所以是针对脚本的，它能够简化迁移站点及其内容的工作，在某些情况下它是让人信赖的内容分布工具。

它的缺点是使用SMIGRATE移动某个站点的时候，它的安全设置并没有一同转移。所以在转移或者恢复完成后，要记得检查你的设置。

SMIGRATE不能保护你的安全，但STSADM可以。它的功能不仅仅是创建站点，还能够收集站点，并且能做得更多：你可以用它创建站点，删除站点收集，输入模板或者移动数据（参见#6）。