Microsoft Office软件界面的发展历程（上）
本文以MS Office界面的历次发展和改进为线条，揭示了为什么在Office 2007中引入全新的用户界面的一些原因。本文在Jensen Harris的一系列文章的基础上编写，也参考了Office系统的帮助知识，大部分截图直接采用了原文中的截图，参考文章链接附后。
Jensen Harris是掌管MS Office UI开发团队的程序设计负责人，在Microsoft工作已近八年。开始的5年是从事Outlook邮件和PIM设计程序，之后领导团队重新设计了发布在Office 2003中的Outlook 2003用户界面。在完成了Office 2003后，来到了Office 用户体验团队中工作。
Office界面的源头
Microsoft使用早期的Apple雏形开发了Word 1.0，它于1984年发布在最初的Mac中。Multiplan和Chart也在512K Mac下开发，最后它们于1985年合在一起作为Microsoft Excel 1.0发布：第一个在Macintosh上使用的轰动一时的零售程序。
因此，早期的Microsoft Office程序根源于Mac，当然，也反映在用户界面上。作为Mac的第一个和最大的软件提供者，在最初的Macintosh上做的一些UI决定受Microsoft开发团队的要求影响。当然，Office图形化用户界面(特别是顶级菜单条)的最基本的轮廓有它在第一个Macintosh版本中的根源。
Office界面的演变
下面首先以Word为例，介绍Office用户界面的演进过程。
(1) Microsoft Word 1.0 for Windows于1989年发布，运行在Windows 386上。Word 1.0有一个应用程序级的菜单栏，这是从Mac的顶级菜单栏和显示在Microsoft DOS程序底部菜单发展形成的。同时，Word 1.0也包含了新的界面元素：工具栏，在Microsoft Excel首先使用过。在Word 1.0的界面中，看起来好像有两个工具栏，实际上仅仅上面的一栏称作工具栏。有趣的是，底部的按钮行称作“Ribbon”。Word 1.0的界面如下图1所示。
图1 Word 1.0界面
(2) Word 2.0于1992年投放市场，此时，Word用户界面的基本结构已经固定下来了，就像当前的Word 2003一样。菜单栏为：文件、编辑、视图、插入、格式、工具、表格、窗口、帮助，下面是“常用”工具栏和“格式”工具栏。下图2所示为15年前设计的Word 2.0界面，一直沿用到今天。
图2 Word 2.0界面
(3) Word 6.0运行在当时流行的Windows 3.1上，它的发布给Office市场带来了巨大的冲击，这也是Word与WordPerfect竞争的转折点。Word 6.0中增加了一些新的用户界面：右击上下文菜单(right-click context menu)、标签选项卡对话框(tabbed dialog box)、向导(wizard)、以及沿屏幕底部的工具条。Word 6.0的工具栏数量从原来的2个增加到了6个，因为添加了新功能，菜单也变得更加丰富。Word 6.0的界面如下图3所示。
图3 Word 6.0界面
(4) Word 95是第一个32位Word应用程序版本，虽然它只是Word 6.0的过渡版本，但也引入了受大多数人欢迎的一个小的创新的功能：带有红色曲线的下划线的拼写检查。有些人将Word 95作为简单的、缩减的、互联网之前的最后一代文字处理器。
图4 Word 95界面
(5) Office 97是一个轰动一时的产品，不仅对个人还是公司都带来了巨大的冲击，创下了软件销售的记录。Word 97标志着一个新的超丰富生产力应用程序时期的开始。
Office 97引入了“命令栏”，一个完全定制的用户界面，实际上与菜单和工具栏相同。每个菜单和工具栏能够拖放到屏幕的任何地方，可以浮动或者停靠。但是可以认为，在Word 97中最重要的用户界面(UI)是引入了层级菜单。而在所有以前的Word版本中，菜单是一个单独的项目列表，容易浏览和导航。而Excel从1-2-3复杂的用户界面(UI)中吸取了线索，已经引入了层级菜单，最后Excel模式成功了，于是Word 97采取了多层次的层级菜单。Word 97的界面如下图5所示。
图5 Word 97界面
Office 97也引入了“Office 助手”，它更像是为用户提供上下文的帮助而设置的。“Office助手”如图6所示。
图6 Office助手
(6) Office 2000引入了几个新的UI机制，即：
·“自适应菜单(Adaptive Menus)”或“拟人化菜单(Personalized Menus)”。在菜单中首先显示的是最常用的菜单项(“短”菜单)，而当光标停留在菜单中一会儿后，会自动展开显示所有的菜单项(“长”菜单)，或者单击下方向下的双向箭头，也会展开显示所有的菜单项。并且，当用户使用菜单中不在默认的“短”菜单中的功能时，下次会自动将该菜单项添加到“短”菜单中。用户可以在“自定义”选项框中选中“始终显示整个菜单”关闭该功能。“自适应菜单”见图14所示。
·“压缩的工具栏(rafted toolbars)”。两个或多个工具栏能够容纳在屏幕的同一行中，默认情况下，“常用”工具栏和“格式”工具栏“被压缩”在同一行中。由于在同一行中没有空间监控两个工具栏，因此最少使用的命令会在最后溢出的区域中，当用户使用该命令后又会出现在可见的工具栏空间中，就像“自适应菜单”一样。“压缩的工具栏”见图15所示。
图7 Word 2000界面
(7) 在Office XP和Office 2003中引入了任务窗格(Task Pane)，在其中放置新的功能。
图8 Office XP界面
图9 Office 2003界面
正如Jensen Harris先生所说，Office UI开发团队的目的就是帮助用户能够“无缝地”找到和使用Office中的功能。我想，这可能是界面不断改进的一个最主要的原因。
(1) 功能越来越多，用途也越来越复杂
在Word 2.0中，有不到100个命令，工具栏也是简单有效地复制了在菜单结构中能找到的功能，没有任何其它的功能仅存在于工具栏中，因此，当时的Word开发团队能够较容易地计划理想的菜单结构，并使它们组织得更有意义。在Word 2.0的界面中能直接且快速地浏览菜单，因为大多数菜单少于10项，而且没有子菜单项。
而Word 6.0的工具栏数量从原来的2个增加到了6个。
在Office 97中，丰富的功能使它变得更复杂。其工具栏的数量迅速达到了18个，在顶级菜单中的命令数几乎增加了双倍。再以Word为例，其顶级菜单已满，虽然一些一直增加的功能仅仅能在工具栏中执行，但是一些功能仍然需要添加到菜单项中，可是已没有空间给它们了，而将命令添加到多级菜单中将为新的命令提供更多的空间，这样也能提供更多的功能，再加上在Excel中的成功应用。因此，在Word 97中也引入了层级菜单。
虽然功能越来越多，但用户的需求是无止境的。因此，Office的每个版本都使开发者集中精力开发新的功能，但这些新功能放在哪里呢?每次都很难决定这些新功能的位置。
如果仍然按照以前的用户界面结构，则在Office 2007中将有比Office 2003多10倍的任务窗格，而在Word 2007中则将发布约100个任务窗格。如何排列和组织呢?因此，任务窗格是最后一次试图找到调整老样式UI的一种方法。
下面的图10和图11演示了从Word 1.0到Word 2003中所包含的顶级菜单项、工具栏和任务窗格的数据对比。
图10 Word各版本中的顶级菜单项数
图11 Word 各版本中的工具栏和任务窗格数
可以看出，在每个版本中功能数持续增加。下图 采用饼图来演示Word在过去15年中的成长过程，可以很清楚地对比各版本Word所带有的功能。
图12 Word在每个版本中所添加的功能所占的比例
(2) 一些命令难以发现、查找和不方便使用
前面提到过，在Word 97中引入了层级菜单，但这也带来了一些不利的方面，即增加了复杂性。层级菜单使得用户难以浏览命令，每次都必须记住已访问过哪层菜单，没有访问过哪层菜单。曾经一个可视化的简单的菜单结构，现在由于带有分支结构而变得更复杂。浏览功能已不像查看商品列表，更像在研究一个复杂的数据结构。这样，对命令不仅难以查找，也不方便使用。
在Office 2000中的菜单栏和工具栏实质上都是充满的，这样在其中所添加的额外的项目只是整个结构中的很小的一部分，从一个版本到另一个版本时，用户根据不会注意到新添加的命令，也使得用户难于发现他们曾经要求的已添加到Office中的功能。总之，这种菜单结构使用户难以发现和使用新功能。
Office XP引入的任务窗格试图通过在屏幕中增加一个新的矩形框并在其中发现新的功能。任务窗格完全是一个附加物，它不试图改变现有的菜单栏和工具栏结构，大多数传统的功能都在菜单和工具栏中，而在任务窗格中放置新的功能。PowerPoint开发团队在利用任务窗格方面做了大量的工作，一些传统的功能例如幻灯片切换也迁移到了任务窗格中。但增加的任务窗格并未改进用户界面，相反，用户又多了一个要查找功能的地方，给查找某个命令带来了不方便。
图13 任务窗格
出处：天极网
