TIPTOP应付账款流程学习

应付账款流程与应收账款流程是财务管理的开端，也是财务工作的主要流程。
企业的应付账款有很多种，如原材料的应付账款、电力能源的应付账款、房租的应付账款等，大头是原材料的应付账款，以下详细说明。

在讲解之前我们先了解一下，ERP的应付账款流程跟一般的财务管理的应付账款管理系统两者区别，这有利我们更好理解ERP系统的财务管理功能。
我们知道，一般财务管理系统的起点就是凭证，要财务人员手工输入凭证，企业订单多凭证就多，特别是生产企业原材料比较多的情况，人工输入凭证就会非常耗费时间。有些制造企业，财务部门要安排专人来录入凭证。但是在ERP系统不一样。
ERP系统的应付账款凭证(指供应商的应付账款)一般都可以根据原材料入库单生成，这样就减少了很大工作量，而且减少了凭证出错的几率。
以下列举两个经典管理流程及操作要点，大家对照自己采用的是哪一种？
应付账款流程一：发票金额跟本月的应付款对应的管理流程

 以上只是一个简单的例子，重点是问题的处理办法，以下列出一些常见的处理办法。

1、价格有错误怎么办？

在供应商送发票之前或者入库单转换成应付凭单作业之前，一般采购都要跟供应商进行对帐，看看当月的帐目是否有错误。万一不幸的是，若采购价格 有错误怎么办呢？因为采购单已经入库结案，即使只入了一部分，系统为了数据的安全，也不会允许采购员通过采购定单边变更单更改价格；若采购员把原材料入库单先撤消审核、再删除、然后再变更采购单的话，改完后再走一遍入库流程，明显是不可能的。那该怎么办呢？

其实，在很多ERP系统（如神州数码的易飞ERP）在原材料入库单上有个小功能，通过此，可以在采购单已经结案的情况下，修改入库单价。如原来采购单上的单价为5元，而其实应该是6元，通过这个功能，可以把入库单的材料单价改为6元，计算库存成本时也是按照这个价格来计算，包括统计生产成本。但是，采购单的价格不会更改，这是为了保留历史记录。但是，在转换应付凭单的时候，就会以正确的价格，即6元的价格。

若数量有问题也可以做类似处理。如供应商总共送来5000套材料，但是，如质量或者其他原因，最后计价的数量只有4900套，此时，就可以在这里直接更改数量即可。这个工具，极大的方便了日常管理。

2、发票信息如何控制？

若想要财务付款，一般需要四张单据，分别为采购单、供应商送货单、企业的入库单与供应商发票，缺一不可。特别是供应商增值税发票，以为这发票对于企业来说，就是钱。所以，财务人员也想省事，跟采购或者供应商说，你们没有发票就不用来向财务请款了，请了也是白请。也就是说，在转应付凭单的时候，就要有一个判断，看入库单有没有发票，及发票的金额是否准确等等。

在入库单上还有一个功能，通过这个功能，采购员可以把这张入库单的发票信息输入进去。在转换应付凭单的时候，财务人员可以选择，是全部转换呢，还是只转换那有有发票信息的入库单据。通过这个控制，那些不及时提供发票的供应商，就不用想急着收到款项。

但是，在实际作业中，有这种情况存在。如供应商不按照当月的货款来开发票，而是每月固定开票。如当月的货款虽然有550万，但是，其每月就开500万发票。此时，就有个发票的匹配问题。关于这个问题的处理情况，我会在应付帐款的另外一个流程中，详细介绍。

3、若在应付凭证处，发现采购价格有错误怎么办？

有时候由于人为的疏忽，采购员在对帐时，没有发现什么问题。但是，财务人员在审核凭证时，发现了价格有问题。在应付凭单上有个查询工具，可以查询这个材料、这个供应商的历史交易信息，可以看到价格等记录，方便财务人员核对。若财务人员在核对时，发现价格有错误，该如何操作呢？

当然，可以直接在应付凭单上进行修改。但是，我一般在ERP项目实施时，不建议用户这么做。因为财务人员从管理角度讲，是没有价格更改的权限，若直接在应付凭单上改的话，不方便以后财务工作的稽核，跟财务管理的要求也合。财务管理要求，若记帐凭证错误是因为原始凭证的错误引起的，则还要开证明。所以，我在财务模块实施中，建议用户若发现原材料的价格有错误，在采购员对帐时，没有发现，而导致应付凭单错误的话，我建议他们把应付凭单删除，然后让采购员在入库单上通过更改价格的功能把价格改正过来，然后，再生成应付凭单。

若应付凭单不删除的话，则对应的原材料入库单是已经结束了的，无法进行任何修改。所以，要在修改前，一定要先删除应付凭单。

4、若有预付款如何处理？

如某个供应商比较***，他要求企业在下单时，必须先预付50%的预付款。若企业当月下单500万，先预付了250万。在月底的时候，实际只要付款250万即可，这在系统里是如何体现的呢？

在根据入库单自动生成应付凭单的过程中，系统会去判断，这张入库单对应的采购单有没有预付款的项目，没有就罢了，若有，则在生成应付凭单的时候，还会触发一个动作。就是关联对应的预付单据。在生成的预付款单据上，会带出原来的预付款记录，并可以根据用户的要求，自动冲销应付帐款。当然，用户也可以选择在付款的时候冲销，用户可以根据自己的操作习惯来选择。

关于预付帐款流程我在以后的文章中，还会重点讲述，大家若感兴趣的话，可以适当关注一下。

5、应付凭单与入库单的对应关系。

根据个人喜好不同，有些人喜欢一张入库单对应一张应付凭单，这方便核对与入帐；而有些人则系统同一个供应商当月不管有多少入库单，都汇总成一张应付凭单，他们可能认为如此处理，后续工作方便。总之是个人有个人的爱好。如此，ERP该如何处理呢？

在入库单转换为应付凭证时，有个选项开关，可以帮助用户实现这个需求。在转换时，用户可以选择是否合并，而且，还可以选择有的供应商合并，有的不合并。这都可以根据用户的实际需要作出处理。但是，一般我们不建立把跨月的单据进行合并。如因为入库单据比较少，而把1月份的入库单跟2月份的入库单合并成一张应付凭单，我们这是不允许的。在实际工作中，企业也是禁止的。但是，有些财务人员为了工作的方便，会如此处理。此时，ERP系统不会在用户面前低头，财务人员只能改变自己的工作习惯，而“臣服”与ERP系统。

以上是“发票金额跟本月的应付款对应的管理流程”这个流程的操作要点。若各位朋友正在实施这个流程的话，可以参考一下。

 

参考资料：https://www.hefeiyu.com/?p=753