如何利用启明星Portal门户系统的Page模块构建文档库

利用启明星门户系统的Page模块构架可以搭建企业内部的文档管理系统。

（一）应用背景

    企业内部通常都会使用共享网盘的方式来存放不同部门之间的文档，例如管理员在服务器上对人事部门增加人事部文档文件夹。

   但是随着文件的增加，管理会越来越不方便，主要体现在

（1）查找不方便。用户可能为了找一个制度文档翻遍所有文件夹。

（2）公私不明权限维护不方便，例如在人事部文档内部，部分制度需要公开，部分仅限人事部内部查看，而现行管理方式中所有内容都混在了一起，杂乱无章。

为此，启明星推出了Pages模块的文档管理。

  启明星Pages的模块的文档管理并不是要取代共享网盘内容，相反，他是对文件夹组织进行优化。而且，我们任务共享网盘与Web文件管理应该是共存的。

 

（二）建立文件构架

   在使用Pages构建文档库前，系统管理员应该规划好如何划分文档的组织构架，这很重要。企业部门是彼此独立又相互关联的，在我们的推荐中，一般采用混合放上。

首页，根据部门对文档进行划分。其次，根据共性进行划分。参考下图。

 

 

 

    通常，管理员会按照部门分类文档，例如建立“人事部文档”，“财务部文档”等，各个部门自己把文档放到响应的文件夹下。而对于通用的文档，例如“资产采购”，“企业出勤制度”等，则可以放到“制度规范”中。对于体系文档，例如ISO体系认证，QS品质管理，可以再建立一级“体系文档”。

总之，在使用Pages前，您需要规划好，将来文档怎么管理。下面介绍如何实现上面的功能

 

(一）建立“部门文档”

（1）在页面里添加“Pages”模块，单击“编辑页面”，进入编辑模式。，单击“创建页面”

 

 

 

 

 

（2）在页面里，因为存放的是文档，所以选择“空白文档库”

 

 

（3）输入文档库名称“部门文档”

 

  

（4）建立子文档

在“编辑模式”下，选择文档节点，在右边选择"创建页面Pages"，重复第三部步骤，可以继续建立子文件夹。

**单击顶部导航，可以建立多个一级目录。

 

 

  选择“新建项目”，然后选择“空白文档库”，输入页面名称“人事部文档”，这样就完成了人事部文件夹的建立

 

 

（三）设置权限

启明星Pages模块的权限类似新闻模块，但是比新闻模块更细化。建议您在使用Pages模块前，先看一下新闻模块的介绍。地址是 http://www.cnblogs.com/mqingqing123/p/3859385.html

 

当在部门下建立“人事部文档”，“财务部文档”，时，这些权限默认都从上一级继承而来，而上一级节点是“部门文件”，所以，我们我们只要在“部门文档”授权所有登陆用户都可见，那么，其下的子文档用户也都可见。

 选择部门文档，右键选择“权限设置”（如果右键没有弹出菜单，请单击编辑页面，进入编辑模式）。

查看上图，在此处增加Authenticated，允许授权的人可以查看。

 

 

（四）断开继承。

权限继承的好处为维护代来了方便，但是有时候我们需要断开继承，例如在人事部文档下有一个“人事经理”文件。人事经理默认会从上一级“人事部文档”继承权限，而人事部文档默认又从“部门文档”继承权限，所以导致了人事经理文件也是所有授权的用户都可以看到。

这并不是我们希望想要看到的。我们希望只有人事部经理可以查看修改其中的内容，此时就需要断开权限继承。

 

在人事经理节点上，右键选择权限设置，请注意，下面多了一个权限继承。

默认的“权限继承”是勾选中的，我们取消勾选。单击确定。

 

 

这样，人事经理节点将没有人可以访问（管理员除外）。此时，管理员可以重新对改节点继承赋权。