通过Mobox辅助企业ISO文控管理

对ISO文控管理的理解

      ISO文控管理实现文档评审、设计控制、不合格品控制、纠正预防措施等业务流程自动化，保存质量记录；监控管理ISO文档：质量手册、程序文件、作业指导书等的编制、修改、发放、回收等；

目前企业实施ISO文控管理存在的难题：

● 体系文件量大，容易导致错误时有发生；
● 不合格项的纠正和纠正措施很难监控落实；
● 信息传递不畅、流程没有监控手段、任务执行困难；
● 内审、外审和管理评审的有效运行实施比较困难；
● 质量文件的建立、变更率低容易出错；

用Mobox辅助企业ISO文控管理的实现

权限管理是企业数据归档存储的重要保护手段，其技术实现原理分析

 

1、文控管理中心-分级分权管理

第一级：sa系统管理员 来完成

         系统管理员来创建文档柜 （文档柜可以设置管理员）

第二级：文档柜管理员 来完成

         文档柜管理员，进入自己的文档柜，可以在下面继续创建文件夹。（可以给文件夹设置文件夹管理员）

         文档柜管理员，在自己的文档柜内可以设置相关权限

第三级：文件夹管理员 来完成

         文件夹管理员，可以进入自己管理的文件夹，进行下一步的数据录入及管理工作

         文件夹管理员，在自己的文件夹内可以设置相关权限

 

2、文控管理中心-权限建设

任何文件夹都能设置：

1）可见   （这个文档柜或文件夹能看到）

2）开展开  （这个文档柜或文件夹的下层结构能展看）

3）上传 （在这个文档柜或文件夹下面能上传文件）

4）下载 （在这个文档柜或文件夹下面能下载文件）

5）浏览  （在这个文档柜或文件夹下面 能浏览文件，支持 office、pdf ，浏览的概念，是能看而不能拿到原始文件）

6）编辑  （这个比较复杂，有2中模式）

Mobox编辑权限2个模式：

a）X用户上传的文件，在有编辑权限情况下才能修改文件；（别人就算有编辑权限，也不能修改X用户上传的文件）

b）只有文件夹开通协同编辑后，有编辑权限的人，才能改进这个文件夹内的所有文件

 

3、文控中心-文件操作日志

记录文件的所有操作日志，比如谁上传的，谁下载过，谁看过 等等

 

4、文控管理中心-文件发文

文档柜管理员可以对已经上传的文件进行发文操作

 

5、文控管理中心-文件版本

      一个文档往往会经过很多次变更，或者因为有不同的需求而做相应的修改，因此，文档会产生多个版本。Mobox支持多版本管理

1）可以查看到文档的所有历史版本

2）可以将某一个历史版本切换为当前选用版本

 

总结：Mobox辅助企业ISO文控管理，实用价值在于：

   1）无纸化作业，节约成本

   2）文控流程网上作业，提高效率

   3）自动化文件管理，减少人力

   4）工作流程网上控制，确保符合ISO9000要求

   5）信息处理电子化，减少人为误差