第七章 书面商务文件——外部沟通文件
外部沟通文件是指组织内部的人员与其组织外部的利益相关者进行沟通是所采用的书面方式。这些利益相关者可能包括供应商、客户、银行等等。
公司必须有能力发送有关产品的信息，接受订单，供应货物，处理文件，以及安排付款。这些沟通活动必须被充分并准确地完成，以便实现组织的目标。外部沟通影响他人对组织的看法，因此它具有公关职能。所以外部沟通尽可能去展现组织最好的方面，这是很重要的。
第一节 致意便条
1、致意便条
当没必要使用信件是，致意便条经常会派上用场。致意便条只包含公司名称及一条礼节性短信，通常如“谨向您致意”。此外，具体经办人还会加上他的名字和一条短信，通常使用普通手写体。
致意便条如下图所示：

第二节 商务信函
1、信函的用途
外部沟通文件最常见的形式就是信函，它们会有各种各样的用途，例如：
（1）安排会议；
（2）确认已安排会议的日期与时间；
（3）申请工作；
（4）回复求职信，发出面试邀请、推荐信要求及雇佣通知；
（5）给顾客的广告或推销函件；
（6）核查潜在客户的信用状况；
（7）投诉有缺陷的商品或供应商的其他问题，如延迟发货、交货短缺，或质疑成本及价格问题。
（8）回复客户投诉；
（9）提供成本或合同标的估算；
（10）询价或要求供应商提供有关产品及服务的附加信息；
（11）提交订单。
2、发送信函的原因
实际上，发送商务信函的原因可以归纳为三种：
（1）提供或寻求信息；
（2）确保一些事情已经完成；
（3）与客户供应商保持或者发展良好关系。
因此，信函展示的是一种书面信息。为了达到预期效果，使用合适的语气及内容是十分重要的。当人们需要写商务信函时，有必要进行仔细地斟酌，以确保内容合适。
3、信函的标准
好的商务信函必须符合一定标准：
（1）它必须是清楚简洁的，使用简单和短的句子及段落。
（2）信函对读者应该是具体和特定的。它所提供的信息的数量及质量应满足读者的要求。
（3）信函必须是准确和完整的。
（4）信函应该是礼貌而得体的，以便留下组织的良好形象并且避免冒犯到读者。
（5）信函应当及时处理，因为人们都不喜欢等待回复而可能会取别处做生意。
4、公司信纸应包含的信息
公司会使用印有抬头的信纸通信。实际的版面布置差别很大，但是都应包含可展示企业风格的基本信息。可能包括：
（1）公司名称、地址及电话号码；
（2）可能有公司标致；
（3）有利于识别和存档的归档号；
（4）收件人的姓名及地址；
（5）日期；
（6）对收件人的问候；
（7）使用标题以表明这封信的主题；
（8）内容应仔细编排，并且清晰明了；
（9）应以恭敬的方式结尾；
（10）应有写信人的签名；
（11）在写信人的签名下面应印有其姓名的印刷体，以防读者无法读懂签名；
（12）如果将来会有写信人之外的其他人来处理该信函，应清楚说明；
（13）若该信函有任何附加，也应清楚说明。
包含上述要见的规范性商务信如下图所示：

第三节 商业计划
1、制定商业计划的原因
公司制定商业计划可能出于多种原因，包括：
（1）阐明他们的想法及目标；
（2）支持资金申请；
（3）通过将进展与计划对比评估，来监测公司的业绩；
（4）设定销售及利润目标；
（5）明确所需资源以及所涉及的成本。
2、商业计划的内容
一份商业计划一般应该包括以下要件：
（1）解释你的商业构想；
（2）概述能够被满足的潜在市场；
（3）列出有关竞争者、竞争者的优势和劣势，以及你将如何应对竞争的详细信息；
（4）说明你准备投入多少资金；
（5）说明你需要资助资金的数量及偿还计划；
（6）概述你所能提供的贷款抵押；
（7）列出详尽的财政预算，其中包括月现金流及第一年的利润预算。
3、商业计划的关键部分
商业计划通常分为五个关键部分，它们是：
（1）经营目标；
（2）销售与市场营销；
（3）生产；
（4）资源需求；
（5）资金支持方面的数据。
第四节 年度报告
1、年度报告的内容
年度报告用以解释说明企业上一个交易年度的业绩。
年度报告必须包含一些特定事项，例如：
（1）必须注明任何与既定会计原则不符之处，并说明其原因。
（2）必须指出雇员的平均人数、他们的工资和薪金的总数以及社会保障和养老金费用。
（3）董事们的薪酬总额，必须包括工作酬金及实物福利的货币估值。
（4）董事长的实际薪酬也必须说明，并且，如果薪酬最高的那位懂事超过了董事长，那么他的实际薪酬也需说明。
（5）所有为解除董事职务而支付的补偿金也应当说明。
（6）向董事发放的所有贷款也须说明。
（7）若董事在公司的任何交易中获得物质利益，必须予以公布。
（8）董事在公司股权或公司债券方面有任何利益，必须予以报告。
（9）为审计师开展审计工作及其他服务支付的酬金必须予以记录。
2、英国《公司法》
英国《公司法》（1985年）要求公司董事编写有关公司的年度报告时，必须说明下列各项：
（1）任何建议派发的股息红利数额，以及提议转移到资本公积金的数额。
（2）各位董事的名字。
（3）在相关年份中发生的，影响公司的任何主要事件的详情。
（4）未来公司业务发展的可能迹象。
（5）公司在研究及开发领域的可能开展任何活动的迹象。
（6）有关公司雇员的健康情况、工作中的安全和福利方面的信息。
（7）任何数额超过200英镑的政治捐款的详情。
（8）任何用于支付由董事出具的专业损害赔偿保险单的保险费用详情。
（9）董事在股权或公司债券方面利益的详情。
除这些法定信息外，英国证券所要求，凡其股票可以交易的公司都必须提供进一步的信息披露。
在英国，《公司法》（1985年）要求，必须将这些账目和报告发送给该公司的每一位成员、公司债券的每位持有人以及每一位有资格收到股东大会的通知人。这些事情必须在股东大会召开前21天完成。
第五节 传真和电子邮件
正式信函的一种可代替方式是传真的使用，传真能通过电话线路以电子方式传送书面信息。因此，它仍然需要提前报备，甚至使用书信格式写好。传真可以在发送完成后几分钟之内送达收件人，迅捷的速度使传真得到广泛使用，但是现在它要让位于另一种技术了。电子邮件的使用替代了信函和传真。每个人都知道电子邮件的使用，因此没必要在这里对其进行描述。不过，重要的是记住，它在商务中的使用不同于朋友之间的交流。电子邮件代表了一种迅速处理信息需求，订单等的极好方法。不要表现得过渡友好，或者使用朋友之间才用到的隐语。让电子邮件更加贴近正式信函的结构会很有必要。
传真是指通过电话系统发送的文件。
电子邮件是指通过网络发送的文件，可以同时发送给多个人。
第六节 短信服务（SMS）
短信服务是指通过移动电话网络发送的文本信息。这是一种利用电话提供书面交流的方式。现在他已如此常见，因而不需要做进一步解释。
