第六章 书面商务文件——内部沟通文件
内部沟通文件是指组织内部人们互相沟通的书面方式。内部沟通文件必须做到全面而准确，以便达到组织目标。为此，内部沟通文件要求：
（1）在充分的信息交流的基础上作出决策。
（2）向全体员工发布指令——必须告知员工该做什么，以使企业顺利运作。
（3）组织内同一层级员工之间的互相沟通——包括那些在同一部门以及不同部门员工之间的相互沟通。
（4）向员工提供相关信息。
（5）向员工提供对他们至关重要的信息。
第一节 备忘录
备忘录是组织内部沟通文件的一种常见形式。备忘录一般很简短，通常只记录一两个问题，并且仅限于公司内部传阅。同一份备忘录可能被发送给多个收件人。
备忘录会标明组织的名称，当然也会清楚地表明它是一份备忘录。
它将标明发件人即收件人，同时也将标明主题和发送日期。该文件的形式如下图所示：

第二节 会议议程
大多数组织都设有召集会议进行讨论并作出政策决定的委员会。部分成员被选举出来代表其部门职工的意见，其他人则因为其在组织中的职位自然成为委员会的一员。
这些会议往往非常正式，由一位主席主持会议，一位秘书负责会议记录。会议定期或按商定时间举行，从每天一次到每年一次不等。
1、会议议程的内容
会议议程列出将在会上讨论的重要事项以及讨论的次序。通常，会议议程需指明公司名称、与会人员、会议举行的时间及地点。
通常的安排是，首先让那些受到邀请却不能参加会议的人员对缺席会议表达歉意。
每次会议都要做书面记录，即众所周知的“会议记录”。
其他需要讨论的议题也被安排在会议议程中，这样每个与会者都会清楚需要讨论什么。
然后，一份进度报告也将被提呈上来，报告涉及新产品以及营销团队对销售新产品的打算。
当所有主要问题得以处理后，会议议程项目中还可以包括其他事项，以便让任何一名与会者提出他认为在会议上予以考虑的其他问题。
最后，议程将确定下一次会议的时间。讨论会议日期的原因，目的是设法确保尽可能多的人参加会议。
下图为一份会议议程的示例。

第三节 会议记录
1、会议记录的含义
会议记录是用来概括会议所讨论的要点，并被存档以供今后参考。
会议记录通常遵循一个标准格式，并且只是在会议议程上添加一份简明报告，记录会议上世纪发生了什么。
2、会议记录的内容
会议记录需指明公司名称、参加会议的特定人群，以及会议举行的时间及地点。
然后，那些出席会议的人员通常会被记录下来。
会议记录还将提供会议议程上有关事项的细节，因此议程上的事项得以再现，并附带有关于所发生事情的简要记录。
这样，会议记录便会产生一份不能出席会议并送来缺席致歉的人员名单。这通常是会议议程的第一项内容，因而这些详细资料将是会议记录的第一部分。
会议议程的下一项内容涉及上次会议的会议记录。本次会议有两个选择：认同此前会议记录是对所发生的事情的真实记录，并在本次会议记录中记载该事实；另一个选择是，会议发现上次会议记录中有错误，这可能是因为当时会议上达成一致意见的事情不是所记录的事情，或是已发生的事情并未得到一致同意。
在确认上次的会议记录后，会议议程的下一项通常是由上次会议记录所提出的问题。
现在可以进入会议议程的新议题了。
下图是一个已完成的会议记录：

第四节 报告
1、报告
报告是涵盖一个特定主题的正式的书面沟通形式，通常为内部使用。报告是由某些人收集并研究材料、然后将它送达给那些为某特定目的而要求收集并研究这些资料的他人或小组的一种书面沟通形式。报告通常是形成决策的依据。报告通常应用于：
（1）以标准格式记录工作中的意外或因病缺勤等情况；
（2）提交某些调查研究的结果，并建议后续行动；
（3）评估政策变更的可能性。
一份好的书面报告应尽可能简洁，版面安排上应清晰并合乎逻辑。一份正式报告包含：
（1）标题页（组织名称、作者姓名、职位、主题）；
（2）目录（使读者能够更容易理解报告）；
（3）执行摘要（其目的是提供对该报告要点和建议的概述）；
（4）授权范围（撰写报告的原因，也可以看做是报告的引言）；
（5）程序（任务如何进行）；
（6）研究结果（报告的主体，包括事实和数据，而且应当考虑证据或背景资料并详述任何潜在的选择。还应包括任何可能涉及的费用）；
（7）结论（对研究结果的总结）；
（8）建议（这里应就改进报告结果的方式提出建议。应包含行动上的建议，以示应做什么，谁需要参与进来，参与进来每个人特定的行动和职责，审查进展及特定活动的日期）；
（9）附录（附录是某些读者需要的辅助材料，并不是每一位读者都必须阅读。它包含研究材料，附加的背景信息或是报告中被认为更为深入全面的部分）。
第五节 通告
1、通告概述
张贴通告，是用以告知员工有关他们可能感兴趣的某些事宜。通告可用来支持或批注已发送给员工的其他信息。通告不应被用于批评或评论员工个体，而应用来提供那些可能影响到每个人的信息。通告必须是当前问题相关的，而且没有失去失效，所以必须有人负责清除那些不再适用的通告。不幸的是，无论多么突出地显示出来，通告仍可能被忽略。
下图为一份通告的示例。

第六节 企业内部刊物
1、企业内部刊物
企业内部刊物是传播企业信息的一种方式。它们由公司出版并分发给员工，通常1周或1月出版1期，内容可能十分详尽。当然，在工作中面临的主要问题之一是人们不得不阅读大量的报刊文章。大部分员工可能忽视它们，因而使得内部刊物可能既昂贵又毫无价值。所以，企业内部刊物必须做得尽可能有趣。其中一种做法是关注员工真正感兴趣的问题。这些问题涉及相关的工作和社会话题。
企业内部刊物可能会被发送到每一名员工手中，或放置在食堂和员工聚集的其他地方，但无法保证它们被员工们阅读。
有效的企业内部刊物大致包括下列大部分特点：
（1）有一个老龄员工专栏。
（2）设置专注于员工事宜的版块，提供诸如新员工任命、准备离职员工的详细信息，以及有关员工生日、婚礼等信息。
（3）关注运动及社交活动。包括所有员工运动队的比赛成果以及员工个体的比赛胜利。
（4）开辟杰出员工专栏，无论这种表现实在工作上，还是在工作以外。
（5）设置讨论专区，讨论人们关注的工作方面的问题。
（6）关注公司未来可能发生的变化。
（7）由组织支持的任何慈善业的详情。
（8）关注一两场比赛。
时事通讯是企业内部刊物一种类型，但是它倾向于关注相关的工作和社会话题，如新产品、有关企业的问题、出生、死亡、升职和退休。
