第四章 工作分析的结果
第一节 工作描述
1、工作描述的含义
工作分析的结果常常表现为有关工作流程与行为的工作描述。
工作描述指用书面形式对组织中各类岗位的工作性质、工作任务、工作职责与工作环境等所做的统一要求。
2、工作描述的应用
（1）员工就业
（2）培训与员工发展
（3）人力资源规划
（4）绩效评估
（5）工作评价与薪酬管理
（6）职业生涯设计
（7）工作设计
（8）员工安全
（9）组织结构设计
（10）明确责任权限及工作关系
（11）新员工培训
（12）协调劳动关系
3、工作描述的基本内容
1 工作识别：又称工作标识、工作认定，其作用是将工作与组织中其他工作区分开，主要包括以下几个方面：
（1）工作名称：是工作识别中最重要的项目，是一组在重要职责上相同的岗位的总称。
（2）工作地点：是指工作中所在的实际位置。
2 工作编号：又称岗位编号、工作代码，一般按工作评估与分析的结果对工作进行编码，目的在于快速查找所有的工作。组织中的每一种工作都应当有一个代表了工作的一些重要特征，比如工资等级。
3 工作概要：是用简练的语言阐述工作的总体性质、中心任务和要达到的工作目标。工作概要是使该工作与其他工作区分开来的标志性文件。
4 工作关系：又称工作联系描述，是指任职者与组织内外其他人员之间的关系。
5 工作职责：包括工作的职能与责任，是工作描述的主体，与工作概要相比，它提供的是关于工作职责的细节描述，应包括工作的所有主要职能及要求。其内容包括：
- 工作活动内容。
- 工作权限。
- 工作结果，又称工作的绩效标准。
- 与上级和下级的权责关系。
- 对公司经营的责任。
- 所使用的机器与设备。
6 工作条件与工作环境：是指工作的物理环境和心理环境。在一般情况下我们所讨论的工作环境是工作的物理环境。
第二节 工作规范
1、工作规范与工作描述的关系
（1）联系：工作描述与工作规范都是工作分析的结果，两者之间存在十分密切的联系。工作规范一般是从工作描述中提取出来的，可以说工作描述是工作规范形成的基础。
（2）区别
①从编制的直接目的看，工作描述以“工作”为中心对岗位进行全面、系统、深入的说明，为工作评价，分类提供依据，而工作规范是以“人员”为中心，以便为企业职工的招聘、培训、考核、选拔、任用提供依据。
②从其内容涉及的范围来看，工作描述的内容十分广泛，包括对岗位各有关事项的性质、特征、程序、方法的说明，而工作规范的内容较为简单，主要涉及对岗位人员任职资格条件的要求。
2、工作规范的内容
1 一般性的人员任职条件
工作规范的本质是分析任职者应具备的个体条件，这些条件主要包括身体、心理、知识经验、职业品德等几个方面。
2 管理岗位的工作规范
（1）职责要求
（2）知识要求：指胜任本岗位工作应具备的知识结构和知识水平。包括受教育程度、专门知识、政策法规知识、管理知识、外语水平、相关知识。
（3）能力要求：指胜任本岗位工作要求具备的主观条件，包括：理解判断能力、组织协调能力、决策能力、开拓能力、社会活动能力、语言文字能力、业务实施能力。
（4）经历要求：指胜任岗位工作所应具有的工作年限，从事低一级岗位的经历，以及过去从事与之相关岗位工作的经历。
3、人员岗位的工作规范
（1）应知：胜任本岗位工作要求具备的专业理论知识。如掌握所使用机器设备的工作原理、性能、沟通、加工材料的特点和技术操作规程等。
（2）应会：胜任本岗位工作要求具备的技术能力，如掌握使用、调整某一设备的技能和使用某种工具、仪器、仪表的能力等。
（3）工作实例：根据“应知”“应会”的要求，列出本岗位的典型工作项目，以便判定工人的实际工作经验以及应知应会的程度。
第三节 工作说明书
1、工作说明书的含义
是对企业各类工作岗位的工作性质、任务、责任、权限、工作内容与方法、工作应用实例、工作条件与工作环境以及人员资格条件等所做的统一要求。
2、工作说明书的内容
- 工作标识
- 工作概要
- 工作职责与任务
- 工作联系：工作关系，表明该岗位的任职者与组织内外部岗位因工作关系所发生的联系。
- 工作的绩效标准：对工作说明书中各项职责、任务的绩效界定能形成具体工作岗位的业绩标准。基于工作岗位职责的具体业绩考核体系所确定的评估体系要比基于任职者工作态度所确定的评估体系更为有效，因为前者比后者更客观。
- 工作环境条件：工作说明书中还包括岗位所处的工作环境条件，如室内还是室外、工作环境中是否存在危险和对任职者身体健康有害的因素（高湿、高温、粉尘、噪声、施工现场等危险因素）。
- 工作规范：提供了成功地完成某项工作的人应具备的条件方面的信息，如教育、培训、经验及一些特殊的要求。包括
（1）知识背景，包括教育程度、知识结构、专业类型等。
（2）与工作相关的工作技能，能力要求。
（3）所需上岗资格与培训。
（4）所需工作经验。
（5）所需使用的工具、设备、仪器和辅助设备。
（6）对任职者的特殊要求。
3、工作说明书编写中存在的问题
1 存在问题
- 对工作说明书的内容结构认识不清
- 对工作职责界定不清
- 工作说明书的编写存在很大的随意性和盲目性
- 工作说明书内容零乱、不成体系。
2 成因分析 - 为编写而编写，不少企业只关注工作说明书的结果或形式，使得工作说明书的编写流于形式。
- 缺乏专业的技术和培训，存在描述不规范，用语不准确的现象，笼统地使用“负责”“管理”等词语，导致许多工作说明书千篇一律，大同小异。
- 沟通不到位，不少企业的各级管理者把该项工作作为“作业”来应付，并没有与员工充分交流，甚至在工作说明书形成之后，忽视了任职者的“回馈”和“确认”环节，得不到广大员工的理解和支持，所起作用不大。
- 工作说明书的管理不到位，一些企业的工作说明书并没有随着企业的发展而变化，使得原有工作说明书在新形势下已失去价值，工作说明书的规范和指导作用也难以发挥。
3 科学编写 - 科学编写工作说明书，应注意：
- 高层支持和认可。
- 员工的参与和配合。
- 逐步分层实施。
- 开展工作分析与调查
- 界定部门职责
- 分解部分职责
- 分解部门工作任务
- 建立动态管理机制
4、编制工作说明书的一般准则
1 确定工作说明书的内容
2 选择工作说明书的格式：叙述，表格
3 界定岗位
4 使用专业词汇
5 使用规范文字
6 使用正确的表达方式
- 使用简明、直接的语言。
- 每个句子都应该以动词开头。
- 每个句子必须反映出一定的目的，应该使用让读者一目了然的表达方式。
- 不必要的词语应省略。
- 对于工作任务的描述应能反映所分配工作的执行情况以及任职者的性格特征。
7 使用统一的格式
8 多层次，多角度审核把关
