第三章 工作分析的实施
第一节 工作分析前的准备工作
1、工作分析的实施过程：
工作分析前的准备、工作信息的收集、工作信息的分析以及工作分析结果的形成4个阶段。
2、阐明工作分析的必要性
1 职责环境的变化需要对组织结构进行调整。
2 组织内部高层管理人员的变动需要对组织中的工作进行重新界定。
3 组织的业务发生变化后，组织的工作流程变化引起对工作分析的需求。
4 组织中大规模招聘需要确定所需招聘人员的基本要求。
5 制定绩效考核标准时需要对工作岗位的职责进行界定，明确工作产出的标准。
6 制定员工培训计划时，需要了解工作对员工的要求。
7 在衡量工作岗位的相对价值时需要获取有关工作的全面信息。
3、明确工作分析的目的
1 对各种特定工作进行如实的描述，正确认识这些工作。
2 编制或修订工作说明书。
3 对工作进行设计或再设计。
4 明确岗位资格要求，制定招聘标准和招聘测试方案。
5 制定有关工作任职者的培训计划，提高培训的针对性和培训的效果。
6 明确工作任务、职责、权力与其相关工作的关系，减少相互推诿的现象。
7 进行工作评价，平衡薪酬待遇，实现公平、公正。
8 对工作绩效进行评价，提高评价的客观性、公正性等。
4、选择适当的工作分析方法
选择工作分析系统应考虑的因素：
1 工作的结构性
（1）高度结构性：工作导向型分析系统
（2）低度结构性：人员导向型分析系统
2 产业的类型
（1）传统产业：工作导向型分析系统
（2）知识性产业：人员导向型的工作分析系统
3 工作结果和过程特征
（1）结果大量和一致，输入向输出的转化标准化：工作导向型分析系统
（2）结果个性化，输入向输出的转化多样化：人员导向型的工作分析系统
4 企业价值观
（1）人为经济人：工作导向型分析系统
（2）人为自我实现人：人员导向型的工作分析系统
5 研究的对象
对某类特点专业技术人员进行研究的时候，如会计人员等，就应该采取人员导向型的工作分析系统。
5、成立工作分析小组
在工作分析小组的构成上，除了工作分析人员之外，一般会由企业高层领导担任组长，而且部门核心部门负责人也会参与进来，以使工作分析在组织内获得最大限度的支持，工作分析人员通常有3种类型：工作分析专业人员、主管和任职者。
6、明确有关人员的角色
1 高层管理人员的角色
（1）根据政治发展的状况，结合工作分析的需要，提出工作分析的必要性，并在组织内发起对工作分析意义的讨论。
（2）发布政策、指示，向组织传递有关信息，指导工作分析过程。
（3）在组织内安排相应的工作人员以组织、协调工作分析过程。
（4）为实施工作分析计划建立时间框架，为工作分析过程确定明确的时间要求。
（5）工作分析过程中有可能会发现一些平时难以解决的问题，高层管理人员密切关注工作分析过程，并解决在工作分析过程中出现的各种冲突。
（6）为工作分析过程提供持续的支持，包括有形和无形的支持。
（7）审核、验收、认可工作分析结果并将其应用到实际人力资源管理工作中。
2 中层管理人员的角色
（1）在必要时，协助人力资源管理专家实施工作分析计划。
在实际工作中，中层管理人员对各工作岗位最了解，一般也是工作分析结果最直接的使用者，因此中层管理人员最容易接受工作分析，也有能力承担工作分析的部分工作。
（2）在必要的情况下参加工作分析，为工作分析提供相关的信息。
（3）与涉及工作分析的员工沟通，增强员工对工作分析过程的认可度。
（4）中层管理人员对所负责范围的工作岗位信息较为熟悉，在工作分析完成后也可能直接应用工作分析的结果，因此需要审核和认可工作分析过程中有关工作岗位的职责、任务、工作内容、活动以及工作流程的初期结果。
3 工作分析人员的角色
（1）作为工作分析的承担者，工作分析人员的首要工作是根据工作分析的目的和预期的结果选择相信收集的方法，以最有效的方法获取所需的信息。
（2）在调查阶段中收集数据、信息，分析所获结果。
（3）根据实际工作的进展，需要工作人员能从人力资源管理专业人员的角度研究和开发工作分析的因素、项目，提出解决问题的方案。
（4）根据信息收集过程和信息分析过程的结果，准备或参加工作说明书等工作分析文件的编制。
（5）工作人员一般是以工作小组的形式工作。
（6）由于在工作分析过程中充分了解了各方面的资料，并能从专业的角度解释工作分析的结果，工作分析人员在需要时应能参与工会谈判，向工会解释员工对工作分析过程和结果的有关问题。
4 员工的角色
（1）参加资料收集、如填写调查问卷、参与工作分析面谈等。
（2）如果公司政策允许，参与工作说明书草案的制定。
（3）在工作分析过程中，一般都组成一个工作分析小组来协助监控工作分析的过程。
5 工会的角色
（1）工会作为工作人员利益的代表，在工作分析过程中也起着一定的作用，有时能决定对岗位分析结果的接受程度，因此，在工作分析过程中，需要获得工会的积极支持，保证数据收集的顺利进行。
（2）工作分析过程中应该有工会任命的代表与工作分析人员一起参加工作分析的全过程，以保证工作分析过程的客观性。
（3）工作分析的最终结果也需要工会成员参与审核和认可，表示工会对最终结果的态度，以增强员工对工作分析结果的认同度。
（4）如果在工作分析过程中，工会代表认为工作分析过程或结果又损害人员利益的可能，工会应代表员工的利益与管理层谈判。
6 工作分析顾问的角色
（1）为管理层提出工作分析的建议，制定有关工作分析的计划、审核和检查工作流程。
（2）与分析人员一起工作或在诸如数据收集和分析、建立系统的工作程序、编制工作说明书等方面提供建议。
（3）监控工作分析的全过程，使之能按预定计划进行。
（4）参与薪酬管理，人员选聘等其他阶段的工作。
第二节 工作信息的收集
1、工作信息收集的范围与内容
1 工作分析所需信息的主要类型：工作活动、机器设备、工作条件、对任职者的要求
2 6W1H工作分析公式
（1）做什么what
是指所从事的工作活动。主要包括以下几个方面：
- 任职者所要完成的工作活动是什么。
- 任职者的这些活动会产生什么样的结果或产品。
- 任职者的工作结果要达到什么样的标准。
（2）为什么做why
表示任职者的工作目的，也就是这项工作在整个组织中的作用，主要包含以下内容： - 做这项工作的目的是什么。
- 这项工作与组织中的其他工作有什么联系。
- 这项工作对其他工作有什么影响。
（3）让谁做who
是指从事某项工作的人的要求。主要包括以下的内容： - 从事这项工作的人应具备什么样的身体素质。
- 从事这项工作的人必须具备哪些知识和技能。
- 从事这项工作的人应该受过哪些教育和培训。
- 从事这项工作的人应具备什么样的经验。
- 从事这项工作的人在个性特征上应具备哪些特点。
- 从事这项工作的人在其他方面应具备什么样的条件。
(4) 何时做when
表示在什么时间从事各项工作活动。主要包括以下内容： - 哪些工作活动是有固定时间的，在什么时候做。
- 哪些工作活动是每天必做的。
- 哪些工作活动是每周必做的。
- 哪些工作活动是每月必做的。
（5）在哪里做where
表示从事工作活动的环境。主要包括以下内容： - 工作的自然环境，包括地点（室内与户外）、温度、光线、噪声、安全条件等。
- 工作的社会环境，包括工作所处的文化环境（例如跨文化的环境）、工作群体中的人数、完成工作所要求的人际交往数量和程度、环境的稳定性等。
（6）为谁做for whom
是指在工作中与哪些人发生联系，发生什么样的联系。主要包括以下内容： - 工作要向谁请示和回报。
- 向谁通过信息或工作结果。
- 可以指挥和监控何人。
（7）如何在 how
是指任职者怎样从事工作活动以获得预期的结果。主要包括以下内容： - 从事工作活动的一般程序是怎样的。
- 工作中要使用哪些工具，操纵什么机器设备。
- 工作中所涉及的文件或记录有哪些。
- 工作中应重点控制的环节是哪些。
2、工作信息的收集者
1 工作分析专家
（1）外部专家进行工作分析的优点
- 聘请外部专家来实施工作分析比在组织内部保留专职的工作分析人员更节省费用。
- 外部专家作为组织外部的人员，对组织内问题的分析会更加客观、可信。
- 外部专家问问具有在不同组织中实施工作分析的丰富经验，而组织内部的人员往往不具备这种经验。
（2）外部专家进行工作分析的缺点 - 当工作地点分布较广时，在差旅、时间及相关方面的花费会比较高。
- 工作分析的专家对具体的工作业务缺乏了解，他们会花费大量的时间去了解工作业务，可能影响工作分析的过程。
- 有的情况下，工作任职者对外部专家不能完全接受，在提供与工作相关的信息方面会受到限制。
2 工作任职者
他们有可能提供关于工作的最真实、最可靠的信息。
（1）工作任职者收集工作信息的优点 - 工作任职者能够提供关于工作的完整信息。
- 通常可以使用大量的任职者对同一岗位的工作提供信息。
- 当需要对大量的岗位进行工作分析，使用工作任职者来收集工作信息时最有效率的方法。
（2）工作任职者收集工作信息的缺点 - 工作任职者不愿意报告工作的内容，因此需要让他们充分了解工作分析的重要性，并使用一定的激励手段以提高他们在工作分析中的投入程度。
- 工作任职者往往需要接受关于收集工作信息方法的培训。
- 一部分工作任职者往往带有功利目的，夸大他们的工作，例如夸大自己工作的复杂性，以期望提高自己的薪酬等级等。
3 工作任职者的上级主管
任职者的上级主管负责监控任职者所从事的工作，他们有机会观察任职者的工作，能够客观地提供工作信息。使用任职者的上级主管收集工作信息的一个假设前提是：他们在工作中与工作任职者有密切的关系，能够提供其下属工作的全面信息，他们很清楚地指定其下属做了些什么，并能对下属的工作活动作出相应的判断。
3、工作信息的来源
- 书面资料。
- 任职者的报告
- 同事的报告
- 直接观察
- 顾客、用户
4、选择有效方法需考虑的因素
- 首先考虑工作分析所要达到的目的。
- 其次考虑所分析岗位的不同特点。
- 还应考虑实际条件的限制。
5、工作信息的收集方法
1 面谈法：是通过工作分析者与被访人员就工作相关内容进行面对面沟通来获得工作信息的方法。它是应用最为广泛的工作信息收集方法，它可以对其工作态度、动机等深层次内容有详细和比较深刻的了解。
2 优点
- 可搜集到较多的信息，对工作方面的信息可以了解得更为深入，尤其可以对工作者进行心理特征的分析，如工作态度、工作动机等。
- 可以简单迅速地收集工作信息，应用面广
- 能够及时进行控制和引导，可以得到具体准确、直观性强的信息。
- 能够有机会使受访者更了解工作分析的目的和必要性。
第三节 工作信息的分析
1、工作信息的分析
一般来说，对工作信息的分析应从以下几个方面进行：
- 岗位工作任务目标的明确性。
- 岗位工作量的合理性。
- 岗位工作任务的饱和性。
- 岗位工作任务的难易程度。
- 工作任务流程的合理性。
- 岗位对任职者的要求。
- 岗位在组织中承担职责、权力及利益的合理性。
- 工作岗位在组织中工作关系的合理性。
- 工作岗位业绩的衡量标准。
- 工作岗位对任职者的危害和可能带来的危险程度。
第四节 工作分析结果的形成
1、工作分析结果的形成
- 审查和确认工作信息：收集到的工作信息，必须经工作任职者和任职者的上级主管进行审查、核对和确认，以避免偏差。
- 形成工作说明书：是对工作的目的、职责、任务、权限以及对任职者的资格要求等书面描述。
