[原创]聊聊如何在职场中发邮件

[原创]聊聊如何在职场中发邮件

 　　发邮件是日常工作中非常重要的一件事，但是对职场各位来讲，如何恰当，妥善，优雅的处理好发邮件也是需要一些小技巧，以下总结我在工作中的一些经验，分享给各位：

一 测试相关邮件发送

范围：测试计划/测试日报/测试用例评审/测试报告

主送：产品/项目经理/开发/测试（参与测试人员）

抄送：技术部领导，马赢报，测试团队邮件组，其它需要知悉此事的领导或同事

 

二  邮件发送小百科

（1）主送和抄送区别：

主送人是受理这封邮件所提出问题的人，需给出反馈的；

抄送人是只需要知道这回事，没有义务对非要对邮件予以回复，当然如果抄送人有建议，可以回复邮件。

说明： 跨部门及对外的邮件沟通中，一般都要注意抄送，抄送关系如下：
1、任何对外邮件需抄送你的直属领导；
2、跨部门沟通、跟客户的进一步沟通时需抄送邮件双方的直属领导。

（2）需要发邮件情况：

（1）正式工作报告

（2）部门之间事务往来

（3）通知

（4）知识推荐和信息传递

（5）没有见面交流条件的其他交流内容

（6）难以简单用口头表达说明清楚的事项

（3）写邮件技巧：

• 写电子邮件切忌长篇大论，应尽量简单明了地表达（Keep It Short and Simple）
• 在语气方面，要尽量保持正式和尊敬
• 切勿讲一些不会在公众场所对他人讲的话 Email会被记录并有证可查
• 避免非相关主题性的言语
• 勿让自己无心的言论变成他人嘲弄或攻击的话题
• 勿任意或无心地浪费频宽 传送冗长文字与大型图像均会占用大量的频宽，造成网络塞车
• 保持专业
• 避免利用工作的电子邮箱发送私人邮件
• mail正文多用1234之类的列表，以清晰明确 保持你的每个段落简短不冗长 一次邮件交待完整信息
• 不要过两分钟之后再发“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感
• 注意字体大小要适中、字体尽可能统一 如果写英文邮件，特别注意不要全用大写 注意编码 有些语言用不同的客户端会出现乱码现象，中文邮件应该选择GB2312的编码
• 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件
• 附件文件应按有意义的名字命名
• 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时
• 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用

• 内容和格式要相符，避免写太多情感的东西 切记收信对象是一个「人」，而不是一台机器 许多情绪激动的字眼也因此不经意地随手送出，而伤到对方甚至引起冲突 避免情绪激动的时候回信（放1-2天）

• 确定是否必须以邮件回复：如果对方的内容中带有情绪，最好面对面回应 有意见要提时，请先思考，这个问题都需要哪些相关人知道，避免将事态扩大