时间管理

    在一些评论的推动下，我终于决定在这里写下我对时间管理的一些想法。事实上，我已经就这个问题起草了一些东西，但我很快意识到，我自己在时间管理方面的经验在很大程度上仍然是一项工作（你应该看看我积压的需要写的论文），我在这个问题上还没有一个连贯或明确的理念（除了我对写论文的建议，例如我关于快速原型的页面）。另外，我只能谈谈我自己的个人经验，这可能并不能概括所有的性格类型或工作情况，不过也许读者希望在这里的评论中贡献他们自己的想法、经验或建议。（我还应该补充一点，在这些问题上我并不总是听从自己的建议，这常常让我自己感到遗憾。）

    不过，也许我可以写一篇随笔。首先，我很幸运有一些优秀的合作者，他们为我们共同的论文付出了很多努力：例如，最近出现在这个博客（What's New) 上的许多论文，在很大程度上是由共同作者处理的。一般来说，我发现合作撰写的论文要比单人撰写的论文花费更多的时间，但每个作者所花费的净努力要少得多（而且写作质量更高）。另外，我发现我可以平行地写许多联合论文（因为掌控权经常在另一个合著者的法庭上，或正在等待其他进展），但一次只能写一篇单笔的论文。

    （由于学术日程的安排惯例，我在夏季完成的这些论文比一年中的任何时候都要多，但其中许多项目实际上已经酝酿了很长时间。(例如，有一篇联合论文很快就会出现，我们已经研究了大约三四年；我从2000年起就一直在断断续续地（主要是断断续续地）思考波的开闭映射问题(主要是闭映射））。因此，每周发布一篇论文实际上并不对应于一周是构思和撰写论文所需的时间；事实上，有一个相当长的发展过程，大多发生在公众视野之外。）


    另一件事是，我做任何严肃的数学研究的能力每天都有很大的波动；有时我可以在一个问题上认真思考一个小时，有的时候我觉得可以打出我或我的合作者已经写好的草图的全部细节，而有时候我只觉得有资格回复电子邮件和做家务，或者只是去散步，甚至打盹。我发现组织我的时间来配合这种波动是非常有帮助的：例如，如果我有一个空闲的下午，并且感到有灵感，我可能会关上办公室的门，关闭互联网，开始敲打一篇无精打采的论文；如果没有，我就去处理一周的电子邮件，推荐一篇论文，写一篇博客文章，或者其他似乎适合我当前精力和热情水平的东西。幸运的是，在数学领域，一个人的大部分工作（教学是个明显的例外，因为他必须围绕着教学来安排时间）都可以通过这种方式从一个时间段灵活地转移到另一个时间段。（这方面的一个推论是，一个人应该在任务变得如此紧急，以至于必须立即完成，从而扰乱一个人的时间灵活性之前处理好这些任务。）

    这能够较为准确地评估你在未来一定时间内（如一天的剩余时间）的工作潜力（你的位置、你目前的动机和能量水平、你即将承担的职责和承诺、资源的可用性以及预期的分心程度的函数）：对你能实现的目标过于自信或信心不足，都会导致你承担的工作超过或少于你能适当处理的工作，都会导致效率低下（我从直接经验中了解到这两方面）。


      虽然我的 "待办事项 "清单上有大量的事情，其复杂程度、难度和长度各不相同，但当涉及到任何需要专门思考的任务时，我都会试着专注于它，推迟或拒之门外；虽然我的 "待办事项 "清单上有大量的事情，其复杂程度、难度和长度各不相同，但当涉及到任何需要专门思考的任务时，我都会试着专注于它，推迟或拒之门外；我发现，只有当没有一项任务需要我的注意力超过一小部分时，多任务处理才对我有效（特别是，当我没有灵感去做任何一项特定任务时，它似乎效果最好）。很多时候，这些任务的完成时间比我的精力、时间或耐心都要长，在这种情况下，必须找到一个自然的突破点（例如，证明自己正在写的论文中的一个关键的法则，或者写下刚刚在谈话中或在黑板上或划线纸上出现的一些想法的完整草图），在那里，我们可以安全地把任务放在一边，暂时忘记它，并且能够在以后继续进行而不失去自己的地位。

        要避免的是，当一项任务只完成了一部分，没有任何良好的 "结尾 "时，就把它丢掉；这样，它要么被丢掉，要么压在一个人的心头，使他无法完全思考其他事情，或者当他再次拿起它时，不得不从一个较早的点重新做。但是，一个人不一定要完全完成每项任务，只要它可以在以后继续完成。一个平凡的例子：当我开始写物理信件时（通常是低优先级的，当我觉得还没有准备好做严肃的数学题时），我会打字，打印出来，用信封密封，然后把它们放在我的 "外出" 托盘里，但我一般不会邮寄它们（或处理我外出托盘里的任何其他文书工作），直到它们堆积起来，我没有更好的事情可做时，这时我会出去，一次性处理所有的事情。（我发现这样做的一个特别好的时机是当我的电脑需要重新启动或在某种程度上不容易使用的时候。）

    更普遍的是，如果可能的话，不需要太多注意力的任务似乎最好分批完成，而需要大量注意力的任务似乎最好单独完成，并尽可能少地分散注意力。

    与"封闭性"有关的是，最好能够将一个非常长的任务分割成较小的、独立的任务，最好是每个任务都有自己的直接"回报"。举一个例子。如果我决定写一篇巨大的文章或专著，而不是写19篇可以合理管理和自我支持的短文，我怀疑我是否会试图写出（更不用说完成）相当于我关于庞加莱猜想的19场讲座。(在这里，通过提前宣布讲座和建立一些势头，阻止自己半途而废，也有助于 "把自己逼入绝境"）。

    [现代文本编辑器，包括本博客（What's New)上的文本编辑器，有一个非常好的地方，就是可以很容易地在某个中间阶段保存草稿，并在以后充实或润色它，这大大有助于撰写长篇论文的任务，因为它把这项任务分成一连串更小的任务，如上所述。我对计算机时代之前的数学家印象深刻，他们能够一丝不苟地写出高质量的论文甚至书籍；即使有良好的秘书支持，我也会发现自己极难做到这一点。］

   投资大量的时间和精力来学习任何你将来可能会反复使用的技能也是很有意义的。数学领域的一个很好的例子是LaTeX：如果你打算写大量的论文，那就应该超越写论文所需的最低技能，去认真学习如何制作表格、数字、数组等。最近我一直在使用预先录制的宏来打出一个标准的LaTeX代码块（例如：\begin{theorem} ... \end{theorem} \begin{proof} ... `end{proof}），只需敲几下键盘；每次节省的实际时间可能很少，但随着时间的推移，估计会增加，而且无论如何，感觉你在提高效率，这对士气有好处（这在写长论文时变得很重要）。

    在很多情况下，推迟、延迟、委托或拖延任何给定的任务，并在此期间去做其他事情，也是有战术意义的；不是所有的事情都同样重要，而且如果一个人等待自己的技能变得更强，或者等待其他事件的发生，首先降低任务的重要性或必要性，给定的任务实际上可能会变得更容易（并以更好的方式完成）。例如，我目前关于波的论文被推迟了多年，这让我个人非常沮丧，但现在回想起来，让这些论文搁置一段时间实际上是个好主意，因为我最初设想的项目是一个技术上的噩梦，确实有必要等待该领域的技术和理解的提高，然后才能以相对文明的方式处理它。（也许这篇关于时间管理的文章也是这方面的一个例子。在这个博客中还隐藏着一些其他的文章草稿，我觉得这些文章在当时还不太行得通，正在等待一些进一步的灵感来完成。似乎并不是每一个文章的想法或主题都一定会导致一个可行的最终产品；参考 "废纸篓"）。

    我的最后建议是选择某种组织系统，并作出真正的努力来坚持它；一个半信半疑的系统可能比没有系统更糟糕。（这方面的一个推论是，不要试图建立一个过于雄心勃勃的系统，因为它不可能被忠实地遵循；让这种系统随着时间的推移而发展，可能会更好。）我有自己的系统，包括一个与我的笔记本电脑同步的PDA，我的电子邮件账户，一些进货盘、出货盘，以及我办公室里的其他指定位置，还有一块 "保留" 的黑板，可能只有我能够完全理解，我甚至不认为我能够在这里正确地解释它，但我现在已经习惯了，它似乎足够好用（尽管我肯定希望没有人擦掉那块黑板！）。虽然系统的选择可能是一个非常个人化的问题，除了我自己之外，我无法就什么是最有效的建议。但我确实发现这样的系统释放了大量的记忆；如果我不必担心星期二下午3点我应该做什么，或者为了A、B、C的目的需要在X、Y、Z上做什么工作，我就可以把更多的注意力投入到试图理解一个数学论证，或者证明一个棘手的定理，或者其他我需要做的事情。（我还发现，能够从我的组织系统中实际划掉一个项目，这在心理上也是一种满足，当一个人感到没有灵感去处理某些事情时，这可能是一种有用的动力。）另一方面，一个人不应该过分纠结于这样的系统；作为一个经验法则，我想说的是，将你的生产时间的1-5%用于时间管理 , 95-99%的生产时间用于实际工作。

    哦，还有最后一个免责声明：有时应该放弃自己的规则，允许偶然性的存在。例如，有很多次，当我计划在午餐时间（抓紧时间吃点东西）工作时，我被同事或访客打断，要出去吃饭。经常发生的情况是，我从那顿午餐中得到的东西（数学或其他方面）比我在办公室里得到的要多得多，尽管不是我预期的那样。而且，这也是更令人愉快的。(与此类似，在会议上跳过谈话（或完全跳过会议），去做自己的论文，等等。）