PARA第五部分：如何制作项目清单（Part5.The Project List Mindsweep）

内容简介： 本文介绍了如何通过制作项目清单，掌控日常工作生活中的所有项目，不再为事情太多、难以分辨轻重缓急、遗漏重要的事情而抓狂。

我们大多数人都认同：重要的事情要优先做。

但实际上是：因为各种原因，总是先做 催的紧、容易做的事情。

而且，可能会有这种感觉：要做的事情太多，好累；回头一看，最重要的事情常常没时间做。

解决这个问题常见的把事情分成4类：紧急且重要、重要不紧急、紧急不重要、不紧急不重要。 个人使用过一段时间，发现不适合自己：太麻烦，费脑且费时。

针对上面的问题，在这篇文章中，生产力专家蒂亚戈 福特给出了一套解决方案：做项目清单，并且按照 项目 的重要性排序，而不是根据 任务 的重要性；每周更新一次项目清单。

 

欢迎来到 “ 项目清单大扫除”：这一章将一步一步地，详细帮你确认工作和生活中的项目。

项目清单实际上是一个自己想要目标或成果的清单。把所有的项目都放在一个清单里，可以把它作为一个仪表盘，一目了然掌握所有项目的进度。

大多数人都无法拿出一个完整的、赖以生存的项目清单。然而他们会告诉你：他们非常忙。创建一个清晰的项目清单，可以让你有信心地去决定：某件事是否要去做。

一旦你知道了你的能力范围，就能够有意识地、战略性地做出决策，而不是被动地去应对。

我们内心常常会抵触：把所有的项目都写下来。因为看到这么多项目在一起的时候，会让自己感到不知所措。

但是，不假思索地收集所有项目，是重新获得控制感的第1步。你本来就要做这些项目，我们只是创建一个工具帮你来管理这些项目。

可以按照下面的说明来创建项目清单，可以帮助你进行操作。

 

”项目（project）“ 的定义

首先，我们要明确”项目“的定义。

”项目“ 可以指代很多东西：改造家里的浴室可以称作一个项目，价值数百亿的探月工程也能称作是一个项目。

我们采用这样的”项目“定义：需要不止一个工作步骤才能完成的、完成后有你想要的结果的事情。

这个定义迫使我们承认这样一个现实：即使是最简单的结果–如 “购买耳机 “或 “准备会议”–通常也需要许多步骤。当然， 不能用宝贵的大脑去跟踪这些步骤，可以用一个外部工具去跟踪它们。

项目清单可以为我们记住所有步骤，我们只需要专注于下一个行动。

大多数人发现，坚持这个定义会产生一个大约包含20-40个项目的清单，这就是为什么我们要使用一个外部工具–而不是我们的大脑!

第1步：将你认为可以成为项目的所有东西进行一次头脑风暴

这里是一些需要注意、考虑的地方：

你的想法

有什么事情让你担心，而你却没有花时间去把它确定为一个项目？什么事情占用的心力超过了预期？有哪些必须要做，且会获得收益的项目，但是你却没有持续跟进？

例如。”我的背很疼” => 挂专家号去医院看一下

日历

看看过去几周的情况：你需要跟进哪些事情？哪些事情需要收尾？你想从已经发生的事件中创建什么项目？

展望未来几周：什么需要计划和准备？哪些事情需要设定目标？你需要和谁叙旧？

例如：”我需要弄清楚：在团队外出活动中要做什么” => 计划团队外出活动的日程

待办事项清单

你已经采取了哪些行动？这些行动实际上是你尚未确定的、更大项目的一部分吗？

例如。”我需要跟进房屋清洁工” => 找到清洁工，并安排每周清洁时间

议程

哪些沟通或行动，实际上是更大项目的一部分？

例如：”我需要给琳达回电话” => 和琳达一起开展销售活动

公文包/手袋/皮夹/钱包

你保存了哪些可以提醒你采取某些行动的物件？哪些东西因为项目所需，没有被扔掉？

例如：公文包里的名片 => 与会议上的潜在承包商联系

物理环境

环顾你的办公室、家、汽车或办公桌：哪些实物代表你还没有确定的项目？

办公桌上的文件 => 打包好文件，并邮寄给商业伙伴

电脑

看看你的电脑桌面、下载文件夹、文档文件夹、书签、电子邮件、打开的浏览器标签：因为它是项目的一部分而保留吗？

例如：PDF文章 => 阅读文章草稿，并给合著者提反馈意见

流程或程序

在工作或生活中，哪些流程可以更有效、更精简、更有目的性？经常做的哪些事情花费时间太长，原因是事情太难，还是没有经过深思熟虑？

例如：买菜 => 收集主要日用品清单，并计划好日期，定期购买。

创造性的机会

你想学习、发展、建造、投入、追求、开始、探索或玩什么项目？

例如：提高班的传单 => 查找和安排提高的课程

学习新技能

你想学习哪些技能？你想开始哪些兴趣爱好？什么样的项目可以促进你的职业发展，或使你的生活更有趣或更有意义？

例如：购买在线课程的确认邮件 => 完成在线编程课

在这个阶段，不要担心项目的确切定义。在下一步，我们将决定如何处理这个最初的头脑风暴。

第2步：整理和完善你的清单

一些需要考虑的选项：

删除任何明显不是项目的东西

有时候，只需写下来，就能发现它们不是你想要的东西。

合并与同一结果相关的项目

“清理旧电脑 “和 “研究新电脑 “可能是同一个项目 “购买新电脑 “的一部分。

如果一个项目可以用日历条目来代替，就把它添加到你的日历中。

例如，”去机场接妹妹 “其实不需要主动跟踪。在那天看到日程表，去执行就好了。

把 “将来/可能 “的项目移到列表的底部

保持对这些未来项目的跟踪，但不要让它们扰乱你当前的清单。

第3步：确定每个项目的预期结果

浏览清单上的每个项目，问问自己：对这个项目的期望结果是什么？如何才能让这个项目取得杰出的成就？

我建议用现在时来写这些期望的结果，以便更好地规划、推进项目。

• 项目：安排预约医生 => 结果： 背部疼痛得到解决，我可以在没有不适的情况下睡觉了
• 项目：计划团队的外出活动议程 => 结果: 团队明确了需要完成的任务，确定和分配了下一步行动目标。
• 项目：与琳达一起制定销售活动 => 成果： 销售活动得到执行团队的批准，预算得到分配，并向团队介绍了情况。

添加一个日期

预期结果必须要有一个日期。

清单上的每一个项目都需要有一个具体的最后期限或时间框架，不能留任何混淆的余地（如 “在2017年6月30日前”，”在2017年底前”，或 “在2017年第三季度末”）。

这种方法可以用来测试：这是否是一个真正需要投入时间的项目。

即使是任意写的一个日期，它也能提醒你检查项目进展，重新评估执行方法。

为你清单上的每个项目添加一个目标完成日期。

使用包含明确动作的动词

我们正在寻找一个描述完成(DONE)的动词：最终确定（finalize）、提交（submit）、交付(deliver)、完成(complete)、发送(send)、澄清(clarify)、组织(organize)、更新(update)、实施(implement)、解决(resolve)、重组(reorganize)、设计(design)、推出(roll out)、安装(install)、设置(set up)、发布(publish)或完成 (complete)。

如果你发现自己使用了诸如管理(manage)、监督(oversee)、确保(ensure)或最大限度(maximize)的动词，这可能是一个领域，而不是一个项目。

项目必须是一些短期内发生的事情，这样才能把它标记为“完成”。

如果你看到某个项目没有包括明确动作的动词，现在就把它们加进去。

第4步：按项目设置清单的优先次序

大多数人根据单个任务设置优先次序。

这种方法的问题是：只需要一个电话、一封电子邮件或一个新的信息就可以完全改变优先次序。在你的一天和一周中，优先事项是不断变化的。

我们花了很多时间，来确定任务的优先顺序，但是它可能随时变动，这不是浪费时间吗？

但是，确定项目的优先次序后，情况就大不相同了。

项目的进展要慢得多，即使有紧急情况，也不会改变其优先次序。

花时间明确哪些项目是最重要是值得的，

我们要花时间确定哪些项目是最重要的：因为在一周内，它不太可能有很大的变化。

每周都要重新对项目清单按照重要性排序。

这通常是在每周的开始做，以便其它时间可以把注意力集中到最重要的项目上，而不会被其它项目分散注意力。

凭直觉判断每个项目在本周应该占用你多少心理带宽，并对你的清单进行相应的分类。

凭直觉判断每个项目本周需要投入的精力，并且对清单进行相应的排序。

第5步：评估你的项目清单

项目清单里，是否包含你想要的所有结果？

鸟瞰整个清单：

它是否准确地代表了你目前的优先事项、兴趣、价值观和长期目标？

在哪个领域里的项目太多？哪些成果或目标对你很重要，但是却没有安排相应的项目？哪些地方花费了时间、精力，但是却没有明确的目标或结果？

对于那些根本不清楚的地方，退一步问：”我在这里真正要完成的是什么？”或 “这与哪个更大目的标有联系？”

有了这个完整的清单在你面前，应该取消、推迟、重新谈判或明确哪些项目？

结论

有了清晰完整的项目清单，你现在就可以去做该做的事情，不必担心会漏了什么重要的事情。

你可以把大部分注意力，都集中在最重要的项目上，同时还能关注其它项目。

任何时候，如果你觉得自己思路不清晰、不知道重点在哪里的时候，可以通过项目清单来确定优先级。

你还可以进行“每周回顾”，每周检查项目情况并更新项目清单。如果你从一个更冷静、更平衡、远离工作混乱的角度看问题，会发现更容易保持整个星期的有条不紊。

 

 

附录：项目清单大扫除模板 V-2.0

第1步：对你认为可以成为项目的所有东西进行一次头脑风暴

通过对你认为可以成为项目的所有东西进行 “头脑风暴”，开始项目清单制作练习。不要判断、不要过滤。把它们写在“正式项目清单”里。

可以通过“项目清单提示”来帮助你，

项目清单提示

在下表中的第一栏中列出活跃的项目（Active projects）。

正式项目清单

项目(Project)	成果（Outcome）	截止日期（Deadline）
.
.
.
……

 

第2步：整理和完善你的清单

现在要整理和完善你的初始清单了。以下是可以考虑做的几件事：

• 删除任何明显不是项目的东西
• 合并与同一结果相关的项目
• 如果一个项目可以用日历条目来代替，就把它添加到你的日历中
• 把 “将来/可能 “的项目移到列表的底部

第3步：确定每个项目的预期结果

浏览清单上的每个项目，问问自己：对这个项目的期望结果是什么？要想让这个项目成功，需要做什么？在上面“正式项目清单”的第二栏中写上期望的结果。

接下来，在第三栏中为你清单上的每个项目添加一个完成日期。即使它没有一个确切的截止日期，这个日期也将作为一个检查点。

第4步：按项目设置清单的优先次序

将上面的列表从最高到最低的优先级重新排列

第5步：评估你的项目清单——项目清单里，是否包含你想要的所有结果？

当看到完整的项目清单时，需要问自己的问题：

• 清单是否准确地代表了你目前的优先事项、兴趣、价值观和长期目标？
• 在哪个领域里的项目太多？
• 哪些成果或目标对你很重要，但是却没有安排相应的项目？
• 哪些地方花费了时间、精力，但是却没有明确的目标或结果？
• 应该取消、推迟、重新谈判或明确哪些项目

注释：

1. PARA第5部分：项目清单大扫除 PARA Part 5: The Project List Mindsweep
2. 英文原文：https://fortelabs.com/blog/p-a-r-a-v-the-project-list-mindsweep/
3. 印象笔记模板链接：https://www.evernote.com/shard/s204/client/snv?noteGuid=9360e11b-652f-4a65-98da-499a3f687197&noteKey=0dac3edbafcd3320&sn=https%3A%2F%2Fwww.evernote.com%2Fshard%2Fs204%2Fsh%2F9360e11b-652f-4a65-98da-499a3f687197%2F0dac3edbafcd3320&title=Project%2BList%2BMindsweep%2Bv2.0%2Btemplate
4. 参考译文：https://www.notion.so/PARA-Part-5-The-Project-List-Mindsweep-Forte-Labs-0f0b755d109546969159f2e7bfe31e09