在职场久了，才知道这样安排工作日程，方能实现真正的高效

 

世界上只有两种物质：高效率和低效率；

世界上只有两种人：高效率的人和低效率的人。

                                                                                      ----萧伯纳

 

有一位表演大师上场前，他的弟子告诉他鞋带松了。大师点头致谢，蹲下来仔细系好。等弟子转身后，大师又蹲下来将鞋带解松。

有个旁观者看到这一切，不解地问：“大师，您为什么又要将鞋带解松呢？”大师回答道：“因为我饰演的是一位劳累的旅者，长途跋涉让鞋带松开，可通过这个细节表现旅者的劳累憔悴 。”

“那您为什么不直接告诉您的弟子呢？”旁观者又问，大师说：“他能细心地发现我的鞋带松了，并且热心地告诉我，我一定要保护他这种热情的积极性，及时给他鼓励，至于为什么要将鞋带解开，将来会有更多的机会教他表演，可以下一次再说啊”

工作中，常常有人抱怨自己工作繁重、每天都有干不完的事、一周有一半以上的时间在加班，根本没有时间顾及其它。

但是，如同故事中的表演大师，若要集中精力于当务之急，就得排除次要事物的牵绊。把最重要的事情排到第一位，制定自己的日程安排，更能高效的完成工作任务。

 

如何合理规划一天的工作日程？在这里我给大家总结了以下5点做法。

1.学会判断任务优先级

每天手头的工作很多，既有正在进行中的，也有被领导和同事临时甩过来的，如果不分轻重缓急，就会感觉毫无头绪，倍感焦虑。

因此需要学会根据这样两个维度判断任务的先后顺序。即：

重要性（重要vs.不重要 ）

紧迫性（紧急vs.不紧急）

根据这两个维度可以划分出4个象限，将待办事项依次放入4个象限，就可以清晰判断出，紧急而重要的事情一定是最有优先级，需要马上处理的。

 

 

 

2.追踪自己的“巅峰时刻”

很多人会有这种感觉：

如果手上的工作，处理起来非常顺手，并且十分高效时，就会高度专注，甚至沉迷其中，认为一天时间过得很快。

这种理想的工作状态，我们称之为“巅峰时刻”。

很多高效人士，能经常体会到“巅峰时刻”，而且会因为工作效率高，快速得到提拔。但大部分人，只有遇到自己喜欢的事情，进入工作状态才会快一些；遇到不喜欢的，就会产生抵触心理，毫无效率可言。

75%的人，一天会依次经历三个阶段：巅峰时段、低谷时段以及恢复时段。而另外25%的人，顺序刚好相反。

在每天的不同时段，我们可以追踪自己的能量水平变化，从而发现自己的巅峰时段，并在此时段内高效产出。

具体做法是：你可以制作一张表格，以周为单位，每天记录不同时段的能量水平，包括创造力、专注力以及兴趣点的变化情况。从这些记录中，就能发现巅峰时段出现的规律。

一旦找到自己的巅峰时段，你就不要错失这些宝贵时间，要珍惜每分每秒，实现高效量产。

3.做工作计划并经常回顾

不管你习惯用PPT，Excel或是其他办公软件，一定要给自己制定个日／周工作计划，包括上周工作进展和本周工作计划。

针对每一项工作或任务，都要详细标注开始和截止时间，交付物是什么，需要对接的有哪些部门和同事，有什么样的KPI等等。

这样方便自己定期回顾任务的状态，是待开始、进行中，延误还是取消，有利于自己针对不同情况采取下一步措施。

4.善于“偷师”学艺

公司不等于学校，没有人像老师那样有义务的教你如何工作，这时我们就需要有一双善于发现的眼睛和机灵的头脑，看到别人受到认可和表扬，就要仔细揣摩和观察，看看人家到底哪里做得好，如何做得好的。

有心人可以将对方报告或文件好好拆解，学习人家如何设计框架，提炼要点，组织素材和推导结论的。

5.根据角色规划日程

员工的角色分为两种，执行者和管理者。

管理者的工作核心是会议，他们的日常会议数量多，且时间不固定，日程安排比较分散。相反，执行者会根据管理者的日程安排，尽可能地保持高效工作状态。

比如编辑或者程序员，他们的一项工作，可能需要几个小时才能完成，所以日程安排比较集中。

了解这些内容，对你的工作安排有什么意义呢？

假设你是一位管理者，却想集中一部分时间，用来思考公司整体规划。那么，你完全可以把会议时间，延长至原计划的1.5倍。

比如，会议原计划是1个小时，在设置会议日程时，你可以定为1小时30分种。

这样安排，会让你有额外的时间，来消化会议内容、回顾会议中遗漏的问题，或者单纯的休息等等。

如果时间充足，你还可以解决一些紧急事项，比如，回复员工的微信消息、处理一些重要的工作邮件……提前完成这些事，可以避免耽误你的重要事项。

这些工作方法都是职场人士在实践中提炼总结出来的，超级高效实用，如果你还没有掌握或者运用，那么不如先从其中几项容易的开始着手应用。

让我们努力成为高效率的人吧！