如何有效使用Project（2）——进度计划的执行与监控

继上次的的《编制进度计划、保存基准》继续讲解如何对计划进行执行和监控。

计划执行即：反馈实际进度、反馈工作消耗（本文只考虑工时，不考虑成本）、提出计划变更请求。如果你的企业实施了专门的PM系统，那么这些工作应该是各个执行人员分头反馈，但是如果用Project，那么就得劳驾项目经理同志去挨个手动填写了，哈哈苦B的项目经理！

计划监控有许多种方式，针对不通过的项目角色，可以提供不同的计划监控图表，特别是在项目组合管理中，更是繁多。本文只考虑单项目管理，用Project可以做到的计划监控，无非就是进度监控和资源监控。其实这两个，也是做重要的。

好了，就此开始：

1.执行

1.1 单个任务执行

在一般情况下，需要对项目正在执行的每个任务进行定期更新。

需要在Project中加入“完成百分比”、“实际工期”、“工时完成百分比”、“工时”、“实际工时”这些列。其实这里的“完成百分比”就是工期完成百分比。

更新任务时，一般需要在“完成百分比”中输入实际的百分比，然后Project会自动计算实际工期、实际工时和工时完成百分比。

这里需要注意：Project自动将“完成百分比”和“工时完成百分比”想关联，即Project默认为，经过了多少工期，就相当于完成了多少工作量。但有时候不是这样的，就需要去掉这个关联。在Project 的“选项 - 日程”中，去掉“”的勾选即可实现分离。

分离之后，工期和工时将没有关系，需要自己手动填写。

 

1.2 整体更新项目进展

在极少数的理想情况下，项目执行进度和项目计划的进度一样，则可以使用统一更新的功能。

在Project 2010中可在“项目 - 更新项目”菜单中打开这一功能：

更新后，项目的时间线也会随之变化，而且相关的各个任务都会按照理想的状态更新进度和资源情况。

 

1.3 提出计划变更

提出计划变更很简单，只需要修改计划的工期即可。这可能会给后置任务带来影响，至于如何识别以及处理这些影响，我们下文介绍。

 

2. 监控

2.1 监控进度

对于当前进度的简单监控，在默认的甘特图视图中查看即可。其实对进度监控的主要工作还是监控计划变更。

 

2.2 监控变更

2.2.1 查看“总浮时”，保证项目进度计划的合理性：

在编制项目进度计划时已经提到，由于里程碑的约束，可能会导致任务的“总浮时”为负值。这里也一样，任务的工期可能因为变更而被修改，但是里程碑是受约束的，不会变。

如果出现了以上情况，就说明项目进度计划由于变更而不再合理，需要调整。

如何调整在上文中已经提到，可以去参考：http://www.cnblogs.com/wangfupeng1988/p/3647166.html

 

2.2.2 用比较基准：

进入【跟踪甘特图】视图，可以看到右侧甘特图中有两层

其中，上层是实际的计划，下层是之前保存的比较基准。通过这里比较，就可以看到，当前实际的计划和之前保存的基准有什么差异。

当然，如果想看具体的数据，可以把基准的数据添加到列中。如要看完成时间的差异，可以这样看：

从上图中看到，时间差异是负值，说明计划将提前完成。如果这里的差异是正数，那么就要小心了，计划可能要延期。

 

2.3 监控资源

监控资源可以通过【资源使用状况】和【任务分配状况】两个视图进行查看。

在【资源使用状况】中，添加“实际工时”和“累计工时”两列

就可以查看一个资源在不同工作下的分配工时、实际工时和累计工时，效果如下：

 

在【工作分配状况】视图中，也可以查看每个任务的分配工时、实际工时和累计工时。

 

这两个视图，其实从不同的维度来统计资源消耗，一个是从资源角度，一个是从工作分解结构的角度。

 

3. 总结：

Project是一个很强大的软件，功能很多，本文只介绍了它最常用最有效的功能。根据8/2原则，这20%的功能，即可解决工作中80%的问题。

希望大家，尤其是各位项目经理，善用这个工具。

 

另外，微软Office中的word、excel、ppt已经被金山WPS翻版的很成功了，而工作中常用的Project和visio至今都没见着，很遗憾。

后期我可能会尝试做一个Project的PM软件，做BS、分角色的，也很期待各位同仁有兴趣者能做出一个给大家提供帮助。

 

Project的简单分析先到这里吧，以后若有时间再针对一些Project的知识另作分享！