从员工到总经理的成长笔记:自慢(10)
第36节:第二章 自慢的成长学习(14)
可是"达人"并非天生,他也是经过长期学习、磨炼、研究而来,学习与历练是承袭前人的经验,而研究则是发扬光大,创造新的竞争优势。每一个达人都有独门的绝技,有的可公开,有的不传外人,但都是透过长期的探索、研究,在不断地"追根究底"之后,而形成专业,变成专家。
这样的专业精神,放诸四海而皆准。记得我曾经问过台塑集团的许多高级主管:台塑被誉为经营的典范,那台塑的管理精神是什么?他们回答的用词很不一致,显示台塑内部并无统一的说法,不过归纳起来,都指向一个重点,那就是"追根究底"的态度。当时无法体会,"追根究底"这四个简单、通俗的字,怎么会塑造台塑王国呢?
后来接触了比较多的管理实务,发觉每一件事情的解决都是透过追根究底的过程,工作没效率,追踪到底是人,还是方法,还是流程,还是其他因素,哪里有问题,就改哪里,一路要追到彻底改善、效率提升为止。
追根究底的过程,我们可能不只自己找答案,还要找专家、找同业、找异业学习,然后把每一件事情都找到标准化的作业流程,然后不断改进,这就是最佳化(best practice),然后要求工作者反复练习,一直到彻底熟练,每一次作业的误差都很少(六西格玛),当然可以得到最好的优良率、最高的绩效。
每一个人,如果也能用追根究底的精神,探索工作、生活的每一个细节,都有机会培养出某一种专业,而拥有追根究底的专业态度,当然就是专业人。成功人士一定是专业的,你要成为哪一种人呢?
■后 记
现在社会流行"达人",任何领域都要寻找达人,可是什么是达人呢?答案就是"专业"!
24少用判断,多用计算:如何找到答案
每个人每天都在做决定,大多数的决定都是凭经验、凭感觉,每一个人都需要发展出一套尽可能量化的决策过程,用数据、用计算、用分析,就可以得到结果,而不要用直觉碰运气。
刚开始学习出版时,编辑来问我:有一本书的内容是这样,作者是谁,我感觉这本书的内容不错,何先生,你觉得怎么样,值得出版吗?
那时候,不敢承认我不懂,只有努力地和他一起讨论内容、讨论作者、讨论市场,然后下一个连我自己都不知道对还是错的判断。
回想那一段,我能存活到现在,真是承天之幸。
后来,当然就不是这样了,我们发展出一张电子表格,我称它为出版的"帝王窗体",把所有的思考,都已经尽可能量化,只要填上各种参数,自动跑出可能的营运结果,我们依赖计算,用了很少的判断,这是一个去掉直觉、少用判断、搜集资料、多用计算的过程。
判断与计算有何差别?判断是直觉的,判断是使用信息少的,判断是问结果,判断是一翻两瞪眼的,判断往往是现象与经验的立即反射、反应。
可是计算不同,计算需要有丰富的信息与情报做基础,然后进行复杂的未来推演,然后分别就每一种可能仔细计算利弊得失,让决策者在复杂的情境中能够得到可资判断的基础。
第37节:第二章 自慢的成长学习(15)
严格来说,计算是判断的前置作业,当所有的可能算计清楚之后,判断才有用武之地。计算强调的是过程,强调的是未来模拟,强调的是书面作业,强调的是精准分析,强调的是做出数个方案的可能选择。
反过来说,判断可能是盲目的,主要的凭借是经验与直觉。不幸的是,经验又有高度的风险性,因为经验是过去的情境、过去的历史,而判断是要替未来做决定。用过去的情境、用过去的经验,要分析未来可能发生的事,难免会有高度的时间落差而导致判断错误。
或许我们应该说,精准的计算是大企业做的事,因为有足够的人力、足够的资源、足够的知识,让每一项决策都在足够的信息及情报基础下完成最佳的分析。这样的决策,理论上犯错的可能较少。
不幸的是,作为一个企业经营者,大多数的情境,都是在不可能完成这么精准的计算下,就需要用判断来做决定,那又如何避免判断可能犯的错呢?
一个快速计算习惯的养成可能非常重要,快速计算的习惯包括几个重要的步骤:一、尽可能地情报搜集;二、找出关键性的变量;三、就这些关键性的变动,进行快速的变动因素试算,以形成几个不同可能、不同结果的方案;四、就这些可能再进行最后的判断。
经过这些程序,或许我们仍然不能全然掌握未来的变动,但至少我们可减少直觉的判断,进而减少直觉的错误!
■后 记
说到计算,我们都应该感谢微软这家公司出了excel软件,其电子表格,能力超强,解决了许多问题,我常告诉小朋友,做生意如果不会电子表格,赔钱是应该的。
第38节:第三章:自慢的专业方法(1)
第三章:自慢的专业方法
大学念书的时候,暑假在邮局打工,担任邮件的分区分拣工作。每天都有成千上万的邮件,要按各区域分别归类,才能分开送达。那是一个极无趣而无聊的工作,我一度想中途逃离,但害怕留下不良的打工记录,只好勉强留下来。
但日子实在太难过了,一定要想一个方法自我排遣,于是我自己和自己挑战。我用三分钟为一单位,看看每一节我能分拣多少份邮件,刚开始每一节能分拣一百多件,到最后我最高纪录一节三分钟能超过三百件,当然为了提高速度,我自己不断研究步骤与方法,经过不断测试,再反复练习,当我打工结束时,主管颁了一个奖给我,因为我是速度最高的工读生,事实上,许多邮局的正式员工也比不上我。
用专业的态度,探索工作的每一项细节,并找到最佳的工作方法,这是我一向的工作习惯。我会先做分解动作,我会重新思考工作逻辑,我会改变流程,经过不断尝试后,我自己找出许多工作的概念与方法,这些想法是不是最好的,我不知道,但这是我最自慢的方法。
25从复杂到简单:工作成就基本原理
事情做不好的原因只有一个:那就是事情太复杂,以至于工作者的能力不足以应付。因此改善的方法只有一个:要不把事情变简单,要不就提升工作者的能力。只是工作者能力的提升旷日废时,不易期待。因此,把事情变简单是唯一的方法。
刚开始做出版的时候,书卖不好,只好想尽各种办法来卖书,办演讲会推广、办书展打折贩卖;找特殊渠道,低价批掉;拜托经销商,对我们的书给予特殊照顾。所有的努力,就是要把产品卖掉,改变营运的窘境!
但一切的努力,多属白费,生意虽然多做了一些,但因而增加的成本似乎更高。更可怕的是,所有的特殊作为,都把公司的营运模式变得更复杂。许多的作为,彼此冲突,以至于营运没改善,但公司紊乱不堪,每天都在救火。
事后,我终于弄清楚,我犯了什么错。事情做不好的原因只有一个:那就是事情太复杂,以至于工作者的能力不足以应付。因此改善的方法只有一个:要不把事情变简单,要不就提升工作者的能力。只是工作者能力的提升旷日废时,不易期待。因此,把事情变简单是唯一的方法。
只不过,我所有的改善作为,全部是把事情变复杂,结果当然是缘木求鱼!至于如何把事情变简单呢?改变自己、改变产品是最简单的方法,因为我没做出读者所需要的产品,所以书卖不掉,只要我想法改变、做法改变,做出真正满足读者所需要的产品,这不是最简单的方法吗?
有了自己惨痛的经验后,我开始观察所有的生意,发觉这世界还不乏和我一样的笨人:一个十平方米大的小店,卖了十几种面,牛肉面、排骨面……问题是样样难吃,生意不好是因为手艺不佳、口味不佳,不是品种少;一个小贸易公司,代理了几十样商品,问题是没一样卖得好!一张小小的名片,上面十几种头衔,什么事都做,只是不知道什么才是核心专业。
年纪越大,经验越多,我越来越清楚"简单"的重要,发觉"简单"是许多事的关键成功因素。
许多人因为"简单",一辈子只做一件事,因而成就无人可比的专业,成为该行业的顶尖达人。许多生意,因为简单,只解决大众的某一种困难,因而变成不可或缺。许多产品,因为简单,只针对一种人、只满足一种人,市场不大,但精准而高价。许多人,因为简单,心思单纯,容易相处。许多人做决定,因为简单,目标清楚,只有勇往直前、义无反顾,所以成功。还有人因为简单,所以立场一致、始终如一,所以赢得信任。
简单还可以用各种不同的形式出现:生活简单,可以养廉,无欲则刚,人品自高;目标简单,是聚焦,是方向明确,是共识,是团结一致;方法简单,是流程简化,是找到标准作业程序,是成本降低,是竞争力提升;做人简单,是不说假话、表里如一,无不可告人之事,一切真诚相待。
人的成长是一个从简单到复杂的社会化过程,但随着知识与经验复杂之后,我们也丧失了"简单"的原力,面对外在的复杂,内心回归简单是一个自我再发现之路。
■后 记
刚开始当记者时,常觉得受访者没诚意。问成功的企业家,成功的原因是什么?他们回答的不是认真,就是诚信,要不就是努力。问成功的销售人员为什么成功,他们回答的也会令你绝倒:勤快、认真、心中有客户……
第39节:第三章:自慢的专业方法(2)
结果当我体会到简单的道理后,发觉一切答案都是如此简单,回到原点就会成功。我们不成功,因为连最简单的事都没做好。
26想清楚、写下来、说出来
我遇过许多非常能干的人,这些人经常纸笔不离身,无论何时何地,都随时记录下来。面对这种人,我戒慎恐惧,因为所有的事都无所遁形,白纸黑字,清楚明白。
大多数人偷懒,只用嘴巴沟通,常有极大的落差,如果能养成"写下来"书面文字化的习惯,会大幅提升工作效率。
要观察一个公司是否严谨,看他们如何开会就知道了。如果开会时每一个人都只是带一张嘴,即兴发言,这肯定是一家不严谨的公司,因为肯定每一个人都只是用直觉与反射神经在互相应对,不可能有深度的思考与规划。
我年轻的时候就是如此,一向自恃口才伶俐、反应灵敏,因此大多数的情况,都是即席反应、即席应对。除非有人要求事先提交会前资料,我才会勉强应付。但是当我有机会比较这两者的差异时,我幡然悔悟:"想清楚、写下来、说出来"变成我自我强迫的工作习惯。
从此以后,我要求开会时,每一个人务必事前准备文字数据。每个人都了解,我最讨厌带一张嘴巴来跟我胡说八道的人。而且我最了解这些人是如何打混的,因为我曾经是那个最会带一张嘴到处打混的人。
看起来这是三个步骤:想、写、说。其实其中的关键只有一个,就是"写下来",准备一份书面数据,会使所有不明确、不精准、不严谨的问题一笔勾销。
根据我自己的经验,不写下来,并不代表我想得少,想清楚这个步骤是永远存在的。但是因为没有写下来,想只是发散性的思考,是片段的,是不周全的,而直接跳到说的过程,又会有非常多的遗漏。同一件事,如果我有机会重复说,我发觉我每一次说的都不一样,这就是没有"写下来"使然。
而当我决定"写下来"以后,我更发觉"想清楚"这个环节会更加严谨周全。我不再是天马行空地想,我会先用Bottom up(自下而上)的方法,写下每一个相关的思考要点,这是随机的、发散的,一旦形成足够的量之后,我再用归纳、演绎及相关联性进行整理,最后我会重新组合,形成一个结构严谨的书面数据。然后,再根据这个书面资料进行说明。这就是"想清楚、写下来、说出来"工作三步骤。
这其中还有机会把书面的文字数据,进一步整理成图解式的表述形式,那么对自己,对其他人,都会更具有说服力,也更一目了然,绝对会加速讨论、沟通与达成共识。
或许有人会说,写下来这是多么繁复的过程,我只是表达意见而已,有必要这么麻烦吗?我要说:第一,经过"写下来"这个步骤,其实是一项训练,只要你养成习惯,绝不繁复,可以很快完成;第二,"写下来"这件事其实更是一种工作态度,代表你的慎始敬终、严谨小心,绝对有助于你在之前"想清楚",在之后"说明白",这是一个关键步骤,绝不能省。
第40节:第三章:自慢的专业方法(3)
更何况,未来的数字时代,留下记录,留下档案,更是不可或缺的习惯,应该训练自己闭上嘴巴,除非你事先已经写下来。
■后 记
语言是沟通的工具,文字是记录存证的工具,而文字化的过程,又可以让思考彻底沉淀,善于使用文字的人,通常是深沉而严谨的。
在我的工作档案中,留存了无数的文字记录,各种计划、企划书、文章、便条,这其实也充满了回忆。
27有做、做完、做对、做好
为什么做完了所有的事,却达不成原来期待的目标,结果和自己的想象不一样呢?
仔细拆解工作的四个层次:有做、做完、做对、做好,就不难找到问题的症结。
在每个月都要做的检讨会中,有一个杂志团队营运出现了问题,我仔细检视了他们的产品,我直觉地感受到,他们并没有真正了解读者的需要,产品因而也就没能真正满足读者。于是我尝试建议:定位应如何调整,内容选题应如何修正。没想到这个单位主管竟告诉我,他们就是这样想,也是这样在工作。
我十分纳闷,这本杂志的内容,跟我所说的方向明明差距很大,怎么会一样呢?仔细分析,我终于了解:这是执行面的落差所造成。因为他们的定位大致是对的,但理解不深刻,工作的落差很大,所想的和所做的完全不对称,以至于结果完全不一样。
严格来说,工作有四个层次:有做、做完、做对、做好。如果事情很简单,流程很清楚,工作有做就等于做完,甚至就等于做对、做好。如下班要关灯这件事,只要有做,就是做对、做好,四个层次没差别。但大多数工作并不是这么简单,以办公室的电话总机为例,有做、做完、做对、做好完全不一样。因此人人都在做总机,但每个人都不一样,你很容易辨认谁是好总机,谁是坏总机,而他们的工作成果,也反映了整个公司的严谨程度。
"有做"与"做完"的差异是具象而明确的。由于许多工作的步骤复杂,有做不等于做完,因此公司管理为什么会讲究流程标准化,会追逐最佳实务,这都是要让每一项工作,不论谁做、不论什么时候做,每一次都确定有做,而且做完,并期待得到一样的结果。
"做对"与"做好"则是质量的差异,不容易用过程来检验,而是看结果是否达到我们预期的目标,如果没有达成预期的目标,就是没有做对,也没有做好!
以前面的杂志团队为例,他们的定位没错、方向没错,也编出一本刊物,这是有做,也做完;但读者不认同,这是没做对,也没做好。当我再仔细检查,更有趣的事情出现了,有许多内容吻合定位,选题是对的;但仔细看,不是无病呻吟,内容没搔着痒处,就是一笔带过,轻描淡写。这就是典型的没有做对、没有做好。
"有做、做完"是表面的层次,比较容易完成,当大家水平都不高时,做了就是好的。但当整个社会成熟了之后,竞争激烈,那讲究的就不只是做了没,更要求要"做对、做好"。每一次看日本的电视节目,处处表现出一个高度成熟社会,每一件事都要做到极致的精神,每一个工作者都要花一辈子去追逐一件事。他们的敬业、他们的研究精神、他们对客户的态度,我可以感受到那是一个追逐"做对、做好、做极致"的社会,每一个人、每一种工作都在追逐"达人"的境界。