18-项目采购管理（9/10 十大管理）
16.1 管理基础
16.1.1 协议/采购合同
项目采购管理包括从项目团队外部采购或获取所需产品、服务或成果的各个过程。例如合同、订购单、协议备忘录（MOA）和服务水平协议（SLA）。被授权采购项目所需货物、服务的人员可以是项目团队、管理层或组织采购部的成员。
因应用领域不同，协议可以是合同、服务水平协议（SLA）、谅解备忘录、协议备忘录（MOA）或订购单。
合同中未规定的任何事项则不具法律强制力。开展国际合作的项目经理应牢记，无论合同规定如何详尽，文化和当地法律对合同及其可执行性均有影响。
因应用领域不同，卖方可以是承包商、供货商、服务提供商或供应商；买房可能为最终产品的所有人、分包商、收购机构、服务需求者或购买方。
16.1.2 管理新实践
工具的改进
更先进的风险管理
变化中的合同签署实践
物流和供应链管理
技术和干系人关系
试用采购
16.2 项目采购管理过程
16.2.1 过程概述
| 过程 | 过程定义 | 主要作用 |
|---|---|---|
| 1.规划采购管理 | 记录项目采购决策、明确采购方法，及识别潜在卖方的过程 | 确定是否从项目外部获取货物和服务，如果是，则还要确定将在什么时间、以什么方式获取什么货物和服务 【仅开展一次或仅在项目的预定义点开展】 |
| 2.实施采购 | 获取卖方应答、选择卖方并授予合同的过程 | 选定合格卖方并签署关于货物或服务交付的法律协议。本过程的最后成果是签订的协议，包括正式合同 【在整个项目期间定期开展】 |
| 3.控制采购 | 管理采购关系、监督合同绩效、实施必要的变更和纠偏，以及关闭合同的过程 | 确保买卖双方履行法律协议，满足项目需求 【在整个项目期间开展】 |
16.2.2 裁剪考虑因素
- 采购的复杂性
- 物理地点
- 治理的法规环境
- 承包商的可用性
16.2.3 敏捷与适应方法
16.3 规划采购管理
一般的采购步骤为：
- 准备采购工作说明书（sow）或工作大纲（TOR）
- 准备高层级的成本估算，制定预算
- 发布招标广告
- 确定合格卖方的名单
- 准备并发布招标文件
- 由卖方准备并提交建议书
- 对建议书开展技术（包括质量）评估
- 对建议书开展成本评估
- 准备最终的综合评估报告（包括质量及成本），选出中标建议书
- 结束谈判，买房和卖方签署合同
16.3.1 输入
1.立项管理文件
2.项目章程
3.项目管理计划
- 范围管理计划：承包商的工作范围
- 质量管理计划：项目需要遵循的行业标准与准则
- 资源管理计划：哪些资源需要采购或租赁的信息
- 范围基准：工作编制工作说明书（SOW）和工作大纲（TOR）
4.项目文件
- 风险登记册
- 干系人登记册
- 需求文件
- 需求跟踪矩阵
- 里程碑清单
- 资源需求
- 项目团队派工单
5.事业环境因素
6.组织过程资产
16.3.2 工具与技术
1.专家判断
2.数据收集：市场调研
3.数据分析：自制或外购分析
4.供方选择分析
- 最低成本
- 仅凭资质
- 基于质量或技术方案
- 唯一来源
- 固定预算
5.会议
16.3.3 输出
1.采购管理计划
- 采购管理计划包含要在采购过程中开展的各种活动
- 采购管理计划的内容：
- 如何协调采购与项目的其他工作
- 开展重要采购活动的时间表
- 用于管理合同的采购测量指标
- 与采购有关的干系人决策和职责，如果执行组织有采购部，项目团队拥有的职权和受到的限制
- 可能影响采购工作的制约因素和假设条件
- 司法管辖权和付款货币
- 是否需要编制独立估算，以及是否应将其作为评价标准
- 风险管理事项，包括对履约保函或保险合同的要求，以减轻某些项目险
- 拟使用的预审合格的卖方等
- 采购管理计划 正式/非正式，详细/概括
2.采购策略
1）交付方法
2）合同支付类型
3）采购阶段
3.采购工作说明书
内容包括：规格、所需数量、质量水平、绩效数据、履约期间、工作地点和其他有求
4.招标文件
向潜在卖方征求建议书。可以是信息邀请书、报价邀请书、建议邀请书
- 信息邀请书（RFI）：如果需要卖方提供关于拟采购货物和服务的更多信息，就使用信息邀请书
- 报价邀请书（RFQ）：如果需要供应商提供关于将如何满足需求和（或）将需要多少成本的更多信息，就使用报价邀请书
- 建议邀请书（RFP）：如果项目中出现问题且解决办法难以确定，就使用建议邀请书。采购文件会包括规定的应答格式、相关的采购工作说明书，以及所需的合同条款
5.自制或外购决策
6.独立成本估算
（标底）：对于大型的采购，采购组织可自行准备独立估算，或聘用外部专业估算时做出成本估算，并将其作为评价卖方报价的对照基准。如果二者之间存在明显差异，则可能表明采购工作说明书存在缺陷或模糊，或者潜在卖方误解了或未能完全响应采购工作说明书
7.供方选择标准
：在确定评估标准时，买房要努力确保选出的建议书提供最佳质量的所需服务
8.变更请求
9.项目文件（更新）
10.组织过程资产（更新）
16.4 实施采购
实施采购是获取卖方应答、选择卖方并授予合同的过程。本过程的主要作用是，选定合作卖方并签署关于货物或服务交付的法律协议。本过程的最后成果是签订的协议，包括正式合同。本过程应根据需要在整个项目期间定期开展。
16.4.1 输入
1.项目管理计划
2.项目文件
3.采购文档
- 招标文件
- 采购工作说明书
- 独立成本估算
- 供方选择标准
4.卖方建议书
5.事业环境因素
6.组织过程资产
16.4.2 工具与技术
1.专家判断
2.广告
3.投标人会议：又称承包商会议、供应商会议或投标前会议，是在卖方提交建议书之前，在买房和潜在卖方之间召开的会议，其目的是确保所有潜在投标人对采购要求都有清楚且一致的理解，并确保没有任何投标人会得到特别优待
4.数据分析：建议书评估，对建议书进行评估，确定它们是否对包含在招标文件包中的招标文件、采购工作说明书、供方选择标准和其他文件，都做出了完整且充分的响应
5.人际关系与团队技能：谈判
16.4.3 输出
1.选定的卖方
2.协议
主要内容包括：
- 采购工作说明书或主要的可交付成果
- 进度计划、里程碑，或进度计划中规定的日期
- 绩效报告
- 定价和支付条款
- 检查、质量和验收标准
- 担保和后续产品支持
- 激励和惩罚
- 保险和履约保函
- 下属分包商批准
- 一般条款和条件
- 变更请求处理
- 终止条款和替代争议解决方法
3.变更请求
4.项目管理计划（更新）
5.项目文件（更新）
6.项目过程资产（更新）
16.5 控制采购
对于有多个供应商的较大项目，合同管理的一个重要方面就是管理各个供应商之间的沟通。鉴于其法律意义，很多组织都将合同管理视为于项目的一种组织职能。虽然采购管理员可以是项目团队成员，但通常还应向另一部门的合同管理经理报告。
控制采购的质量，包括采购审计的独立性和可信度，是采购系统可靠性的关键决定因素。
在合同收尾前，若双方达成共识，可以根据协议中的变更控制条款，随时对协议进行修改。通常要书名记录对协议的修改。
16.5.1 输入
1.项目管理计划
2.项目文件
3.采购问答
4.协议
5.工作绩效数据
6.批准的变更请求
7.事业环境因素
8.组织过程资产
16.5.2 工具与技术
1.专家判断
2.索赔管理：谈判
3.数据分析：绩效审查，挣值分析，趋势分析
4.检查：甲方对乙方可交付成果的检查
5.审计：甲方对自己整个采购过程的审计
16.5.3 输出
1.采购关闭：买房通常通过其授权的采购管理员，向卖方发出合同已经完成的正式书面通知。关于正式关闭采购的要求，通常已在合同条款和条件中规定，包括在采购管理计划中。一般而言，这些要求包括：
- 已按时按质按技术要求交付全部可交付成果
- 没有未决索赔或发票，全部最终款项已付清
- 项目管理团队应该在关闭采购之前批准所有的可交付成果
2.采购文档（更新）
3.工作绩效信息
4.变更请求
5.项目管理计划（更新）
6.项目文件（更新）
7.组织过程资产（更新）
16.6 项目合同管理
16.6.1 合同的类型
1）按项目范围划分
总承包合同（并不意味着只订立一个总合同）
单项承包合同
分包合同
- 经合同约定和买方认可，卖方将其承包项目的某一部分或某几部分（非项目的主体结构）再发包给具有相应资质条件的分包方，与分包方订立的合同成为项目分包合同
- 订立项目分包合同必须同时满足5个条件：
- 经过买方认可
- 分包的部分必须是项目非主体工作
- 只能分包部分项目，而不能转包整个项目
- 分包方必须具备相应的资质条件
- 分包方不能再次分包
如果分包的项目出现问题，买方即可以要求卖方承担责任，也可以直接要求分包方承担责任
2）按付款方式划分
总价合同
- 固定总价合同
- 总价加激励费用合同
- 总价加经济价格调整合同：跨越相当长的周期
- 订购单：非大量采购标准化产品
成本补偿合同
- 成本加固定费用合同
- 成本加激励费用
- 如果实际成本小于目标成本，卖方可以得到的付款总数为 "目标成本 + 目标费用 + 买方应负担的成本超支"
- 如果实际成本大于目标成本，买方可以得到的付款总数为 "目标成本 + 目标费用 - 买方应负担的成本节约"
- 成本加奖励费用：买方再凭自己的主观感觉给卖方支付一笔利润
目标成本 100，目标费用（激励费用）10，实际成本 120（乙方），甲 60%（分摊比例） 乙 40%
乙方：100+10+（120-100）* 60% = 122
如果实际成本 80
100 + 10 -（100-80）* 60% = 98
工料合同
- 工料合同是指按项目工作所花费的实际工时数和材料数，按事先确定的单位工时费用标准和单位材料费用标准进行付款
- 这类合同适用于工作性质清楚、工作范围明确，但具体的工作量无法确定的项目
- 在这种合同下，买方承担中等程度的成本风险，即承担工作量变动的风险；而卖方则承担单价风险
- 因此，工料合同在金额小、工期短、不复杂的项目上可以有效使用，但在金额大、工期长的复杂项目上不适用
- 工料合同是兼具成本补偿合同和总价合同的某些特点的混合型合同。在不能很快编写出准确工作说明书的情况下，经常使用工料合同来增加人员、聘请专家以及寻求其他外部支持
3）合同类型的选择
- 如果工作范围很明确，且项目的设计已具备详细的细节，则使用总价合同
- 如果工作性质清楚，但范围不是很清楚，而且工作不复杂，又需要快速签订合同，则使用工料合同
- 如果工作范围尚不清楚，则使用成本补偿合同
- 如果双方分担风险，则使用工料合同；如果买方承担成本风险，则使用成本补偿合同；如果卖方承担成本风险，则使用总价合同
- 如果是购买标准产品，且数量不大，则使用单边合同等
16.6.2 合同的内容
- 项目名称
- 标的内容和范围
- 项目的质量要求
- 项目的计划、进度、地点、地域和方式
- 项目建设过程中的各种期限
- 技术情报和资料的保密
- 风险责任的承担
- 技术成果的归属
- 验收的标准和方法
- 价款、报酬（或使用费）及其支付方式
- 违约金或者损失赔偿的计算方式
- 解决争议的方法
- 名词术语解释
16.6.3 合同管理过程
包括：合同的签订管理、合同的履约管理、合同的变更管理、合同的档案管理、合同违约索赔管理
1.合同的签订管理
1）使用国家或行业标准的合同格式
2）在达成交易和签订合同前，有必要使双方进一步对他们所同意的条款有一致的认识。对合同标的描述务必要达到准确、简练、清晰的标准要求，切忌含混不清
3）对合同中质量条款应具体写清规格、型号、适用的标准等
4）对于合同中需要变更、转让、接触等内容也应详细说明
5）如果合同有附件，对于附件的内容也应精心准备，注意保持与主合同一致，不要相互之间产生矛盾
6）对于既有投标书，又有正式合同书、附件等包含多项内容的合同，要在条款中列明适用顺序
7）保障合同订立的合法性和有效性，当事人可以执签订的合同到公证机关进行公证
8）避免方案变更导致工程变更，从而引发新的误解
9）注意合同内容的前后一致性
2.合同的履约管理
：包括对合同的履约情况进行跟踪管理，主要指对合同当事人按合同规定履行应尽的义务和应尽的职责进行检查，及时、合理地处理和解决合同履行过程中出现的问题，包括合同争议、合同违约和合同索赔等事项。
合同当事人之间无法就某一事项协商达成一致意见，该事项就成为一个争议事项。解决争议的方法主要有替代争议解决方法（包括调解、仲裁等）和诉讼。其优先顺序为谈判（协商）、调解、仲裁、诉讼
3.合同的变更管理
项目合同的变更给另一方当时方造成损失的，除依法可以免责的以外，应有责任方负责赔偿。当事人一方要求修改合同时，应当首先向另一方用书面形式提出。当另一方当事人在接到有关变更项目合同的申请后，应及时做出书面答复。如果同意变更，即表明合同的变更发生法律效力。
4.合同的档案管理
（文本管理）是整个合同管理的基础。包括正本和副本管理、合同文件格式等内容。在文本格式上，为了限制执行人员随意修改合同，一般要求采用电脑打印文本，手写的旁注和修改等不具有法律效力。
5.合同违约索赔管理
按索赔目的分类，可分为工期索赔和费用索赔。
合同索赔的重要前提条件是合同一方或双方存在违约行为和事实，并且由此造成了损失，责任应由对方承担。对提出的合同索赔，凡属于客观原因造成的延期、属于买方也无法预见到的情况，例如，特殊反常天气达到合同中特殊反常天气的约定条件，卖方可能得到延长工期，但得不到费用补偿。对于属于买方的原因造成拖延工期，不仅应给卖方延长工期，还应给予费用补偿
项目发生索赔事件后，一般先由监理工程师调解，若调解不成，由政府建设主管机构进行调解，若仍调解不成，由经济合同仲裁委员会进行调解或仲裁
合同索赔遵循的原则包括：索赔的有理性、索赔依据的有效性、索赔计算的正确性
性质：经济补偿，而非惩罚
索赔的流程（时间都是28天）：
- 提出索赔要求
- 报送索赔资料
- 监理工程师大幅
- 监理工程师逾期答复后果
- 持续索赔
- 仲裁与诉讼
| 序号 | 合同解释原则 | 解释说明 |
|---|---|---|
| 1 | 主导语言原则 | 当两种不一致时，应该以主导语言文本为准 |
| 2 | 适用法律原则 | 合同中应该规定以哪个国家的法律作为合同的适用法律，合同的解释必须根据适用法律进行 |
| 3 | 整体解释原则 | 特殊条件优先于一般条件，具体规定优先于笼统规定，手写条文优先于印刷条文，单价优先于总价，价格的文字表达优先于阿拉伯数字表达，技术规范优先于图纸 |
| 4 | 公平诚信原则 | 如果按整体解释原则进行解释后仍含糊不清，则可按不利于合同起草一方（一般为买方）的原则进行解释 |
