项目管理【58】|项目采购管理-控制采购

控制采购是管理采购关系、监督合同执行情况，并根据需要实施变更和采取纠正措施的过程。控制采购过程是买卖双方都需要的，该过程确保卖方的执行符合合同要求，确保买方可以按照合同条款去执行。

 

1、采购不合格控制的要点：

（1）不合格口识别。采购设备不符合采购计划及采购合同所规定要求、规格、标准，均为不合格品。

（2）经进货验证确定为不合格的产品，采购应及时处理：退货、调换、降级改作他用（降级需批准和备案）。

 

2、采购档案管理的基本要求：

（1）归档的采购资料文件要完整、安全和保密

（2）防止采购资料文件调换、涂改、遗失和损坏

（3）涉及供应商商业机密的，没有得到采购主管领导许可，不得对外提供

（4）采购部门应对采购信息进行管理、控制和利用

（5）采购部门资料保管员按规定保存采购信息资料

注：采购合同签订5个工作日内应将采购合同原件及相应附件归档。

 

3、采购档案保管期有永久、长期（30年）和短期（10年）三种。

 

4、采购入库的三个条件：

（1）检验合格产品填制《进货检验记录单》

（2）库房核对采购设备对应项目准确无误

（3）供应商提供的运货单或到货证明

 

5、控制采购的ITO详解：

①   合同变更控制系统：对已签订的合同进行修改控制的流程系统。修改之后就会成为“批准的变更请求”

②   采购绩效评审：是一种系统的，结构化的审查，买方依据合同审查卖方在规定的成本和进度内完成项目范围和达到质量要求的情况。

③   检查和审计：核实卖方具体工作成果是否符合合同要求。

④   报告绩效：评估专访提供的工作绩效数据和工作绩效报告，形成工作绩效信息，向买方管理层报告。

⑤   支付系统：采购付款系统。

 

控制采购过程是买卖双方都需要的。该过程确保卖方的执行符合合同需求，确保买方可以按合同条款去执行。如果合同执行出现偏差，则需要进行纠正措施。