论大型信息系统项目的采购管理
论大型信息系统项目的采购管理
项目采购管理是为完成项目工作从承担该项目的组织外部购买或获取项目所需的产品、服务或成果的过程。随着IT行业的快速发展和技术不断进步，行业的分工更细，更加强调分工与合作。对本企业不能提供，或虽然能提供但不具备竞争力，同时市场已存在的高性价比的产品、服务和成果，可以以采购的方式获得。
项目采购管理对项目的成功至关重要，规范的项目采购管理要符合项目需要，兼顾经济性、合理性和有效性。规范的采购管理不仅能降低成本、增强市场竞争力，还可以促进项目成功地完成。
请围绕“论大型项目的采购管理”论题，分别从以下几个方面进行论述：
1.简述你参与的信息系统项目情况（项目的概况如名称、客户、项目目标、系统构成、采购特点以及你的角色）。
2.论述采购管理的意义、采购管理所涉及的各个过程。
3.请结合你的项目采购管理经历，论述你是如何灵活运用采购管理理论来管理项目采购的，使用了哪些采购过程、工具？
摘要
2013年4月，我作为项目经理参与了上海市经济信息化委员会浦东办公楼信息系统基础平台的建设。该项目是上海市市政府搬迁项目中的重要组成部分，该项目投资共1200万人民币，建设工期为6个月。该系统涵盖综合布线子系统、电话子系统、会议子系统、发布子系统以及业务子系统等5大子系统以及internet网络，委办内网和涉密内网三大网络。利用各子系统之间的联动，完成协同办公，提高业务效率，以3大网络子系统为基础，做到信息共享和综合利用，从而实现委内委外基础信息的可视化查询和分析，从而提高在业务联动、快速反应、指挥决策等方面的综合能力,为这个委内业务开展提供行之有效的管理手段。
该项目于2014年10月通过了上海市经济信息化委员会的验收，赢得了用户的好评。本文以此项目为例，结合作者的实际经验，讨论了项目采购管理在项目建设过程中的重要性，论述了编制采购计划、编制询价计划、询价、供方选择、合同管理和合同收尾，最后总结分享项目管理的成功经验，以及项目存在的不足及具体的改进措施。
正文
上海市经济信息化委员会浦东办公楼信息系统基础平台建设是上海市市政府搬迁项目中的重要组成部分，该项目投资共1200万人民币，建设工期为半年。市经信委力图通过对新办公楼综合布线子系统、电话子系统、会议子系统、发布子系统以及业务子系统等5大子系统以及internet网络，委办内网和涉密内网三大网络的建设，汇聚整合委办内外各类信息资源，利用信息化手段构建信息系统应用体系的全局性、综合性、基础性支撑工程，建设形成上海市委“高端统筹，周到服务”的又一制高点，全面提升该委办信息化深层次应用的水平。我作为集成方的项目经理，至始至终参与了整个项目的建设。自2013年4月项目启动至2013年10月历时半年，建成的系统至今运行稳定，取得了用户的好评。
该项目的成功与项目整体实施过程中对项目采购过程的有效管理也是分不开的。众所周知，采购工作直接影响着项目建设的进度；采购质量的好坏也制约着项目质量的高低，并将决定项目建成后的连续、稳定和安全运转。下面我就本项目的采购计划、合同编制、供应商选择、合同管理等方面对采购管理加以探讨。
一．编制采购计划
项目采购是一项复杂的工作，在实施具体的采购行为前首先要考虑项目的采购需求。
这就需要结合项目的管理计划、项目范围说明书、工作分解结构表等等，决定项目必需采购的产品或服务、采购的数量、采购设备的规格要求以及质量要求、采购的时机、采购验收标准等；在采购中应及时了解当前产品或服务的市场价位、市场供求情况，以便对采购成本作出一个比较准确的估算和预测，以使项目的资金使用率得到提高，优化项目采购管理中的资源调配。在制订采购计划中还要充分考虑采购的风险并制定有效的应对措施。通过对以上各种因素的分析，并参照了公司采购管理制度及操作流程的规定，我编制出详细可行的项目采购计划。
在采购实施工作中，为规范项目采购管理工作，我们同客户方共同制定了“三审”制，即采购申请审批、询价申报审批和到货验收三个关键点的审查。采购申请审批是在项目选型经过技术论证后开展；询价申报审批是在确认供应商，并通过谈判确认最终采购价格后开展。同时需提交供应商的相关证明文件、售后保证等承诺文件；到货验收是依据采购合同，执行到货验收的审查工作。“三审”制对于保证采购工作合理、规范的开展，发挥了重要作用。
二．编制招标文件并进行招标
为了保证采购计划的有效性，按时、高质量的获得外部产品和服务资源，必须制订出项目的招标计划，包括准备招标所需要的文件和评定标准的过程。招标文件编制的质量将直接关系到招标工作是否能正常进行、授标后是否能顺利履行合同。故我在编制过程中，力求做到内容完整、详尽，用词准确严谨，避免招标双方对文件的理解和解释产生岐义，增加评标工作量，影响招标工作的顺利进行。
招标文件包括以下几方面：
技术文件：设备、散材及附件的技术条件和要求；
商务文件：包括询价函、报价须知及供货一览表、合同基本条件及包装、运输等。
在拟订招标文件过程中，我组织了有关方面的专家及具备类似经验的人员，从项目的实际需求出发，经过反复讨论、审查、修改，最后形成定稿。对于关键件的选用，在广泛了解市场及使用情况的基础上，在招标文件上予以明确设备配套关键的规格型号及供货厂商。这样有利于提高各投标文件的响应性，防止投标文件内容及标价差异过大，从而减少评标的工作量。
三、供应商选择
在收到众多供应商的报价之后，我组织相应人员对供方的供货能力、提供的价格、产品质量和服务质量等进行评估，以选择合格供方，确保采购的产品和服务符合规定要求。在开展此项工作中，我建立了一套供应商评价表， 设置了包括：需求分析、产品价格、技术实力、企业资质、经验质量、管理能力、售后服务等评价内容，并对每一评价内容按照重要程度设置了对应的权重标准。在设置权重时，我认为低价位是供应商选择的一个比较重要的指标，但不一定是主要考虑因素，交货周期及付款方式，甚至和供应商友好合作的关系等都是一些需要综合平衡考虑的因素。依据供应商评价表，我组织了包括公司产品部、营销管理部 等干系人参与对具备合作意向的供应商进行统一打分，并将分数的高低做为选择供应商的一个极其重要的指标。
在选定相应供应商之后，我安排公司合同管理员，参照公司的合同样本制订了采购合同。合同条款中重点明确设备规格、数据、价格、验收标准、付款方式及交货地点和交货方式等条款。为了确保合同无漏洞，又请了财务、营销管理部、公司法律顾问等相关人员共同审阅并会签。经过相关部门及供应商共同对合同条文的反复商讨及修订，最终形成合同定稿。为了控制相关变更带来的影响和风险，合同中特别明确当任一变更发生时，应及时书面通知对方，双方就变更协商一致，方能执行变更，必要时可就变更事项签订补充协议。
四、合同管理
合同管理过程是确保符合合同的需求，我根据合同及采购规划设立了对供应商的检查点，要求供应商按时提交合同进展情况、工程安装调试进度等等，以便及时有效地监督合同执行情况。
在执行本项目的采购合同中，我针对所采购的关键应用服务器及门户发布WEB服务器的到货及安装要求，设置了几个主要的检查节点，要求供应商报告设备的订货状况、货物的拟发运日期、到货日期、货物的验收报告、现场的安装调试报告等。在合同执行过程中，由于委信息中心领导层首先解决委门户发布web系统以及办事大厅业务系统，故要求服务器需要提前10天到位。本人得知此信息后及时和供应商及其领导沟通，希望对方能够理解，表示为了建立双方长期的合作关系，希望供应商尽力配合，解决实际的问题，以给我们的高层领导们留下良好的印象，达到双赢的效果。同时本人表示在到货后，将积极按合同要求组织相关的人员进行货物的验收，并联系好客户方对服务器的安装调试给予积极的配合。经过项目组与供应商及客户三方的能力合作，服务器按要求的进度顺利完成了安装和调试。最终项目比预定计划提前了15天完成了验收。
五、合同收尾
当全部采购的设备都按照合同条款进行验收核实后，就进入了合同收尾阶段，我同时也向财务部门提出了合同尾款的支付申请。另外对于一些过程文档（包括工作说明书合同、发货单、收货单、验收单等等）进行了归档整理，对采购管理中获得的经验与教训也做了备案记录。
在合同收尾时，我们对本次采购的供应商就本次采购进行了良好的评价，今后可以根据此衡量继续展开合作，和供应商建立健全一种长期的合作关系能持续发送供货行为，保证优质及时的供货，从而有效地降低项目采购总成本。
综上所述，在该项目的实施工程中，我得到了宝贵的经验和教训，如果对以上不足进行很好的总结和提高，可以百尺竿头更进一步，在我项目经理的生涯中，在以后的工作中，我会留意克服，并将继续努力学习、总结经验，更好地完成项目。
