优化工作流程的基本原则：减少打扰

　　一直想对自己的工作流程进行优化，但是在实践中却着实不易。现在放寒假了，又想到这个事情，姑且简单梳理下吧。

　　作为管理人员，其实最大的问题就是各种打扰。经常早上来要做一件事，刚刚开始就被电话或者来访者强行插入，然后不得不停下来开始另一件事；正在做第二件事的当口，第三件、第四件又不断插入。依此类推。这样，一天下来，很可能一件事都没做完。正如计算机程序的执行一样，人的大脑在处理程序的时候也是需要缓存，需要“上下文”的。上下文的载入需要时间，这也是为什么在进行深入的思考、研究的时候，需要很长时间进入“状态”的原因。而我自己又是一个自制力不强，容易受到外部环境干扰，容易被打扰的人。所以，工作这将近八年的时间，就这么无所事事地晃过去了。

　　那么回到正题，怎样减少打扰。目前工作中，不断插入打扰的主要是两大类：电话和来访，当然这些是行政工作的基本特征，要完全避免这两件事绝对不可能。但是可以根据事情发生的频率，把打扰的频率降到最低。将原本可以自行解决的问题和基本的、简单的问题让来访者自行解决，并通过一定的手段教育来访者/来电者优先选用其他打扰性不太强的方式（比如电子邮件或者QQ）。我想，要做到这一点，先把工作理顺很重要。

　　目前工作中，日常造成打扰量比较大的就是这两类：一是经费管理，二是进出站咨询。关于经费管理这块，下一步应该逐步培养规定时间签字报账的习惯，和发票整理的明确规范（包括报账项目的种类和数额），应该要求有关人员按照要求准备和整理发票，并在规定时段（精确到分）签字报账，而非自由无序地随机打扰（拟规定周一周三两个下午的时间专门签字报账，特殊情况提前预约）。关于进出站咨询，重点还是完善维护网上的文档，并引导相关人员首先阅读文档，文档要附上图片介绍，并提供CheckList供下载。

　　寒假的第一周打算就完善这项工作。