3.0202-创建数据透视表(Av801234833,P3).mp4

 

 

 

数据透视表操作详解：快速统计与分析数据

现在，我们正式开始进行数据透视表的操作。

一、创建数据透视表

1. 首先，将光标置于数据区域的任意一个单元格。
2. 接着在“插入”选项卡中，点击“数据透视表”。此时，会弹出“创建数据透视表”的对话框。
   • Excel 会自动帮我们识别数据透视区域，该区域会有波纹线闪动。
   • 若自动侦测的数据区域不符合需求，或者我们只想对部分数据进行数据透视，可点击相关按钮，重新拖选数据区域。
3. 在对话框下方，有关于数据透视表放置位置的选择：
   • 是放在新的工作表，还是现有的工作表。
   • 为方便参照，我们选择放在现有的工作表，点击“现有工作表”后，再点击“确定”，Excel 便为我们创建好了一个数据透视表。

二、认识数据透视表布局及调整

1. 创建好数据透视表后，功能区会出现数据透视表的上下文选项卡。整个区域是数据透视的版面布局结构图。
2. 若之前使用过旧版本（如 Excel 2003）的数据透视表，会发现新版本的布局与之有较大差异。
   • 倘若不喜欢新版本布局，可将光标放在数据区，点击鼠标右键，选择“数据透视表选项”。
   • 在“显示”标签下，找到“经典数据透视表布局（启用网格中的字段拖放）”并勾选，点击“确定”，布局就会变回旧版本的样子。

三、数据透视表版面布局介绍

数据透视表的版面布局主要分为四个部分：

1. 报表筛选区域：对应“报表筛选”，在一些书籍或资料中也称作“页字段”。
2. 列区域：对应“列标签”。
3. 行区域：对应“行标签”。
4. 数值区域：对应“数值”。

一般情况下，我们习惯把文本字段放置在报表筛选区域、列区域和行区域，而将数值字段放在数值区域，但这并非绝对，可根据实际需求将字段任意放置在这四个区域。

许多人习惯经典布局，因其能直接将资源拖入相应区域，十分直观。例如，可直接把“品牌”资源拖到“行标签”里面。不过，Excel 2010 版本的布局结构图不能直接拖动，需在“字段列表”里操作。这种方式也有好处，能避免因直接拖动导致字段放置混乱的情况。

四、数据透视表功能实操

1. 统计不同品牌数量：比如，我们想知道某一列中共有多少种不同品牌的车。面对众多品牌，若未学习数据透视表，可能会通过筛选后逐个计数，这种方法效率极低。
   • 现在，我们使用数据透视表，只需把“品牌”字段拉到“行标签”里面，所有品牌便会一一列出。
   • 若重复拖动一个“品牌”字段到“数值区域”，会出现“计数项”，这是因为品牌资料内容均为文本，当文本置于数据区域时，系统默认计算文本的个数。
   • 例如，这里显示“奥迪”有 6 行，“宝马”有 3 行，总计 64 行，我们可通过快捷键“Ctrl + shift + 向下箭头”快速选取下面区域进行验证，结果确实为 64 行。
   • 若不想让“品牌”字段放在“数值区域”，可点击该字段旁的小三角，选择“删除字段”；或者选中该字段，按住鼠标左键往外拖，当字段上显示叉叉时松开鼠标，即可将其从数据透视表中删除。

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2. 统计每种品牌车的销售收入：若想知道每种品牌车的销售收入是多少，同样的操作，把“收入”字段拖到“数值区域”，系统便会自动统计出每种品牌的收入。
   • 这里显示的是“求和项”，因为“收入”是数值类型。
   • 但有些情况下，即便拖入的是数值列，也可能显示为“计数项”。例如，在工作表的数据表中有两个空白单元格（因无销量未填写内容），此时做数据透视表，将“品牌”放在“行标签”，“收入”拖到“数值区域”，就会显示为“计数项”。
   • 这是因为在默认情况下，系统会对数据透视表中的数值进行求和计算，但如果数据区域包含空白单元格，Excel 会认为待统计区域不完全是数值，从而采用计数而非求和统计。
   • 所以，若发现数据统计结果比预期小很多，一定要留意，Excel 可能用计数代替了预期的求和。此外，如果数字列中有文本性的数字，同样会出现“计数项”的情况。
   • 因此，要确保数字列中不包含文本性数字，也不要有空值。若确实没有数据，可填写 0 ；若觉得填写 0 影响美观，可设置自定义单元格格式，让有 0 的单元格显示为空或小横线。
   • 尽管“收入列”存在一个空单元格，但发现该问题后我们可进行弥补。在“值的汇总方式”标签下，将计数类型改成“求和”，此时就变为“求和项”，我们便能快速知晓每种品牌车的销售收入。

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由此可见，使用数据透视表相较于手动计算或分段汇总计算，速度更快，操作更便捷。