如何高效使用 Todoist — 完整指南
如何高效使用 Todoist — 完整指南
无论你是在完成一个大型的团队项目、策划一个比预期工作量更大的活动,还是跟踪你的账单到期时间,你都有目标要实现。
但问题是,仅有目标还不够。你需要一个系统来真正完成任务。
这就是 Todoist 的用武之地。一开始,它很简单:你添加任务并完成它们。但随着时间的推移,你会发现 Todoist 表面下还有许多功能——从安排每周任务、设置提醒,到将重要的电子邮件变成任务。
现在就开始浏览这份关于 Todoist 的完整指南,并慢慢在你的日常工作流程中尝试新功能吧。最终,你会找到一套功能组合,确保你总是在正确的时间做正确的事情,而不会遗漏任何重要的事项。这个系统为更平静、有条理、高效的生活奠定了基础。
在本指南中,你将学习如何:
- 将事情从脑海中放下:每天添加和完成任务
- 通过为任务设置截止日期和循环截止日期来保持进度
- 使用"收集箱"、"今天"和"即将"视图来跟踪你的任务
- 使用项目来组织更大的目标
- 通过设置任务优先级来专注于正确的事情
- 通过设置任务提醒确保不错过任何事情
- 通过添加任务评论来上传文件和补充信息
- 通过共享任务和项目来协同工作
- 使用浏览器扩展将网站添加为任务
- 使用插件或转发将电子邮件添加为任务
- 通过将任务与日历同步来掌控繁忙的日程
- 使用标签标记和组织任务
- 使用搜索和过滤器找到正确的任务
- 将重要的项目、标签和过滤器钉在收藏夹中
- 使用"效率"视图回顾你的进度
- 使用 Karma 积分保持动力
- 使用多彩主题自定义你的 Todoist
- 通过集成在你已经使用的所有应用中使用Todoist
开始前:了解 Todoist 的工作原理
在你开始使用之前,先对基础知识进行一个快速概览:
- 将事情从脑海中放下:每天添加和完成任务
将所有事情从你的脑海中放到 Todoist 中。首先将你一直在担心的所有任务从你的脑海中放到 Todoist 中,这样你就可以专注于眼前的事情了。要添加新任务,只需在任何平台上按 + ,输入任务名称,然后按"添加任务"保存即可。
养成一个习惯,无论你想到什么,都要立即使用最近的设备将任务添加到 Todoist。
随着一天的进行,使用左上角的"今天"视图查看你必须做的事情。点击任务左侧的圆圈或在手机上从左向右滑动任务,将其标记为完成。完成所有任务,达到 #TodoistZero,然后享受你的空闲时间。
- 通过为任务设置截止日期和循环截止日期来保持进度
为你的任务找到最佳时间。
不要试图在今天完成太多任务,而是为你的任务设置未来的截止日期,这样你就有时间做最好的工作并在重要的期限内完成。
要给任务设置截止日期,只需使用自然语言将日期输入到任务字段中即可。例如,今天、明天、6月15日或下周一。你还可以添加一个具体的时间,如 6月15日上午9点。当你保存任务时,Todoist 会自动检测截止日期并将其添加到任务中。
为了更方便地可视化你的日程,你还可以从日历中选择截止日期。只需在任何平台上添加或编辑任务时点击或点按日期字段或日历图标即可。从那里,你将能够从日历手动选择日期,或使用我们方便的日期快捷方式,如今天、明天或下周。
设置循环截止日期
有些任务不会只发生一次——倒垃圾、撰写每周状态更新、起草季度报告等等。使用循环截止日期来跟踪重复的任务。
要设置循环截止日期,请像设置常规截止日期一样使用自然语言将日期输入到任务字段中。例如,每天、每周五、从下周一开始每 3 天等等。
当你完成一个循环任务时,它会自动重置为下一次出现,这样你就永远不会错过它。
更改截止日期
计划常常会变(比我们希望的更频繁),截止日期也需要更新。
如果你赶时间,想将任务推迟一天或推迟到下周,右击任务(网页版、Windows、macOS)或从右向左滑动(iOS、Android),然后使用菜单顶部的"明天"或"下周"快捷方式。
如果你需要将任务重新安排到特定日期,打开任务调度器,点击/点按下面日历中的新截止日期。点击右箭头可以查看更多日期。
当然,你也可以通过编辑任务并在任务字段中输入新日期来更改日期。
一次性重新安排所有逾期任务
当任务开始堆积时,你可能会陷入"雪球效应",无休止地将任务推迟一天或一周,直到你有一堆逾期任务。
通过点击"今天"或"即将"视图右上角的"重新安排",可以一次性重新平衡所有任务。你也可以选择性地一次重新安排几个任务。只需选择多个任务,点击"安排",然后选择一个不那么忙碌的日期即可。
- 使用"收集箱"、"今天"和"即将"视图来跟踪你的任务
当你添加和安排越来越多的任务时,保持条理和知道首先要做什么就变得更加困难了。
这就是为什么 Todoist 会将你的任务整理成左上角的三个有用视图:"收集箱"、"今天"和"即将"。
收集箱:新任务的默认位置
"收集箱"是你添加到 Todoist 中的任何新任务的集合,你不确定如何组织这些任务。最好快速将任务从脑海中放到"收集箱"中,然后再回来立即完成它或将其重新组织到新项目中以供以后使用。
今天:查看今天所有项目中到期的每个任务
不确定接下来要做什么?只需打开"今天"视图,即可查看当天所有项目中已安排的每个任务。继续逐一完成任务,或在必要时推迟任务,直到你达到 Todoist Zero。
即将:查看将来到期的每个任务
使用"即将"视图可以全面了解未来几周、几个月或几年内到期的所有任务。你将看到每个即将到来的任务的日常分类。此外,你还可以在不同日期之间拖放任务。
- 使用项目来组织更大的目标
每个项目都应该有自己的空间。
单个任务有时还不够。如果你正在工作中准备团队演示文稿或计划多站旅行,你需要一个项目来跟踪所有细节。
要在 Todoist 中创建项目,请滚动到项目列表的底部并单击"添加项目"(在 Android/iOS 上,转到左侧导航菜单并点击"项目"右侧的 +)。给你的新项目起一个名字(可能还有一个有说明力的表情符号✈),然后点击"添加任务"开始列出所有相关步骤。
你可以通过在任务字段中输入 # 来快速将任务分配给项目,从而调出所有现有项目的列表。继续输入项目名称可缩小列表范围。
何时使用项目?💡
- 与团队成员协调工作
- 跟踪副项目
- 制定实现目标的具体计划
- 保存以后要阅读或观看的内容
- 与亲人分享待办事项清单
创建一个项目,开始一段新的冒险吧。
将更大的任务拆分为子任务
不要害怕向项目添加较小的任务。例如,要完成"撰写视频脚本"这样的任务,你需要很多小步骤。为完成更大任务的每一步添加子任务。
假设你正在编写 #Video 项目的脚本:你可以添加名为"初稿"、"二稿"和"最终稿"的子任务。将大任务分解成更小的任务可以减轻开始的压力,而且一路上检查清单可以增加完成任务的动力。
要创建子任务,请将常规任务拖放到父任务下方(网页、桌面、Windows)。对于 Android 和 iOS,长按任务并将其向右拖动,拖到父任务下方。
完成子任务就像完成普通任务一样:单击左侧的圆圈(网页、Windows、macOS)或从左向右滑动(iOS、Android)。为了帮助你可视化你的进度,已完成的子任务将保持明显的删除线,直到父任务完成。
使用分区将项目组织起来
通过将任务组织到分区并在每个分区下添加任务,可以保持项目整洁有序。
例如,如果你正在计划一个跑马拉松的项目,你可以为与你的装备相关的任务(如购买新鞋和运动服)、你的训练(如明天跑 5 英里)和你的营养(如了解不同类型的饮食)设置一个分区:
如果你喜欢批量处理事情,例如一次性购买所有装备,那么分区就很有用。
要创建新分区,只需将鼠标悬停在任务列表的底部,即可显示"添加分区"操作。然后,你可以选择在分区下添加新任务,或将现有任务拖放到分区中。
你还可以通过在"快速添加"或任务编辑器中输入"/"来快速将任务添加到任何项目的任何分区。例如,键入"#Big Ideas/Work"会将你的任务添加到"Big Ideas"项目的"Work"分区。在搜索分区或将它们添加到过滤器时(稍后会详细介绍),这个斜杠也同样有效。
最后,你还可以单击或点击分区名称左侧的灰色箭头来折叠或展开分区,从而可以轻松地一次只关注项目的一部分。
使用子项目将相关项目组合在一起
使用 Todoist 一段时间后,你的项目列表往往会增加。
首先,尽量将项目数量保持在最低限度。你只有这么多时间和精力,你越能集中注意力,就会越快乐,工作效率也越高。
但如果你需要项目,请使用子项目保持整洁。
假设你要开始新学期的学习,想把所有的课程作业都放在一个容易找到的地方。创建一个"作业"项目,并为每门课程创建项目:数学、英语、化学等。然后将这些课程拖放到"作业"项目下面,将它们变成子项目:
你的子项目在导航菜单中组合在一起,这样你就可以轻松找到它们。
你可以通过单击父项目名称左侧的箭头来折叠父项目下的子项目,以便在不需要查看时将其隐藏。
人们经常使用子项目来围绕他们生活的主要领域组织列表。例如,你可以只有两个父项目——"工作"和"个人"——这样你就可以一次只关注一个领域。在工作时,你可以隐藏你的个人项目;在家里,你可以隐藏你的工作项目。尝试你的项目组织,找出最适合你的方式。
将常用项目保存为模板
当你发现自己一遍又一遍地重新创建相同的项目时——例如度假打包清单、新客户清单、员工入职等——请将项目保存为模板以供以后重复使用。
模板将保存项目中的每个任务。以后,你可以将模板导入新项目并进行任何需要的更改。
一些模板可能对你的朋友、队友或同事也很有用。你可以通过发送文件或链接与他们分享。
你还可以在 todoist.com/templates 上浏览数十个 Todoist 模板,为你的下一个项目提供灵感。
5. 通过设置任务优先级专注于正确的事情
好了,现在你知道要做什么任务以及什么时候做了。接下来你需要弄清楚先做哪个任务。
"吃青蛙"意味着直面你今天必须完成的艰难而重要的任务,并首先完成它们。你将以一些动力开始一天,并消除任何拖延的机会。
在 Todoist 中,用红色标记你最重要的任务,方法是将其任务优先级设置为 p1。你的"今天"和"即将"视图将根据优先级自动排序,因此你的 p1 任务将始终显示在顶部。这样,你总是知道在一天开始时要吃哪只青蛙。
Todoist 提供了四个优先级:1 是最重要的(标记为红色),4 是其他所有内容(无颜色)。要设置优先级,请在任务字段中输入 "p",后跟你想要的优先级,例如 "吃青蛙 p1"。
- 通过设置任务提醒确保不错过任何事情
不要忘记重要的事情。
如果你忘记完成重要任务,那使用任务管理器还有什么意义?幸运的是,当任务即将到来时,你可以让 Todoist 通过电子邮件或推送通知向你发送提醒。
自动提醒
当你为任务设置截止日期和时间时,Todoist 会在任务到期前 30 分钟自动向你发送提醒(你可以在"设置">"提醒"中更改默认提醒时间)。
手动提醒
当你绝对不能错过一个任务时,设置手动提醒,它可以在你想要的任何时间(或任何地点)触发。
要设置提醒,请单击任务,然后单击右下角的时钟图标,并通过以下三种方式之一设置提醒触发器:
- 为提醒指定日期和时间,如"明天上午 10 点"。
- 如果你的任务有截止日期和时间,你可以选择为提醒设置相对时间,例如任务到期前 1 小时。
- 如果你的移动设备上有 Todoist 应用程序,你可以选择设置基于位置的提醒,并选择触发提醒的特定位置。
- 通过添加任务评论来上传文件和补充信息
当你很忙时,你不想浪费时间搜索与任务相关的文件和信息。养成在任务评论中将相关笔记和文件附加到每个任务的习惯。
例如:
- 如果你要出差,请在你的出行任务中添加一条评论,附上地址和地图链接。
- 如果你要提交报告,请将工作文档附加到任务中。
- 如果你正在进行设计工作,请在评论中添加你最新的模型。
- 如果你正与团队合作演示文稿,请附上幻灯片,以便每个人都可以在评论中讨论它。
要添加评论或上传文件,请将鼠标悬停在网页上的任务上(或点击 Todoist 移动版上的任务),然后单击语音气泡图标以打开评论视图。然后将文件拖放到输入框中,并/或输入你的评论。
- 通过共享任务和项目来协同工作
将任务委派给团队成员,这样每个人都可以专注于自己的专业领域。
完成任务会变得更容易,当你不必自己完成所有工作时。无论你是在分配家庭差事还是在协调团队项目,Todoist 的共享项目都可以将任务、截止日期、评论和文件组织在一个每个人都可以访问的地方。
要在 Web、macOS 或 Windows 上共享项目,请右键单击要协作的项目,然后单击"共享项目"。要在 Android 或 iOS 上共享,请打开要共享的项目,点击三点图标,然后点击"共享项目"。然后使用他们的电子邮件地址邀请所有人。
通过给别人分配任务来委派工作
你已经与所有人共享了你的项目,现在该做什么?弄清楚谁在做什么,并向人们分配任务。
要在共享项目中将任务分配给某人,请单击任务右侧的灰色人物图标(Web、macOS、Windows)或任务下方(iOS、Android),然后从项目中的所有人员列表中选择一个名字。
史蒂夫·乔布斯认为只有一个人应该负责完成工作,并将他的方法称为"直接负责人"。因此,你只能在 Todoist 中将任务分配给一个人。如果你有一个需要多人完成的任务——比如要求你的团队提交他们的费用报告——为每个相应的团队成员复制该任务。
在评论中讨论和分享信息
在共享项目中,评论成为讨论任务细节、共享文件和保持相关信息井然有序的重要协作空间。你可以指定要通知谁有关评论,他们将在通知中收到评论。
- 使用浏览器扩展将网站添加为任务
当你浏览网页时,你并不总是有时间立即阅读内容。通过使用适用于 Chrome、Firefox 和 Safari 的浏览器扩展,将网页另存为 Todoist 中的任务,以便以后阅读(或购买)。
它的工作原理如下:
- 下载扩展程序(安装后,你会在浏览器窗口的右上角看到一个 Todoist 图标)。
- 在浏览要添加到 Todoist 的网页时,右键单击并选择"添加到 Todoist"。
- 将创建一个新任务,链接回该网页。稍后,只需单击任务名称即可重新访问该页面。
从移动设备将网站另存为任务
在 iOS 和 Android 上,你也可以使用浏览器的共享选项将页面另存为 Todoist 任务。只需在浏览器应用中找到"共享"选项,然后选择 Todoist 的"添加为任务"操作即可。
- 使用插件和转发将电子邮件添加为任务
你不能立即回复每封电子邮件。这就是为什么你的收件箱不断堆积的原因。但在某个时候,你会忘记跟进重要的电子邮件。让 Todoist 通过将重要电子邮件另存为任务来帮助你记住需要回复的内容,而无需离开电子邮件客户端。
通过安装 Gmail 和 Outlook 电子邮件插件,你只需点击几下即可将电子邮件添加到 Todoist:
当你在电子邮件客户端中时,单击顶部的 Todoist 图标。将创建一个新任务,其中包含一个直接链接回电子邮件,只需单击"添加任务"即可保存它。
转发电子邮件到 Todoist
不使用 Outlook 或 Gmail?别担心。将电子邮件转发到 Todoist 以将其添加为任务。
以下是设置方法:
- 打开网页版、macOS 版或 Windows 版 Todoist。
- 打开要将任务通过电子邮件发送到的项目。
- 单击三点图标。
- 选择"通过电子邮件将任务发送到此项目"。
- 单击"复制到剪贴板"以复制提供的电子邮件地址。
- 返回电子邮件客户端,将任何电子邮件转发到该地址。
- Todoist 中将出现一个任务,电子邮件主题为任务名称,电子邮件正文在任务的评论中。电子邮件附件也将在评论中。
如果要将电子邮件附加到现有任务,也可以直接将电子邮件转发到任务评论中。要获取评论转发电子邮件地址,请打开任务视图,单击三点图标,然后选择"通过电子邮件添加评论"。
- 通过将任务与日历同步来掌控繁忙的日程
日历是从宏观角度了解你的日常、时时工作的好方法。使用 Todoist 的日历源和集成使你的日历与任务保持同步,你就不会错过任何事情。
你可以选择在日历中查看所有 Todoist 任务,或者只查看特定项目中的任务。
从 Google 日历添加和编辑 Todoist 任务
如果你使用 Google 日历,你可以直接从日历中添加和编辑任务,并通过双向同步将这些更改反映回 Todoist。了解有关 Google 日历集成的更多信息。
- 使用标签标记和组织任务
有时你会想查看某些类型的任务,即使它们分散在不同的项目中。你可以通过为所有相关任务分配标签来实现这一点。
例如,你可能想在一个列表中查看每个与电子邮件相关的任务。只需用 @email 之类的标签标记每个任务,你就可以在需要时调出它们:
以下是一些使用标签的方法:
-
要跟踪任务需要多长时间,请使用 @5_分钟、@15_分钟 和 @30_分钟 之类的标签。这样,当你只有 5 分钟的空闲时间时,你就可以调出你的 @5_分钟标签,这样你就不会浪费任何时间了。
-
如果你在等待某人完成任务,请使用 @waiting 标签,以便知道在该人回复你之前无需采取任何行动。如果你没有收到回复,你可以调出你的 @waiting 列表,快速跟进你正在等待的人。
要添加标签,只需在添加或编辑任务时输入 @。你将看到一个可用标签的列表,你可以选择一个或输入一个新的标签名称。
要查看标签的任务,请打开导航窗格中的"标签"下拉菜单,然后找到你要查找的标签。或者直接在搜索栏中输入标签,例如 @shopping。
- 使用搜索和过滤器找到正确的任务
随着 Todoist 中任务的增加,你会想查看符合特定条件的任务,例如包含"演示文稿"一词的每个任务或在接下来 30 天内到期的每个任务。
使用搜索快速找到任何任务、评论、项目或标签
找到特定任务、评论、项目或标签的最快方法是使用搜索。只需单击 Todoist 顶部的"快速查找"栏,或在 iOS 或 Android 上点击放大镜,然后输入要查找的关键字。你将看到包含该关键字的每个任务、评论、项目和标签的列表。
使用过滤器查看你想要的任务
Todoist 提供的默认任务视图——收集箱、今天、即将——可能并不总是足够的。例如,你可能想查看在接下来 30 天内到期的每个任务,或没有截止日期的任务,或分配给你的每个任务。
这就是过滤器派上用场的地方。
过滤器是基于你喜欢的任何条件的任务和项目的自定义视图。例如,你可以有一个仅显示以下内容的过滤器:
- 在接下来 14 天内到期的任务。
- 今天到期的 #Work 项目中的任务。
- 本周到期且优先级为 1 的任务。
一旦你知道要查看哪些任务,就创建一个过滤器,以便以后可以轻松返回相同的视图。首先单击菜单中"过滤器"旁边的 + 符号。输入过滤器名称,添加一个指定你需要的内容的过滤器查询。以下是一些示例:
- 30 days 将向你显示在接下来 30 天内到期的任务。
- assigned to: Jennifer 将向你显示分配给 Jennifer 的任务。
- No date 将向你显示没有截止日期的任务。
你还可以在过滤器中组合两个或多个条件。例如:
- Today & #Work 将显示今天到期且也在你的 #Work 项目中的任务。
- 7 days & p1 将向你显示本周到期且优先级为 1 的任务。
- Assigned to:Jack & 30 days & #Work 将向你显示分配给 Jack、在接下来 30 天内有截止日期且在 #Work 项目中的任务。
输入查询后,点击或单击"添加"进行保存。要查看其任务,请单击或点击导航窗格中的"过滤器"下拉菜单,然后单击或点击要查找的过滤器。当你添加与过滤器查询匹配的任务时,过滤器会自动更新。
你可以在我们的帮助中心找到更多查询示例以及有关过滤器的所有信息。
- 将重要的项目、标签或过滤器钉在收藏夹中
如果你有一个对你的工作流程特别重要的项目、标签或过滤器,请将其保存在你身边,以便随时访问。
收藏的项目将始终显示在导航窗格的左侧,就在"即将"下面。
你的收藏夹会跟随你使用 Todoist 的任何地方,你的手机、平板电脑、电脑、手表等等,所以你总能快速访问你需要的内容。
- 使用"效率"视图回顾你的进度
你到底有多高效?使用"效率"视图找出答案。
你将看到本周完成了多少任务,在实现每日和每周目标方面取得了多大进展,以及获得了多少 Karma 积分(有关 Karma 的更多信息,请参阅下一节)。
要打开"效率",请单击你的每日计数目标(网页、macOS、Windows)、点击你的效率图标(iOS)或点击更多图标(Android)。
首先设定每日或每周任务目标,看看你在一周或一个月内的表现如何。尝试连续多天和多周实现目标,建立一个连胜记录——然后尽可能长时间地保持这个连胜(并在此过程中变得越来越高效)。
- 使用 Karma 积分保持动力
当你在 Todoist 中完成任务时,你会获得 Karma 积分。它们是效率的阴阳:完成任务的一点认可,以及继续前进而不打破连胜的动力。随着积分的增加,你将获得更高的 Karma 等级,也许有一天会加入 Todoist 开悟者的行列。😇
从"效率"视图的 Karma 选项卡中查看你的 Karma 等级以及距离下一个等级还有多远。
- 使用多彩主题自定义你的 Todoist
向组织大师 Marie Kondo 学习,通过为 Todoist 披上色彩,让它成为一个鼓舞你的空间。从"设置">"主题"中选择从向日葵到紫水晶的主题。你的主题将在你使用的每个设备上同步。
如果你是夜猫子或喜欢调暗灯光的类型,可以尝试深色主题:
- 通过集成在你已经使用的所有应用中使用Todoist
有时,你的生活似乎分散在一堆应用程序中,很难掌握正在发生的一切。
通过从各种应用程序中提取信息,让 Todoist 成为你的中心枢纽,这样你就可以一目了然地检查所有内容。有 100 多个 Todoist 集成可以让你做到以下事情:
- 使用 Google Assistant 集成将任务口述到你的手机(或 Google Home)中。
- 将你的 Dropbox 或 Google Drive 文件导入任务和任务评论中。
- 使用你最喜欢的 Zapier Zap 或 IFTTT Applets 从数百个应用程序中将信息拉入 Todoist。
现在你有了一份使用 Todoist 捕获和组织任务的完整方法列表,但提高效率的真正关键是建立一个简单且可持续的、你可以信赖的系统。坚持下去,也许其中一些功能会成为通向你最佳个人效率系统的垫脚石,无论是全面的工作流程还是几个简单的条理规则。
