[转帖]MOSS 2007 整合运用 - Office System 2007 整合应用秘诀

MOSS 2007 整合运用 - Office System 2007 整合应用秘诀

作者：顾武雄（台湾） (现任高杰信公司技术顾问、Microsoft MVP、TechNet、Tech‧Ed 特约资深讲师。)

 

本文的内容并非单纯介绍某一项 Office 2007 应用程序的使用，而是以 MOSS 2007 为客户端 Office 2007 的协同作业平台，所建构出来的 Office System 运作环境，而达成像这样的整合应用境界，便是当初 Office System 当初设计时的精神所在。

本页内容

	让特定文档库中的档案发布时遵循指定的工作流程设定
	让使用者在没有安装 Excel 的状况下进行网站电子表格的存取
	Office 2007 与 MOSS 2007 发布链接目标的管理
	针对于一份 Office 文件如何有效率的进行协同编修
	自动化收集使用者经由 E-mail 所填写的网站列表数据
	Outlook 与 MOSS 网站上的文档库数据双向同步
	MOSS 2007 网站上的工作流程设定可以自动绘制流程图吗？
	将 Excel 的数据汇入到 MOSS 2007 网站的清单中
	结合 RSS 来做讯息订阅的管理吗
	在 MOSS 2007 网站上有哪一些可以结合 Outlook 的 Web Part

查访过许多在信息市场上的企业知识入口网站解决方案，皆发现它们有一项共同的特征，那就是似乎都只是一个由一些软件工程师所写好的一个套装应用程序，而并非一个知识管理平台。

曾经有人问我这两者有何差异呢？回答是：「前者仅是一个独立网站的应用程序，而后者则是具备有扩充性、延展性以及整合客户端应用程序的能力」。以 MOSS 2007 来说，便是一个最具典型的知识管理平台，因为它除了可以让企业的研发人员，藉由它所提供的 COM API，来自行开发所设计的应用程序与它进行整合之外，也让所有 Office System 中的所有其它成员系统，可以与它进行紧密的整合应用管理。接下来就让我们一同来了解一下，笔者所为大家所整理出来的几个实务应用范例吧！

让特定文档库中的档案发布时遵循指定的工作流程设定

在导入了 SharePoint Server 2007 之后，各部门网站下均建立了许多项目小组的网站，对于这一些专案网站中的某一些重要的文档库，各项目经理人都希望能够做到版本的管理以及文件发布前的工作流程审核。那么，在 SharePoint Server 2007 网站中，该如何来设定这一部份的需求呢？

在 SharePoint Server 2007 中预设提供了四种工作流程模板分别是收集意见反应、收集签章、核准以及处理核准，其中核准的工作流程模板便是最常见的应用了。无论如何对于文件审核的工作来说必须先设定好文档库的 [版本设定]，接着你只要在特定的文档库或清单的设定中点选 [工作流程设定] 链接即可进入设定页面，如图 1 所示请在此页面中选取 [核准] 的工作流程模板、设定唯一的工作流程名称、勾选 [当新的项目建立时，启动工作流程] 项目然后点选 [下一步] 继续。



图 1 文档库工作流程设定。

接下来在自定义工作流程的页面中首先可以选择流程要使用平行还是循序的方式来进行，以及是否要让参与此工作流程审核的人员可以重新指派与在工作完成前要求变更。接着请点选[核准者]按钮来设定核准人员的列表并且设定工作流程要求的内容说明，请注意！如果是采用循序的流程方式则必须注意用户的先后顺序，如果是采用平行的流程方式则可以设定工作流程的期限，而循序的方式则可以人员审核的天数期限。

接着如果希望某一些未参与工作流程审核的人员也能够收到工作流程开始时的通知邮件，则可以点选[副本]按钮来设定收件人清单。此外也可以在最后设定完成工作流程的其它条件，以及取消工作流程的条件与是否要在完成工作流程之后更新核准状态。



图 2 文件的检视与审核。

接下来只要对于该文档库具备有核准权限的使用者，便可以在此文档库的浏览中发现一般使用者上传的文件，此时也唯有被工作流程设定中指派的用户才有权限去进行核准。如图 2 所示当我们使用 Word 2007 来开启等待核准的文件时，便可以在文件的上方发现工作流程作业的警示，你可以点选 [编辑此工作] 的按钮来设定进一步的审核作业，然而无论是核准或拒绝都可以设定相关响应的批注给发布文件的使用者知道。此外对于核准的方式如果没有 Office 2007 来直接开启检视与审核，也可以直接在 SharePoint Server2007 网站中的该文件工作流程状态中来检视，如图 3 所示除了可以检视到目前所有使用者的核准状态之外，也可以直接在此网页中进行核准与拒绝的相关动作。



图 3 检视目前的工作流程状态。

 

让使用者在没有安装 Excel 的状况下进行网站电子表格的存取

在完成了 MOSS 2007 的建置之后，除了可以使用它来管理 Office 的相关文件之外，是否能够让一般使用者进一步的将所设计好的各种 Excel 报表档案发布到 SharePoint 网站上？或是可以让一些远程的使用者或没有安装 Excel 应用程序的计算机来进行在线存取呢？

在 MOSS 2007 建置完成后的预设状态下，提供了 InfoPath 服务与 Excel 两项服务，主要目的在于让企业中所有发布至 SharePoint Server 2007 网站上的窗体与电子表格，可以让用户很轻易的透过IE浏览器就可以进行在线的存取，这相当方便出差在外的行动工作者进行快速的连结存取，因为只要经由任何一部可以上网的计算机就可以达到存取的目的。

针对 Excel 服务来说虽然在预设的状态下是启用的，但是所信任用来采用 Excel 服务存取的网站位置是没有定义的，因此如果直接进行以网页的方式进行浏览将会出现存取失败的错误讯息。要解决这个问题首先请开启 SharePoint 管理中心，接着在应用程序管理的页面中点选位在 [Office SharePoint Server 共享服务] 的 [建立或设定此服务器数组的共享服务] 连结，接着点选 [预设的网站] 下拉选单中的 [开启共享服务管理网站] 项目继续。

接下来请在 [编辑 Excel Services 设定] 区域中点选 [信任的档案位置] 链接，接下来你便可以在下一个页面中点选 [新增信任的档案位置]，如图4所示在编辑信任档案位置的页面中主要必须设定所要储存 Excel档案的路径，而这个路径不一定是要 SharePoint 网站本身，也可以是其它 UNC 路径或 HTTP 的路径，至于网址的输入方式可以直接输入最上层的路径（例如：http://moss）来全部套用，或是唯一设定特定的文档库路径也是可以的，如果要让此设定全部套用在所指定网址下的路径，那么请记得勾选 [子项信任] 的项目即可。



图 4 编辑信任的档案位置。

 

完成了以上伺服端的设定之后，接下来便可以来到客户端的 Office 2007 上开启一份 Excel 报表来进行发布。请在 Excel 的下拉菜单中点选 [发布] \ [Excel Services]，接着 [文件名] 的字段中输入 HTTP 的路径 (例如 http://moss/sites/sales)，并且也可以一并点选 [Excel Services 选项] 按钮来勾选所要发布的工作表，然后在确认选择了文档库的正确路径之后点选储存按钮即可。

一旦成功发布之后系统自动在 IE 浏览器上开启的 Excel 报表，往后用户如果要在 IE 浏览器上开启此报表，只要在此文档库的浏览页面中针对该 Excel 档案的下拉选单点选 [以网页浏览器检视] 即可。如图5所示便是使用者经由 IE 浏览器，开启检视位在 MOSS 2007 网站上的 Excel 报表范例。



图 5 使用 IE7 检视 Excel 报表。

 

Office 2007 与 MOSS 2007 发布链接目标的管理

Microsoft 虽然一直强调 SharePointServer 2007 与 Office 应用程序是最佳协同作业的组合，但在过去有项功能似乎用起来不是很理想，那就是每当我们在 Word 或其它 Office 应用程序编辑好一份文件时，如果想要发布至 SharePoint 网站上，还要自己记得所要联机的网址URL，否则就得先另外开启 IE 浏览器来联机登入所要发布的目的地网站才可以，但这一项问题在新版的设计中已经有所改善。

现在在文件管理部份，如果使用者在新增或开启文件编辑时，不是先从 SharePoint 网站上来进行相关操作的话，确实会有这一方面使用上的困扰。不过这一个问题在 SharePointServer 2007 与 Office 2007 的结合之下已经解决了，并且还可以让不同的对象在进行文件的发布时，看到专属的 SharePoint 相关 URL 的联机地址，例如业务部的同仁可以在每一次针对所新建立好的文件，透过发布至文件管理服务器或另存新文件的功能，找到所有预先定义好的每一个网址在「我的 SharePoint 网站」中，而对于其它部门的使用者来说则看到的可能又是其它不同专属的网址清单。怎么做到的呢？以下说明它的设定方法。

1.	首先请开启 SharePoint 管理中心网站，然后在开启位在 [应用程序管理]页面中的预设 [共享服务管理] 的页面之后，点选 [Office 客户端应用程序的已发布链接] 项目。
2.	在此页面中请点选[新增]连结，紧接着你便可以开始设定所要让 SharePoint 的 Office 使用者，在进行文件发布时所能够看见的网址清单，在此你必须分别设定的字段有 URL、描述、类型以及目标对象，其中描述便是到时后使用者所会看见的网址清单名称，而类型所能够选择的项目包含了小组网站、入口网站、大型文件存放库、Project 工作区、文档库、数据联机库以及投影片库，至于目标对象则是可以设定所要套用的使用者类型，这一部份可以直接指定现有的使用者或群组，或是已经有在对象管理中设定好的对象列表 (没有指定即表示所有使用者都会被套用)。如图 6 所示便是一个典型的 Office 发布链接的范例。
3.	完成了以上设定不久之后，凡是所有被套用的对象都会在客户端的 Office进行文件发布或另存新档时，如图7所示看见刚刚所有的网址列表出现在储存位置窗格中的 [我的 SharePoint 网站] 的窗口内。



图 6 Office 发布链接目标的管理。



图 7 发布档案。

 

针对于一份 Office 文件如何有效率的进行协同编修

以往对于一份文件内容的共同编修与讨论，都是透过负责人以电子邮件夹带附件的方式来进行发送，然后等到相关人等各自修改完毕之后再回复给负责人来进行最后的整理，那么，在新版的运作方式上又有怎样的改善呢？

过去管理共同编修文件的方式的确较无效率，而且容易发生人为的疏忽而造成文件版本控管上的瑕疵，想要解决此问题首先必须确认目前的客户端已经使用了 Office 2007 或 Office 2003 专业版而非前一版的旧版本，接着对于所要讨论的 Office 文件请同样开启 Outlook 2007 或 Outlook 2003，然后一样开启一封新的邮件并且将该档案加入附件，接着在完成了收件者的名单设定之后点选如图 8 所示的 [附件选项] 按钮（如果是 Outlook 2007 则必须在 [插入] 的页面窗格中点选位在 [包括] 按钮区域的箭头），接下来请选择[共享附件] 选项并且挑选建立工作区的位置，最后这一封信件便可以发送出去了。



图 8 透过 Outlook 发送共享附件。

 

等到所有人都收到了这一封信件时便可以点选内容中的文件工作区的超链接，而此文件工作区便是以附件的文件名来做为命名的，此外所有收件人将自动成为这一个工作区的成员之一，在此每一位成员便可以直接点选目前网站中的第一份文件来作为 Office 共享工作区的复本，如此一来每一次开启时便可以手动或设定为自动来更新复本的最新一次内容了，对于每一次自己修改完成的内容在储存之后也将自动在网站上产生一个新的版本，再也不需要担心版本管理上的问题了。如图 9 所示则是针对此附件档案所建立的 MOSS 2007 文件工作区。



图 9 MOSS 2007 文件工作区。

 

自动化收集使用者经由 E-mail 所填写的网站列表数据

过去对于在 SharePoint Portal Server2003 上所使用的列表管理功能相当依赖，如今也已经将它升级为MOSS 2007 了，并且部分客户端的 Office 也已经升级到了 2007 的版本。现在我们可能面临了一个有关于列表数据收集效率上的问题，那就是对于有许多需要用户来共同填写数据的列表项目，是否可以在透过 E-mail 传送窗体格式的方式，来让使用者可以在所收到的 E-mail 内容中填写好窗体数据之后，系统自动将这一些数据写入到 MOSS 网站上的指定清单呢？

答案是可以的，这部分可以透过 MOSS2007 搭配 Access 2007 的使用来完成。相关操作步骤请参阅以下范例说明。

1.	首先请先连结到 MOSS 2007 网站上的列表组件中，接着点选位在 [设定] 下拉选单中的 [建立检视]，然后在下一个页面中点选 [Access 检视] 连结。
2.	紧接着系统会要求我们建立一个 Access 的数据库，然后你可以在建立 Access 检视的窗口中选择窗体的类型，例如一次输入一笔的窗体类型。
3.	完接下来你便可以在 [动作] 的下拉选单中点选 [以 Access 开启]，执行之后请以 [连结至 SharePoint 网站上的数据] 来开启此清单。
4.	接下来请在开启 Access 2007 的数据表之后，点选上方的 [建立电子邮件] 按钮。执行之后在点选 [下一步] 按钮时会来到如图 10 所示的页面，在这里你可以选择要让用户透过 Email 填写的窗体格式，如果收件者计算机上没有安装 InfoPath 则请选择 [HTML 窗体] 项目即可。 图 10 选择填写窗体类型。
5.	在下一步的页面中你可以选择该窗体仅用来收集新的数据，还是也可以用来更新现有的列表数据。接着在下一步的页面中，便需要设定在清单之中有哪一些字段，要出现在 E-mail 的窗体之中来让用户填写。
6.	在下一个页面中请务必确认勾选 [自动处理回复并新增数据至列表中] 的选项。接着在下一个页面中可以选择电子邮件收件人的输入方式，可以是手动在 Outlook 中来一一输入，或是选择位在数据库中的 E-mail 地址数据。
7.	接着在下一个页面中则需要输入 E-mail 的主旨与内容说明，最后在下一个页面中点选 [建立] 的按钮之后，关闭 Access 2007 应用程序以免发生数据库被锁定的问题。
8.	接下来请在开启 Access 2007 的数据表之后，点选上方的 [建立电子邮件] 按钮。执行之后在点选 [下一步] 按钮时会来到如图 10 所示的页面，在这里你可以选择要让用户透过 Email 填写的窗体格式，如果收件者计算机上没有安装 InfoPath 则请选择 [HTML 窗体] 项目即可。

完成了建立之后如图所示 11 此刻系统便会开启 Outlook，来帮我们发送此电子表单到指定的收件人信箱中。在使用者完成此封邮件的回复并且完成相关字段的数据填写之后，这一些资料除了让发信人可以在 Outlook 的 [Access 数据收集回复] 文件夹中看见之外，也将会一并写入到 SharePoint 网站的相对清单字段中。



图 11 以 E-mail 传送电子表单。

 

Outlook 与 MOSS 网站上的文档库数据双向同步

之前在 SharePoint Server 2007 曾提到关于它与 Outlook 的整合，可以作为连接 SharePoint 网站的一个脱机阅读工具，那么，它能同步的数据类型有哪一些？又它是否能够进行双向的数据同步呢？

针对 MOSS 2007 与 Outlook 的同步使用上，可以同步的项目包含了联络人、行事历、工作、文档库、以及各类的列表数据 (例如讨论区)。至于第一次进行同步的操作方法很简单，所示你只要在该网站组件的页面中点选位在 [动作] 下拉选单中的 [联机至 Outlook] 即可，如此一来系统便会在你个人的计算机 Outlook 中，建立一个位在 SharePoint 列表之下的同步项目，此刻便可以在个别同步的项目中显示到相关数据。

而在双向的资料同步部分，你必须使用的是 Outlook 2007 才可以做的到此功能，不过请注意只能够针对现有同步下来的数据进行更新的同步，如果是新增的文件档案或是文件档案的删除则都是只读的。至于如果是使用 Outlook 2003 则连现有数据更新的部分都是无法进行的，唯一只支持单向的同步更新而已。如图 12 所示便是笔者使用 Outlook 2007 与 MOSS 网站文档库同步的范例，用户除了直接可以编辑同步下来的文件之外，还可以直接在预览窗口中检视到文件的内容，这包含了 Word、Excel、PowerPoint 等等Office 文件。



图 12 与 Outlook 2007 的数据更新。

 

MOSS 2007 网站上的工作流程设定可以自动绘制流程图吗？

MOSS 2007 的网站上无论是文档库或是列表都可以设定工作流程功能，可是这一项功能都是以纯文本的方式来进行流程设定，对于结果也似乎没有以图形化的方式来呈现整个工作流程状态，是否有甚么样的方法，可以快速产生工作流程状态的示意图，以方便制作相关的会议简报呢？

在 MOSS 2007 网站上凡是有设定工作流程的文档库、窗体库或是列表，在整个流程状态的追踪管理中，都可以建立一个专属的工作清单来进行储存，而我们便可以针对这一些工作流程状态的列表记录，来自动产生相对的工作流程示意图到 Visio 2007 中，然后进一步来进行修改成我们所需要的样式。

接下来笔者以一个翻译管理库的工作流程列表来作为范例。在此清单的页面中，请点选位在 [动作] 下拉选单中的 [建立 Visio 图表] 选项继续。

执行之后通常会先出现有关于信任网站的安全警告讯息，在点选 [是 (Y)] 按钮之后将会开启本机计算机中的 Visio 2007。如图13所示在预设的状态下基本的流程会自动绘制好，而我们可以进一步针对每一个流程图形来添加图形，或是新增其它的图形类别信息以及列表中现有的其它字段



图 13 产生与绘制工作流程图。

 

将 Excel 的数据汇入到 MOSS 2007 网站的清单中

在公司中有许多 Excel 的电子表格档案，希望能够置放在 MOSS 2007 网站上让使用者来检视与修改，不过许多人需要的方式并非是以一般档案上传的方式来储存在文库中，而是希望直接以像列表功能的方式来呈现，那么在 MOSS 2007 网站是如何实作？

关于这个问题的最佳解决之道是采用 MOSS 2007 所提供 Excel Services 的方式来达成。至于如果想要以清单的方式来管理也是可行的，接下来笔者以一个在小组网站上建立 Excel 汇入列表的范例来做说明。

首先请在小组网站的首页上，点选位在 [网站动作] 下拉选单中的 [建立] 功能，然后在下一个页面中的 [自定义列表] 区域中，点选 [汇入电子表格] 链接。接下来系统将会开启设定页面，在此除了需设定清单的名称之外，还必须点选 [浏览] 按钮来选取 Excel 档案的位置，然后点选 [汇入] 按钮即可。

接下来系统将会自动从本机计算机中开启指定的 Excel 档案，并且会带出一个 [汇入至 Windows SharePoint Services 列表] 的窗口，在这个窗口中首先请先将范围类型变更成 [单元格范围]，接着在点选 [选取范围 ]字段。最后你便可以将光标移动到电子表格中来拖曳出所要涵盖的范围即可，完成之后点选 [汇入] 按钮即可开始进行汇入作业。

如图 14 所示即是完成汇入后的 MOSS 2007 网站列表的范例，值得注意的是如果你想要显示每一行数值统计的结果，只要点选位在 [动作] 下拉选单中的 [总计] 选项即可产生，至于往后如果希望将这一类的网站清单导出成档案，则可以点选位在选单中的[导出至电子表格]功能即可。



图 14 完成汇入后的管理。

 

结合 RSS 来做讯息订阅的管理吗

在 SharePoint Server 2007 网站中提供了 RSS 的订阅管理功能，而不需要像前一版一样还必须预安装其它外挂的 RSS Syndica-tion 网页组件，如今只要在网站上看到你有兴趣的列表、列表项目或文档库、文件，就可以如图所示直接点选动作下拉选单中的 [检视 RSS 摘要]，如此一来这一项订阅的项目就同步到 IE 7.0 浏览器以及 Outlook 2007 中的 [RSS 摘要] 文件夹中，如图 15 所示在 Outlook 2007 中使用者可以永远取得最新订阅的 RSS 更新信息，如果需要检视只要点选内容中的 [检视文章] 连结即可。



图 15 使用 Outlook 管理 RSS 订阅。

 

在 MOSS 2007 网站上有哪一些可以结合 Outlook 的 Web Part

在 Outlook 2007 与 Exchange Server 2007 的使用环境中部署 SharePoint Server 2007，它本身有内建一些关于结合 Outlook 的网页组件，以下说明它的设定与使用方法。

在 SharePoint Server 2007 的预设安装中，已经提供了四个关于 Outlook 与 Exchange Server 结合的网页组件，不过事实上它是去带出 Outlook Web Access (OWA) 个人信箱网页中的某一些重要文件夹信息，这分别是收件匣、自定义的邮件文件夹、行事历文件夹、我的联络人以及工作文件夹，一般来说我们会选择性的将它使用在个人网站的页面中。透过新增网页组件的浏览窗口中，我们可以透过 Outlook Web Access 的筛选设定来检视到所有关于个人的组件列表，其中结合OWA部分就有上述这五项的组件在里头，你可以将它一一拖曳到指定的组件区域之中，接下来让我们来看看它的相关联机设定方法。

1.	我的收件匣：必须设定 Exchange Server 的 OWA 网址字段，例如：http://exchsrv/exchange，以及信箱名称字段 (电子邮件别名) 例如：Administrator 或 Adminis-trator@domain.com。
2.	我的邮件文件夹：除了必须设定 OWA 网址之外，Exchange 文件夹名称例如：inbox\业务部，这里所指的业务部便是你在 Outlook 中所建立在收件匣之下的文件夹名称，最后请同样设定信箱名称字段信息。
3.	我的行事历：除了必须设定 OWA 网址之外，首先必须设定行事历名称例如预设的 Calendar 名称，最后请同样设定信箱名称字段信息。
4.	我的工作：这部份仅需要设定 OWA 网址以及信箱名称字段信息即可。
5.	我的联络人：这部份仅需要设定OWA网址以及信箱名称字段信息即可。完成了上述五项关于 Exchange Server OWA 网页组件的正确设定之后，如图 16 所示你便可以成功检视到属于你个人网站的 Outlook 信息。



图 16 检视个人 Outlook 信息。

 

结论

看完了本文的介绍之后，相信你会发现眼前的 Office 2007 应用程序，已经不在像以往的 Office 一样，仅仅只是单机作业的文书软件而已，而是一个以 MOSS 2007 网站为数据中心的整合应用程序，然而像这样的操作习惯，今日若不学习明日一样需要面对，同样的对于企业的 IT 人员来说，最困难的并非是 MOSS 2007 的部署规划，而是导入后的使用者教育训练，因为你必须让这一些使用者，逐步熟悉各种有关于 Office 应用程序与 MOSS 2007 的整合应用操作。