SharePoint 2010 文档管理系列之准备篇

        前言：很早自己就想写一个系列的文章，但是不知道写什么，最近在QQ群里，好多人说在做文档管理，其实文档管理也是SharePoint的一个很不错的功能点，自己想了想，也想多学习点东西，所以写这个主题吧，今天从最简单开始。

一、 网站集准备：

1. 新建应用程序，创建网站集（模板 企业 - 文档中心）：

2. 创建好的网站集显示如下：

        我们可以看到，新建的网站集快速启动包括一个库和一个列表。

二、 网站定制

1. 修改网站名称、说明、徽标（修改徽标时，可以测试图片可用）：

2. 然后我们发现，网站徽标、网站名称，已经改变了：

3. 修改快速启动（网站设置 – 外观 – 快速启动）

        点击<新建导航链接>，可以新建快速启动项目；点击<新建标题>，可以新建快速导航；点击<更改排序>，可以修改导航的顺序；点击库、文档前面的编辑图片，可以进入编辑模式，支持修改、删除、修改上级所属分类；

4. 修改顶部链接栏（网站设置 – 外观 – 顶部链接栏）

        这个可能和发布网站有所区别，那里面叫做导航，这里面叫做顶部链接栏，不是一个概念，不要混淆；

5. 启用树视图和快速启动（网站设置 – 外观 – 顶部链接栏）

6. 树视图和快速启动位置（如下图）

三、 创建列表、库：

1. 创建<公司通知>列表，如下图，

 

 

2. 创建列表后，进入列表AllItems页面：

        如上图，可以在最上面的Ribbon菜单中，选择”创建栏”、“列表设置”、“列表权限”等列表设置；

3. 列表设置，我们创建了通知内容、有效时间（过期就自动不显示了）

        如上图，“标题、说明和导航”，可是设置列表的基本信息，包括列表名称、描述、是否显示在快速导航；“版本控制设置”我们可以开启版本控制，方便我们寻找之前的版本；“高级设置”包括是否允许内容类型、附件、文件夹等对于列表的约束；“验证设置”里面我们可以编辑公式，对于列表栏进行验证。

       以上介绍的都是列表设置里，最基本用的设置。当然，我们还可以设置列表权限，或者存成模板方便以后创建类似列表。

4. 新建两条数据，两条的有效时间分别为6月9日和7月26日的通知

       下面，我们要通过列表视图，进行筛选，过期的<公司通知>我们不要显示在这里，我们新建一个视图，设置为默认。

5. 接下来，我们在列表的Ribbon上创建视图：

6. 创建视图，我们选择标准视图，进入如下界面：

       在上面的页面上，我们输入视图名称并勾选为默认，创建公共视图，选择我们要展示的栏名也可以排序，在下面的设置中，排序选择创建时间，筛选有效时间大于[本日]（如下图），为了防止条目太多页面过长，我们可以选择项目限制，限制为15或者20条。

7. 点击确定以后，发现再进入列表页的时候，只有有效期大于今天的了，创建视图完毕，要说明的是除了[本日]还有[本人]设置，英文版本里叫做[Me]和[Today]。

8. 创建列表完毕后，我们创建一个文档库，相信大家对于创建文档库来说，已经轻车熟路了，如果不很熟悉，其实跟创建列表的过程很类似，甚至设置的过程也很类似，我们也就不多言了。

9. 因为我们创建的是<知识积累>，这就会遇到一个问题，有些文档是旧的，但是过一段时间，我们有了新的版本，我们经常会遇到难于区分的情况，下面我们看看SharePoint的版本控制。

       进入库设置，点击版本控制设置，进入设置页面；在这个页面里，我们可以开启是否需要内容审批，意思是只有审批通过的，才会给大家看，否则只有具有审批权限的人能看；然后就是版本控制和版本记录个数，我们设置为5；再有就是草稿的安全性设置和是否需要签出。

10. 对于文档库的版本控制设置完毕后，我们试着上传一下文档。

如上图，我们上传以后，是待定的状态；下面，我们审批以后再次上传试试。

11. 再次上传一个更详细的文档，而后点击版本记录，如下图：

12. 如下图，我们可以看到两个不一样的版本，和相应版本的描述。当然，我们可以维护版本和草稿，只有你具有相应的列表权限；如果没有，那么就进入列表权限里，设置相应权限吧。

 

　　后记：

　　大家可能会说，这么简单的东西，也好意思拿出来炫。其实，所有复杂的东西，都是从简单的地方积累起来的，因为也是准备一个系列的文章，先从一个简单的地方进入。

　　下一次，我们介绍一下对这个知识积累，进行文档库搜索，敬请关注。