MS CRM 2011 Schedule Report & Email Subscription

 

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CRM On-Premise 中有schedule report的功能，注意，Online版本不具备该功能。report 只能反映当前最新的数据情况， 而使用 schedule report 可以创建某个时间点的数据快照（snapshot），这样就可以为用户提供历史数据。

 

Schedule report 要求用户具有Add Reporting Service Reports 的权限。可以在Core Records –> Miscellaneous Privileges中找到它。

 

Schedule report有两种选项：On demand 和 On a schedule， 分别用来只生成一次 report snapshot 和 按某个时间间隔多次生成 report snapshot，比如每小时或者每天生成一个 report snapshot。

 

假设你每天为用户创建一个report snapshot，但是用户如何获得该snapshot呢？我们可以使用Report Server for Email delivery的功能。也就是用户email subscribe该report snapshot。每天report server都将该report snapshot以email 的形式发送给用户。你可以发送该report snapshot的链接，也可以以pdf形式将report snapshot作为附件发送给用户。

 

如何使用email subscription? 首先 report server 要开启Report Server for Email delivery功能（参见Configuring a Report Server for E-Mail Delivery）。然后你可以打开 Reporting Service HomePage 的 URL http://ReportServer/reports。 Reporting Service Homepage 的 URL与report server 的 URL  http://ReportServer/reportserver不同，要注意区分。

 

打开 URL以后，要选择 Details View

 

然后选择 CustomReports

 

找到你创建好的report snapshot, 然后选择 subscribe。

 

然后填写 report delivery optioins

 

最后select schedule

 

 

总结： 使用 CRM On-Premise的用户，可以使用 Schedule Report + Report Server for Email delivery 来实现 Email subscription to the report。每天或者每个星期或者每个月…，用户都可以收到一个report snapshot（可以将report以pdf、excel、word等格式的文件作为附件）的email，来反映该时间点CRM中的数据情况。