海外合规|新加坡 【数据保护新风向】你的DPO注册了吗？

数据安全已经成为了我们不可忽视的重要议题。新加坡个人数据保护委员会（PDPC）提醒，2024年9月30日之前，根据新加坡的个人资料保护法（PDPA），每个组织都必须指定至少一名数据保护官（DPO）来确保数据的合规使用。

DPO注册相关问题：

1、是否必须通过BizFile+注册我组织的DPO？

根据法律规定，组织必须指定至少一名DPO，负责确保遵守PDPA，并将DPO的商业联系信息向公众提供。通过ACRA的BizFile+注册您的DPO将满足PDPA的这一义务，我们强烈鼓励您的组织采取这一必要步骤。

2、所有组织都必须指定DPO吗？

包括独资企业在内的所有组织都必须指定至少一个人作为DPO，负责确保组织遵守PDPA。组织还必须确保至少一名DPO的商业联系信息向公众提供。商业联系信息可以是组织的一般电话号码或电子邮件地址。

3、我应该指定谁作为我组织的DPO？

DPO可以是专门负责数据保护工作的个人，也可以是组织内承担这一角色作为其多重职责之一的个人。

理想情况下，DPO应该是：

a. 高级管理层的成员或直接向高级管理层报告；以及 b. 具备足够的技能、知识和权力来推动组织内的数据保护政策和实践。建议DPO参加PDPA基础知识课程，以获得对PDPA的良好理解，以及参加新加坡PDP从业者证书课程，以获取为组织建立健全的数据保护政策和实践所需的知识和技能。如果您符合资格标准，这些课程有资格获得技能未来的资助。

人力资源有限的组织可以将DPO职能的操作方面外包给服务提供商。需要明确的是，组织遵守PDPA的责任仍然是组织的责任。

4、如果我收到一封电子邮件要求我向PDPC注册我的DPO，错过电子邮件中提到的规定截止日期会有处罚吗？

如果您错过了截止日期，不会有处罚，但我们强烈建议您尽快通过BizFile+注册您的DPO。PDPC可能会对不能证明已指定DPO遵守PDPA的组织采取行动，包括将DPO的商业联系信息向公众提供。

5、如果我们未能指定DPO，PDPC会对我的组织采取什么行动？

PDPC对组织未能指定DPO采取的具体执行行动将取决于数据泄露事件的情况、组织违反PDPA的情况以及其对纠正情况的响应。执行结果可能包括警告、指示或罚款。因此，组织遵守PDPA规定的指定DPO的要求，并确保适当的数据保护治理至关重要。

6、当DPO任命发生变化时，我必须多快更新DPO信息？

我们强烈建议您尽快向PDPC注册您指定的DPO。确保DPO信息准确且最新很重要，因为这些信息将公开可用，并被个人用来联系您的DPO处理数据保护事宜。

7、对于没有员工的控股公司，是否必须指定DPO？

组织负责其拥有或控制的所有个人资料。这可能不仅涉及员工数据，还涉及其他人士（如客户或股东）的个人资料。PDPA要求组织指定一个或多个个人负责确保遵守PDPA。

  8、DPO必须是在新加坡的新加坡公民或新加坡永久居民雇员吗？

PDPA没有规定DPO的国籍以及他/她应该在哪里。此外，DPO不必是组织的雇员。然而，提供的DPO的商业联系信息必须在新加坡公众成员尝试联系他时能够联系到，以符合PDPA的要求。为明确起见，虽然不强制使用新加坡电话号码，但我们强烈建议您这样做，以便于沟通过程。

关于PDPC：

个人资料保护委员会（PDPC）成立于2013年1月2日，负责管理和执行个人资料保护法（PDPA）。

我们的使命 促进和执行个人资料保护，以培养商业和消费者之间的信任环境，为新加坡经济的繁荣做出贡献。

我们的职能 PDPC是新加坡在个人资料保护相关事务上的主要权威机构，并代表新加坡政府在国际上处理与数据保护相关的问题。

管理PDPA PDPC的目标是在保护个人资料与组织为合法目的使用资料的需求之间取得平衡。

为了实现这一目标，我们实施与个人资料保护相关的政策，并制定咨询指南，帮助组织理解和遵守PDPA。

我们还会审查组织的资料保护实践，并在必要时发出决定或指令以确保合规。

作为PDPA是基础性立法，我们还与行业监管机构合作，监督各自领域的合规情况。

本文为综合整理PDPC官网信息。