OA工作流规格
感谢Q友知行合一,在他的帮助下,我又有机会更加深层次的接触到了OA产品的核心, 他给我了2条建议:“一是可以深入研究OA的工作流,二是加深研究OA软件的表单功能,他对这两块核心研究的均比较深入”。经过4天的闭门修炼,我先把第 一期OA的工作流先研究先发布出来,欢迎大家给意见。
工作流是整个OA系统的核心,也是BPM的核心,工作流到 底需要实现哪些功能,本文就此以用户的需求为蓝本进行阐述。工作流表面看起来是很简单的,无非是一个表单模板,一个流程定义,然后起草后根据设定的流程一 步一步走下出,但是由于业务的差别以及千变万化的需求,实际上比需要实现的功能远比上述功能要复杂得多,这也是很多的开源的工作流系统并没有真正用到
OA中来的原因。
一个基本的要求是:一个审批模板可以供全单位使用,如请款单,全单位就一个请款单格式,其流程的设定可以应用全单位并且能够正常流转,这样的要求实现看起来很容易,实际上难度极大。
OA工作流规格
1. 文档模板和表单模板
模 板一般有二种类型,一种是文档模板,一种是表单模板。如任免、公文等是标准文档模板型工作流,其正文内容是文档格式,一般是WORD或者EXCEL格式。 而请款单,请购单一般情况下是表单模板。表单模板只能填每个字段的内容,不能进行全文的修改。文档模板和表单模板的工作流最大的区别点是需不需要对审批表 单内容进行统计和分析,文档模板因为是基于文本的,所以对于审批单据是不能对其内容进行查询的。而表单模板因为是预设了字段,字段内容是实时提取到数据库 中的,所以可以对单据的内容进行查询。
如请款单,可以根据请款金额、请款部门、请款人等进行查询和统计。
文档单据如:任免单是不能对其内容进行查询和统计的。
文档模板和表单模板根据单据的内容各有用途,视用户的单据情况来选定。
无论是文档模板还是表单模板,对于审批的过程一般都能查询出来。对于一个成熟的工作流系统,必须同时提供文档模板和表单模
板供用户选择。
2. 固定流程。
所谓的固定流程指的是对于某个审批模板,先设定好其需要审批的流程,在审批的过程中,单据会按照设定的流程一步步走下去。
如:申请者-部门经理-总经理。
3. 自由流程
所谓自由流程说得简单点就是上一步决定下一步,由上一步的审批人在审批完成后,根据需要选定下一步由谁去审批或者结束流程。对于单位某个流程不太明确或者可变性非常大的比较适用。
4. 固定流程和自由流程的结合。
固定流程和自由流程相结合指的是:原则上流程已经设好了,应该一步步走下去,但是在某个位置,审批人可以选定下一步的审批
人,然后再按照预定的流程走下去。
如:申请者-部门经理-出纳-财务经理,对于大一点的公司,有多个出纳,哪个出纳在岗,就让哪个出纳审,那么就可以把出纳那步
设成自由流程,当部门经理审批完后,会自动列出所有的出纳,部门经理选择其中的一个出纳然后提交。
5. 条件流转
以请款单为例:金额小于3000元,审批流程是:普通员工-部门经理。如果金额大于3000元的审批流程是:普通员工-部门经理-总经
理,那么在流程定义的时候,需要根据单据的填写值进行判断,系统自动选择流程。
6. 岗位跳转
岗位跳转指的是根据起草人或者审批人的岗位,自行选择相应的流程。
岗位跳转在选型的时候经常不被用户重视,实际它是影响到工作流能否应用的关键因素。
举一个例子:
起草者是普通员工的审批流程是:普通员工-部门经理-财务经理。
起草者是部门经理的审批流程是:部门经理-总经理-财务经理
起草者是总经理的审批流程是:财务经理
起草者是财务经理的审批流程是:总经理
流程设定的时候必须要有对起草者的岗位进行判断,然后才能作出正确的流程选择。如果没有岗位跳转的功能,以上的流程很难实现。
岗位跳转和条件跳转在使用的时候一般会一起使用。经常在一个流程单中,即要岗位跳转又要条件跳转。
岗 位分为绝对岗位和相对岗位,如:总经理、财务经理等都是绝对岗位,选定了某个绝对岗位相当于选定了某个人。绝对岗位比直接选人的好处是,当某人调岗或者离 职后,流程不需要重新设定,只要在岗位中把人换了就可以了。如果在流程中直接设定人,那么人事一旦变动,所以有的流程单都需要调整。
相对岗位如部门经理就是一个相对,也就是说一个岗位下有多人,职责并不一样。
如起草者-部门经理-总经理。部门经理一定是起草者的部门经理,不能跳到其它部门的部门经理那儿去。
7. 跨级岗位跳
跨级岗位跳一般指的都是相对岗位,如:审批者(普通员工)-主管副总审批。
这个单子就比较麻烦,因为中间跳了一级,普通员上面还有部门经理,如果直接找主管领导的话,是找不到主管副总的。所以系统需要能够支持跨级岗位。
8. 一人多岗时的岗位跳
如: 起草者-部门经理,部门经理是一个相对岗位。如果起草者有二个岗位,他既属于人事部,又属于行政部。那么他就的部门经理就有二个分别是人事部经理和行政部 经理,如果他是以人事的岗位发起的申请,应该自动提交到人事部经理,如果他是以行政的岗位发起的申请,就会提交到行政部经理。这就是一个多岗时的岗位跳。 一人多岗的岗位跳对于单位有一人多岗情况是非常重要的,否则某些人的流程就会不正确。
9. 明细表单
请假单这种单据就是一条记录,所以他只有主表,没有从表。
但是对于请购单,除了请购人,请购总金额外,一般需要挂请购物品的明细、单价、金额等。
所以这些明细保存到数据库中与请购单一起构成了主从表结构。
有很多OA并不支持明细表单,这样对于请购单这样的单子,对请购物品的汇总等就难以谈起。
10. 表单的域权限
在审批过程中,单据上的所有内容应该有权限划分,谁能看到哪些内容,谁能设定哪些内容都可以进行定义。
如销售单一般有成本项和利润项,成本项和利润项一般员工并能不能够看到。称之为“读”权限。
成本项和利润项一般是财务填写,经理只须看不须改,这就是写权限。
表单的域权限控制不好的话,就会对单位的商业秘密产生极大的影响。
系统需要根据用户的权限,自动差别单据的权限。
11. 传阅、归档等的并发流
如有一个流程:申请者-副总经理的一张单子,申请者需要提交副总审批的一张单子,不需要部门经理审批,但是需要让部门经理知晓,这类似于CC的概念,称为传阅的并发流。同理有归档或者其它的并发流。这种并发流的特点是一个流程的执行过程中,会产生另外的的流程,互不影响。
12. 数据查询
审批流转一般分为三类工作,1) 审批模板的建立 2)审批的过程 3)审批后处理。数据查询指的是审批后处理。对于请款单,审批结束后,相关人员可以对请款单的内容进行查询。如每个月的某人发出的请款单。
13. 数据报表
类似于审批数据查询,数据报表指的是对审批完成后的数据出分类报表。
如采购单:可以出各部门分类汇总、增长曲线图的饼图、柱图等。
14. 催办
在审批过程中,经常有人没有及时审批单据导致单据积压,可以发起催办信息,提醒及时处理。
15. 自动计算
对表单中的数字内容进行计算,如录入单价和数据,就会自动显示金额。
16. 委托办理
当某人不在时,可以把自己的审批权委托给其它人进行审批,可以设定委托期限,当到期后,自动回收委托权。
17. 表单的签章
对于很多的单位而言,习惯于原来人工的操作模式,需要在单据上实现自动签名或者自动签章。
18. 分支选择流
根据上一步的选择,选择不同的分支进行流程执行。
如:如果上一步是总经理审批的,会选择一个分支进行流转。如上一步是副总审批的选择另外一个分支进行流转。
19. 模板和表单权限
对于某个审批模板,可以设定谁可以用这个模板来发起,谁可以修改这个模板,谁可以监督和管理这个模板作出限定。
20. 监控和管理
对于某个模板产生的单据,可以设定监督人和管理人,这样既使她没有审批权,也可以看到该单据,同时发送催办信息。
当某个单据因为某种原因需要临时更改流程时,监督和管理人可以修改流程,以避免单据的积压提高工作效率。
21. 归档
审批完后的单据需要能够归档,归档分为人工归档和自动归档,自动归档可以设定归档的期限,如三个月后可以自动归档。
22. 审批人能够按人、按岗位、按相对岗位设置
指定审批人时,既要可以按人选择,对中小企业尤其如此。同时可以按照绝对岗位,相对岗位进行设置。关于绝对岗位,相对岗位上面有很多的描述。
23. 文档的痕迹保留
对于文档型的审批,可以保持痕迹。这样审批人能够一目了然知道原稿和审批稿的区别。
24. 附件在线编辑
对于WORD和EXCEL文档的附件,提供在线编辑功能。有时需要把下载和打印功能屏蔽,以保证信息的安全。
25. 审批过程中及申请时的附件功能
在审批过程中,申请人和审批人都可以随时上传附件。
26. 公章
对于正规的文件,需要可以加盖电子公章。
27. 文档模板的读写权限。
同样是为了保证信息的安全,对文档是否可编辑、可打印、可下载作出定义。
工作流的规范研究起来比较枯燥无味,4天的闭关修炼的结果,希望可以给可借鉴的朋友以借鉴作用