如何有效做好时间管理:时间管理的小技巧

这里分享一下我现在用的时间管理小技巧。看过一些书，觉得很多都是讲理论性的东西，感觉说的都是因为我生也有涯，事情无限多，所以要将有限的生命集中在对自己最重要的事情上，随之而来的就是：
1、 先做重要且紧急的;
2、 再做重要不紧急的;
3、 再做紧急不重要的;
4、 最后再做不紧急也不重要的。
那么现在问题来了，什么事情是重要的，什么事情又是紧急的?我觉得重要的事情就是符合你价值观的，俗一点，一切能给你带来钱(价值)的东西都是重要的，比如对本人来说，天天默念“钱哪，砸我吧”这件就顶顶重要。当然啦，如果你认为“爱情价更高”的话，那就是一切能给你带来感情上回报的事情都是重要的，比如说经常参加一些爱心慈善之类的公益事情，或者说“砸点钱给我”这种就非常重要。而所有有完成时间期限的事情都是紧急的，但它们并不一定会给你带来价值观上的回报，例如定在今晚洗个澡，只是有个时间期限，不会给你带来价值上的回报(有洁癖的话这个例子就不恰当了)。所以说，假设现在你脚下有捡不完的钱，同时你爱人限你一个小时内必须到他/她那里报到，碰到这种情形你就能理解我前面所说的一切了。
接下来的问题是，在实践时间管理的过程中，第一是容易忘事，第二是事情来了不容易分清轻重缓急，第三是拖沓，第四是坚持。
我们一件件来说，既然事情容易忘，那把事情找个容易看到的地方记下来不就得了吗?是的，但另一个问题是，不要把事情记得到处都是，一会在电脑上记，一会在笔记本上记，一会又在……这样做记是容易记了，但是不容易找了……因此呢我建议只在一个地方统一记录收发任务列表。我没有智能手机以前一般习惯用Outlook，现在用智能手机，下面是我的方法：
1、 如果事情是通过邮件发送过来的，如果我觉得需要处理，我就在邮件上标明“跟踪”，然后标上完成期限，如下图所示：
a. 上图里，标有小红旗的邮件都是我需要处理的，而我在标红旗的时候，视情况决定处理的时间，如上图右下角“ThisWeek”下面的列表。
b. 工作处理完毕，我就把小红旗去掉，这样在邮件旁边就是一个对勾的样子，如上图左边邮件列表中所示。
2、 如果不是邮件，而是其他的例如会议，日常工作之类的，项目管理工具我就在“日历”里加上这一项，决定要处理的时间和周期，设定好提醒时间，把事情做完后才把提醒去掉(这一项很重要，我经常看见有人设置了很多提醒，但每次提醒弹出来的时候因为在做别的事情，就直接把提醒取消掉了 – 这样做就没有提醒的功能了)。
3、 如果你有智能手机的话，一般的网上邮箱都有Exchange协议的功能，设置一下，就能让你在一个设备上设置提醒，其他设备自动更新，这样就方便随时机，随处看的时间管理方式了。
针对第二件事情，事情一时半会不容易分清轻重缓急，比如说，你的邮箱里突然来了一封邮件，如何才能做到读完标题就知道邮件是(重要且紧急、重要不紧急、紧急不重要……四类里的哪一类呢?)我的建议是：
1、 用颜色标识任务分类，例如我一般用大红色标识“重要且紧急”的任务，软件生命周期用绿色标识“重要不紧急”，用紫色标识“紧急不重要”，用黄色标识“不紧急不重要”。每次处理任务先后顺序的时候，我只要顺着“红绿紫黄”的顺序就可以了，这是因为我认为人对色彩比文字更敏感一些。
2、 但是在归类的时候，我分了很多小类，例如“客户抱怨”，这个分类我标成红色，意味着“重要且紧急”，而我看邮件的标题，知道它来自一个客户，而且是抱怨，我只要将其归类到“客户抱怨”里，自动使用红色标识，而在处理的时候，我顺着“红绿紫黄”的顺序自然而然就顺着事情的轻重缓急来处理了，如下图：
接着前面时间管理小技巧里的讨论，说说拖沓的问题，就我个人来说，拖沓主要由两个原因组成：
1. 这个事情实在是不情愿做，比如跟客户吵架……
2. 今天很累，没心思干活……
对于第一点，最好就是授权出去，让别人做，例如推给老板，例如指派下属解决。如果实在是逃不掉，就尽早做，所谓早死早超生。
对于第二点，如果这个事情处理起来估计不超过2分钟(比如电话订个票)，那就什么也不要想做就是了。否则零乱杂碎的事情日积月累堆在一起，到时就会有被“最后一根稻草压死”的感觉。如果事情需要一段时间处理，而今天又很累，又不能授权……建议就不要做了，推到第二天再说，正所谓“世间本无事，庸人自扰之”，事情都是人折腾出来的，因此最后的结果都是可以与人沟通解决的。可能有时会觉得这个事情不处理的话会有某某很严重的后果，我的建议还是“放下”，理由如下：1)、工作本来就是为了让生活开心点(混口饭吃)，如果为了工作让心情都没了(饭都吃不了)，本末倒置，大不了不干了。2)、在心情不平稳的前提下，很难将精力集中在工作上，心中杂念太多，导致工作质量也会下降。最后很可能导致“机器机器，越急越器”(比如编程)、“祸不单行”之类的结果。
最后来说说坚持，很多时候我们把时间规划的很好，但就是坚持不下去，对于这个问题，我个人也深有体会，我的建议是：
1. 要早睡早起，晚睡晚起因为打乱了生物钟，第二天经常是处在不清醒的状态，心情也不在最佳状态，因此很容易产生烦躁情绪，导致自己的执行力低下。
2. 不要喝咖啡，原因参见上面一条，;)。
3. 找一个好一点的时间管理工具，比如Outlook、智能手机之类的，帮助自己随时记，随处做时间管理。
4. 针对邮件的处理有一个特别要建议的地方，那就是永远保持你的收件箱里没有新邮件。可能你休完假后，发现邮箱里有几百封新邮件，有些是需要你处理的，有些可能是一些无关紧要的邮件。有些人可能只读有用的邮件，对没用的邮件打开都懒得打开，我的建议是，如果邮件不愿意打开的话，就直接删掉好了。几乎所有的邮件收发程序都有统计新邮件的功能，如果你的邮箱每次都及时将新邮件处理掉的话，即使是来一封新邮件，也是从没有新邮件到有新邮件的质的变化。而如果你的邮箱经常保留了一些未打开的邮件(比如说50封邮件)，就是来了20封新邮件，只是 从50封新邮件到70封的量的变化，很可能会耽误你及时处理重要工作的时间。