如何防止Excel数据录入出错，巧用数据验证，实现自动限制录入

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我们经常会遇到由于在开始录入数据的时候没有按规范操作，导致后续一系列问题，比如数据没法分析，而且有些错误还很难被找出来，导致因为一些错误而使得整个数据无法使用。

今天小编分享如何事先做好设置，让错误的数据无法录入，只能录入正确的数据。

 

这些问题都可以使用「数据验证」来解决，「数据验证」主要作用就是验证数据的有效性，并且可以自己设置验证规则以及对验证结果的展示和下一步操作。

1、只允许录入男女

我们在处理员工信息的时候，对应员工性别一列，我们希望只能录入男或女。

①    找一个单独的空白位置，连续两行分别录入男女，比如A5输入“男”，A6输入“女”；

②    选择只允许录入男女的单元格区域，选择「数据」→「数据工具」→「数据验证」→「设置」→「验证条件」中「允许」为“序列”；

 

③    来源设置为一开始录入男女的两个单元格；

 

到此设置完成，下面我们看看动态效果：

 

2、不允许重复录入

在录入数据的时候，如果某一列不允许出现相同的数据，全指望人脑记忆输入过哪些值肯定是不行的。废话不多说，直接操作走起。

①    选中不允许重复输入的单元格区域；选择「数据」→「数据工具」→「数据验证」调出验证对话框；

②    验证对话框中「设置」选项卡下「验证条件」中「允许」为“自定义”，公式为「=COUNTIF(C$5:C$9,C5)=1」；

 

③    验证对话框中「出错警告」选项卡中我们选择样式「停止」，标题和错误信息都可以根据自己要求定义，这里标题：「错误」，错误信息：「重复录入！！！」。

 

设置完成，我们来看看实际效果如何：

 

3、只允许录入11位手机号码

当我们进行大量的手机号，身份证，银行卡号等位数多的数字录入时，很容易漏输入一两个数字。

操作也很简单，先选中需要设置的单元格区域，然后选择「数据」→「数据工具」→「数据验证」→「设置」→「验证条件」中「允许」选择“文本长度”；「数据」选择“等于”；「长度」填“11”。

 

让我们看看效果：

 

4、只允许数字录入

当然我们也会遇到很多数据只能输入数字，操作和前面例子都类似，主要就是公式不同，先选中需要设置的单元格区域，然后选择「数据验证」中「验证条件」中「允许」选择“自定义”；「公式」“=ISNUMBER(C5)”。

效果如下：

 

5、只允许指定范围数字录入

我们还会遇到这样的情况，比如年龄只能在18到60岁之间，收入在4000到5000等类似的要求。那这类只允许输入指定范围内的数字要怎么做呢？

当然操作也很简单，先选中需要设置的单元格区域，然后选择「数据验证」中「验证条件」中「允许」选择“整数”；「数据」选择“介于”；「最小值」填“18”；「最大值」填“60”。

 

效果如下：

 

「数据验证」还可以对小数、时间、日期等进行验证，有兴趣的可以自己研究试试。

今天的分享到这里就结束了，但是学习的道路才刚刚开始，希望我们可以在学习的道路上不断地前进，坚持不懈。

如果你有感兴趣的功能，可以告诉小编哦，小编会为你写一篇相应的文章。当然是先到先写哈，我会列一个计划表，尽量满足大家的需求，所以如果下一篇不是你要的文章，请不要着急，可能就在下下篇。记得告诉小编你想学习的功能哦。

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