ERP顾问沟通能力之如何写邮件

上次说过了，在沟通能力中，电子邮件的沟通能力是非常重要的。上一次，我说到，写邮件的最为重要的一点是要把事情说清楚，越详细越好，‘画公仔画出肠’，特别是涉及到关于SAP的技术上的问题，可以使用截图的功能，尽可能直观的把问题说清楚；

今天上班的时候，何慕雄收到了MAX ONE公司的内部顾问，SD/MM的process owner Donald发来的一封邮件，在邮件里面，他抱怨说他不明白MM顾问陆楚帆 Fan Luk邮件的意思。我觉得Fan是一个海龟（海归）啊，照道理说，海龟（海归）的英文都应该是不错的啊，怎么会让人说看不明白呢？

我仔细地看Fan发给Donald的邮件，我发现Fan至少有以下几方面的问题：

第一，   像我以前说的，Fan在邮件中没有仔细地描述问题所在，只是在简短的几句话就轻描淡写了；

第二，   Fan的文字比较简短，但是每个句子却比较长，用了很多的条件语句，如‘if …then’等等。本来邮件里面要叙述的问题就不简单，你现在还要加上复杂的语法来描述，那么，老外就更不明白了；

第三，   Fan可以自持自己是海归吧，在写邮件时用了很多不规范的字，也不注重礼貌，给人的感觉不是很好；比如说，在邮件的抬头，Fan竟然不用什么称呼，如’ Hi Donald’, ‘Dear Donald’等，直接就回邮件，似乎有点不礼貌吧，毕竟Donald和Fan据我所知又不是很熟悉；同时，Fan在邮件里面用了一些的不规范字，如 U = you, C= see, coz=because等等，人家老外看了可能会觉得不舒服吧；

我向Fan指出了他邮件中的上述问题，他毕竟是留过学的，现在给我如此批评，脸上有点挂不住。我耐心地和他说，我觉得他的英语文法啊，表达能力啊等等都没有问题，何慕雄是非常佩服的；但是，同时也要注意一件的事情，就是我们写邮件和老外交往的目的并不是炫耀，而是为了把问题说清楚，所以，我们只需要用平实的语言，而尽量避免用花俏的语言。因此，针对Fan上面的三点问题，我也提出了三点的建议：

第一，   尽可能用图文并茂的方式把问题描述清楚，这个我在以前的文章里面提到过了，现在不再提；

第二，   尽量不用复杂的语法，尽量不用条件语句，尽量只用简单的主谓宾的短句的形式把问题说清楚。另外，为了把问题说清楚，可以用列问题点的方法，用bullet point的形式来说；

第三，   要注意礼貌，抬头用hi, dear，结尾用best regards, thank you等，另外，不要用不规范的字，如 I see you ，不要写成I c u等；

Fan虚心地听了我的建议，表示回去后会改正；同时，会给我看改正后的文字；我就和他说，不用给我看啦，你不是要把问题说清楚吗？你只需要给一个英文不算好的人看，看他/她明不明白你的意思就可以啦。而如果连一个英文不算好的人都能够明白你写的内容，那么，说明你的文章已经够详细明白了，老外也肯定是明白了。