PMP工具与技术-5.7-1 管理沟通工具与技术

############################################

管理沟通的工具与技术：

1. 沟通技术

2. 沟通方法

3. 沟通技巧

4. 项目信息管理系统（PMIS）

5. 项目报告发布

6. 人际关系与团队技能

7. 会议

在规划过程组，沟通领域我们也使用过一些工具和技术，沟通技术不分在于那个过程，是项目经理的基础能力。

详见：https://www.cnblogs.com/hemukg/p/14469574.html

############################################

一、 沟通技术

（一）沟通技术

沟通技术我们在规划沟通过程已进行过说明，详见：https://www.cnblogs.com/hemukg/p/14468099.html

 这里为了避免页面跳转，复制该部分内容：

1. 信息交换和协作的常见方法

（1）对话

（2）会议

（3）书面文件

（4）数据库

（5）社交媒体

（6）网站

2. 可能影响沟通技术选择的因素

（1）信息需求的紧迫性

信息传递的紧迫性、频率和形式可能因项目而异，也可能因项目阶段而异。

（2） 技术的可用性与可靠性

用于发布项目沟通工件的技术，应该在整个项目期间都具备兼容性和可得性，且对所有相关方都可用。

（3）易用性

沟通技术的选择应适合项目参与者，而且应在合适的时候安排适当的培训活动。

（4）项目环境

团队会议与工作是面对面还是在虚拟环境中开展，成员处于一个还是多个时区他们是否使用多语种沟通，是否还有能影响沟通效率的其他环境因素（如与文化有关的各个方面）？

（5）信息的敏感性和保密性

需要考虑的一些方面有：

<1> 拟传递的信息是否属于敏感或机密信息？

如果是，可能需要采取合理的安全措施。

<2> 为员工制定社交媒体政策，以确保行为适当、信息安全和知识产权保护。

（二） 沟通技术选用影响因素

会影响沟通技术选用的因素包括：

1. 团队是否集中办公

2. 需要分享的信息是否需要保密

3. 团队成员的可用资源

4. 组织文化会如何影响会议和讨论的正常开展 

（三）反馈

1. 反馈定义

反馈是关于沟通、可交付成果或情况的反应信息。

反馈支持项目经理和团队及所有其他项目相关方之间的互动沟通。

例如，指导、辅导和磋商。

2. 反馈机制（反馈收集方式）

在开展管理相关方参与过程时，应该根据沟通管理计划，针对每个相关方采取相应的沟通方法。

项目管理团队应该使用反馈机制，来了解相关方对各种项目管理活动和关键决策的反应。

反馈的收集方式包括（但不限于）：

（1）正式与非正式对话；

（2）问题识别和讨论；

（3）会议；

（4）进展报告；

（5）调查

3. 其他领域应用

（1）适用于监督相关方参与过程的沟通技能包括

反馈用于确保发送给相关方的信息被接收和理解。

​演示为相关方提供清晰的信息。

二、 沟通方法

沟通方法的选择应具有灵活性，以应对相关方社区的成员变化，或成员的需求和期望变化。

沟通方法我们在规划沟通过程已进行过说明，详见：https://www.cnblogs.com/hemukg/p/14469574.html

三、 沟通技巧--专属沟通领域的工具与技术

适用于管理沟通过程的沟通技能包括（但不限于）：

1. 沟通胜任力

​经过裁剪的沟通技能的组合，有助于明确关键信息的目的、建立有效关系、实现信息共享和采取领导行为。

2. 反馈

反馈是关于沟通、可交付成果或情况的反应信息。
​反馈支持项目经理和团队及所有其他项目相关方之间的互动沟通。
​例如，指导、辅导和磋商。

3. 非口头技能

例如，通过示意、语调和面部表情等适当的肢体语言来表达意思。

（1）镜像模仿

（2）眼神交流

眼神交流 也是重要的技能。
​团队成员应该知道如何通过说什么和不说什么来表达自己的想法。

4. 演示**

​演示是信息和/或文档的正式交付。

（1）向项目相关方明确有效地演示项目信息可包括（但不限于）：

<1> 向相关方报告项目进度和信息更新

<2> 提供背景信息以支持决策制定

<3> 提供关于项目及其目标的通用信息，以提升项目工作和项目团队的形象

<4> 提供具体信息，以提升对项目工作和目标的理解和支持力度。

（2）为获得演示成功，应该从内容和形式上考虑以下因素：（了解需求才能更好的沟通、可以先倾听）

<1> 受众及其期望和需求

<2> 项目和项目团队的需求及目标

四、 项目信息管理系统（PMIS）

项目管理信息系统能够确保相关方及时便利地获取所需信息。 ​

用来管理和分发项目信息的工具很多，包括：

1. 电子项目管理工具

（1）项目管理软件

（2）会议和虚拟办公支持软件

（3）网络界面

（4）专门的项目门户网站

（5）状态仪表盘

（6）以及协同工作管理工具。

2. 电子沟通管理

（1）电子邮件

（2）传真和语音邮件

（3）音频、视频和网络会议

（4）以及网站和网络发布

3. 社交媒体管理

（1）网站和网络发布

（2）以及为促进相关方参与和形成在线社区而建立博客和应用程序。

五、 项目报告发布--专属沟通领域的工具与技术

1. 项目报告定义

​项目报告发布是收集和发布项目信息的行为。

2. 项目报告涉及相关方

​项目信息应发布给众多相关方群体。

3. 项目报告注意事项

应针对每种相关方来调整项目信息发布的适当

（1）层次

（2）形式

（3）细节。
​从简单的沟通到详尽的定制报告和演示，报告的形式各不相同。

4. 项目报告执行时间

（1）​可以定期准备信息
（2）基于例外情况准备
​虽然工作绩效报告是监控项目工作过程的输出，但是本过程会编制临时报告、项目演示、博客，以及其他类型的信息。

六、 人际关系与团队技能

适用于管理沟通过程的人际关系与团队技能包括（但不限于）：

1. 积极倾听

（1）积极倾听作用

​积极倾听有助于减少误解并促进沟通和知识分享。（管理项目知识过程作用）

通过积极倾听，减少理解错误和沟通错误。（管理相关方参与过程作用）

​（2）积极倾听技术包括

 （1）告知已收到

（2）​澄清与确认信息

（3）理解

（4）​消除妨碍理解的障碍。

2. 冲突管理

详见：https://www.cnblogs.com/hemukg/p/12531371.html

3. 文化意识

（1）定义

文化意识指理解个人、群体和组织之间的差异，并据此调整项目的沟通策略。

（2）作用

　　避免错误：具有文化意识并采取后续行动，能够最小化因项目相关方社区内的文化差异而导致的理解错误和沟通错误。

  文化意识有助于项目经理和团队通过考虑文化差异和相关方需求，来实现有效沟通。

规划沟通：文化意识和文化敏感性有助于项目经理依据相关方和团队成员的文化差异和文化需求对沟通进行规划。

4. 会议管理**

（1）会议管理内容

会议管理包括准备议程、确保邀请每个关键相关方群体的代表，以及准备和发送后续的会议纪要和行动计划。

有必要采用会议管理来确保有效召开多次会议，以便制定、统一和商定项目管理计划。

（2）会议管理作用

会议管理是采取步骤确保会议有效并高效地达到预期目标。

（3）​规划会议时应采取以下步骤：

<1>准备并发布会议议程（其中包含会议目标）

<2>确保会议在规定的时间开始和结束

<3>确保适当参与者受邀并出席

<4>切题

<5>处理会议中的期望、问题和冲突

<6>记录所有行动以及所分配的行动责任人

5. 人际交往（领导力）

（1）人际交往定义

项目经理应研究人的行为和动机，应尽力成为一个好的领导者。

项目经理需要运用领导力技能和品质与所有项目相关方合作，包括项目团队、团队指导和项目发起人。

人际交往促使项目相关方之间建立非正式的联系和关系，为显性和隐性知识的分享创造条件。

（2）人际交往作用

<1>管理项目知识过程作用

人际交往促使项目相关方之间建立非正式的联系和关系，为显性和隐性知识的分享创造条件。

<2>管理沟通作用

人际交往是通过与他人互动交流信息，建立联系。

​人际交往有利于项目经理及其团队通过非正式组织解决问题，影响相关方的行动，以及提高相关方对项目工作和成果的支持，从而改善绩效。

<3>监督相关方参与作用

　　通过人际交往了解关于相关方参与水平的信息。

#######################################################

领导力之前写过一篇详细的内容，详见：https://www.cnblogs.com/hemukg/p/12115492.html

1. 领导力与管理的区别

（1）“管理”更接近于运用一系列已知的预期行为指示另一个人从一个位置到另一个位置。--指示

（2）相反，“领导力”指通过讨论或辩论与他人合作，带领他们从一个位置到另一个位置。--带领

为获得成功，项目经理必须同时采用领导力和管理这两种方式。

技巧在于如何针对各种情况找到恰当的平衡点。

#######################################################

6. 政治意识

#在规划沟通中我们做过说明，这里我们完善一下#

（1）定义

政治意识是指对正式和非正式权力关系的认知，以及在这些关系中工作的意愿。

（2）作用

​政治意识有助于项目经理根据项目环境和组织的政治环境来规划沟通。

​（3）内容：

理解组织战略、了解谁能行使权力和施加影响，以及培养与这些相关方沟通的能力，都属于政治意识的范畴。

（4）其他过程应用

<1>管理项目知识

政治意识有助于项目经理根据项目环境和组织的政治环境规划沟通。

<2>管理沟通

​政治意识有助于项目经理在项目期间引导相关方参与，以保持相关方的支持。

<3>管理相关方参与

通过了解项目内外的权力关系，建立政治意识。

<4>监督相关方参与

​政治意识有助于理解组织战略，理解谁能行使权力和施加影响，以及培养与这些相关方沟通的能力。

七、 会议

可以召开会议，支持沟通策略和沟通计划所定义的行动。

 

############################################

人际关系与团队技能主要应用在沟通、资源两个领域。

掌握好该技能是项目经理的软实力，可能不会直接提升什么，但能使项目更加顺利。

有些是天生的能力，但也都是可以通过后天锻炼获得，

 

希望各位在进步中安心！

2023.12.21 禾木

############################################

posted @ 2023-12-21 16:01  禾木KG  阅读(103)  评论(0)  编辑  收藏  举报