PMP工具与技术-4.9-1 规划采购管理工具与技术

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上一章，我们写了关于规划采购过程中的文件内容，包括合同类型选择、采购管理计划、采购策略、招标文件、采购工作说明书（SOW）等内容。

这一章主要说明规划采购管理过程中适用的工具。

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一、专家判断（关注点/会议点/讨论点）

1. 采购与购买

2. 合同类型和合同文件

3. 法规及合规性

二、 数据收集—市场调研（专属采购领域工具）

市场调研包括考察行业情况和具体卖方的能力。
采购团队也可以调整具体的采购目标，以便在平衡与有能力提供所需材料或服务的卖方的范围有关的风险的同时，利用成熟技术。

（1）调研方式

采购团队可运用从会议、在线评论和各种其他渠道得到的信息，来了解市场情况。

<1> 会议

<2> 在线评论

三、数据分析—自制或外购分析（专属采购领域工具）

​自制或外购分析用于确定某项工作或可交付成果最好由项目团队自行完成，还是应该从外部采购。

1. 制定自制或外购决策时影响因素

<1> 组织当前的资源配置及其技能和能力

<2> 对专业技术的需求

<3> 不愿承担永久雇用的义务

<4> 对独特技术专长的需求

<5> 还要评估与每个自制或外购决策相关的风险

2. 在自制或外购分析方法

--在实际项目中遇到再详细研究，这里只是罗列评判指标。
通过<1>-<6>方法来确定某种货物或服务是应该在项目内部自制，还是从外部购买。

<1> 回收期

<2> 投资回报率（ROI）

<3> 内部报酬率 (IRR)

<4> 现金流贴现

<5> 净现值（NPV）

<6> 收益成本（BCA）

四、 供方选择分析**（选择方法）（专属采购领域工具）

（一）供方选择分析方法

在确定选择方法前，有必要审查项目竞争性需求的优先级。

由于竞争性选择方法可能要求卖方在事前投入大量时间和资源，因此，应该在采购文件中写明评估方法，让投标人了解将会被如何评估。

1. 最低成本

最低成本法适用于标准化或常规采购。
​此类采购有成熟的实践与标准，有具体明确的预期成果，可以用不同的成本来取得。

2. 仅凭资质

适用情况： 仅凭资质的选择方法适用于采购价值相对较小，不值得花时间和成本开展完整选择过程的情况。

​ 买方会确定短名单，然后根据

（1）可信度

（2）相关资质

（3）经验

（4）专业知识

（5）专长领域

（6）参考资料选择最佳的投标人。

​3. 基于质量或技术方案得分

邀请一些公司提交建议书，同时列明技术和成本详情；如果技术建议书可以接受，再邀请它们进行合同谈判。
采用此方法，会先对技术建议书进行评估，考察技术方案的质量。
如果经过谈判，证明它们的财务建议书是可接受的，那么就会选择技术建议书得分最高的卖方。

4. 基于质量和成本

在基于质量和成本的方法中，成本也是用于选择卖方的一个考虑因素。

适用情况： 如果项目的风险和（或）不确定性较高，相对于成本而言，质量就应该是一个关键因素。

5. 独有来源

买方要求特定卖方准备技术和财务建议书，然后针对建议书开展谈判。

适用情况： ​ 由于没有竞争，因此仅在有适当理由时才可采用此方法，而且应将其视为特殊情况。

6. 固定预算

固定预算法要求在建议邀请书中向受邀的卖方披露可用预算，然后在此预算内选择技术建议书得分最高的卖方。
因为有成本限制，所以卖方会在建议书中调整工作的范围和质量，以适应该预算。
​买方应该确保固定预算与工作说明书相符，且卖方能够在该预算内完成相关任务。

适用情况： 此方法仅适用于工作说明书定义精确、预期不会发生变更，而且预算固定且不得超出的情况。

（二）供方选择分析计算方法

在确定评估标准时，买方要努力确保选出的建议书将提供最佳质量的所需服务。

针对不同的标准，可以用数值分数、颜色代码或书面描述，来说明卖方满足采购组织需求的程度。

这些标准是加权系统的组成部分，可据此以加权打分的方法排列所有建议书的顺序，以便确定谈判的顺序，并与某个卖方签订合同。 供方选择标准可包括（但不限于）：

1. 能力和潜能

2. 产品成本和生命周期成本

3. 交付日期

4. 技术专长和方法

5. 具体的相关经验

6. 用于响应工作说明书的工作方法和工作计划

7. 关键员工的资质、可用性和胜任力

8. 公司的财务稳定性

9. 管理经验

10. 知识转移计划
包括培训计划。

五、 会议

信息交流会
1. 会议作用
（1）不借助与潜在投标人的信息交流会，仅靠调研也许还不能获得制定采购策略所需的具体信息。
（2）采购方与潜在投标人合作，有利于卖方以互惠的方法提供产品或服务，从而使采购方从中受益。
（3）会议可用于确定管理和监督采购的策略。

六、独立成本估算（专属采购领域工具）

1. 适用情况

对于大型的采购，采购组织可以自行准备独立估算，或聘用外部专业估算师做出成本估算，并将其作为评价卖方报价的对照基准。

2. 独立估算与外聘估算对比结果影响 如果二者之间存在明显差异，则

（1）可能表明采购工作说明书存在缺陷或模糊

（2）潜在卖方误解了或未能完全响应采购工作说明书

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规划采购管理内容到这里就结束了，本次内容是买方视角，但从买方视角分析，有很多卖方可以参与的过程，有助于自身公司，也有助于帮助客户完成预期目标。

尤其针对供方选择分析部分，对于卖方可引导客户通过选择不同的方式，减少项目阻力。

卖方在上一章的相关规划采购管理的相关文件部分，也有很多协助参与空间，其实对于卖方来说，项目前期的采购规划，是最有效最直接提高项目成功率的方法。

这也是为什么公司有很多销售有很多技术类售前存在的原因，就是为了提高项目的成功率。

以上是规划采购管理的总结，《PMBOK》中只是列明了采购的基本方式方法，但是对于具体项目而言，只能作为一个知识储备，可以为项目的相关人员提供参考。我目前碰到的基本都是总价合同--固定总价的形式，有最低价中标、由基于质量或技术方案中标的方式。这是最常见的。这两章内容就是提供出了最常见的方式方法外，还有很多种合同类型，会有很多种供方选择条件（对于供方是由很多种项目参与方法）。

 

到了具体项目具体的细节如何设计技术规范、如何设计评分办法就要看所在的行业和公司特点来决定。

 

愿各位在进步中安心！

2023.05.10 禾木

 

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