PMP--4.7 规划沟通管理

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沟通管理计划与资源以及相关方是密切相关的一个领域。

一个好的沟通管理计划的前提是：

1. 明确相关方，并且根据相关方的需求、特性制定可以吸引相关方并让相关方接受的沟通计划，并让相关方有效参与项目。

2. 对于资源领域，主要是团队内部沟通给一个渠道和规则，如何做到团队的内部高效无误的沟通。

 

明确好沟通计划的前提后，我们就可以进一步使用规划沟通管理中提到的工具，指定具体的沟通管理计划。

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一、 规划沟通管理背景

0. 涉及领域：

　　沟通管理计划 --沟通主要涉及资源（团队、绩效）与相关方（需求）两个方面。

　　（1）资源管理计划

　　　　指导如何对项目资源进行分类、分配、管理和释放。 团队成员和小组可能有沟通要求，应该在沟通管理计划中列出。

　　（2）相关方参与计划

　　　　相关方参与计划确定了有效吸引相关方参与所需的管理策略，而这些策略通常通过沟通来落实。

1. 规划沟通管理阶段需参照文档

　　（1）项目章程

　　　　项目章程会列出主要相关方清单，其中可能还包含与相关方角色及职责有关的信息。

　　（2）需求文件　　

　　　　需求文件可能包含项目相关方对沟通的需求。

　　（3）相关方登记册 　　

　　　　相关方登记册用于规划与相关方的沟通活动。

 2. 规划沟通管理的定义

　　 规划沟通管理是基于每个相关方或相关方群体的信息需求、可用的组织资产，以及具体项目的需求，为项目沟通活动制定恰当的方法和计划的过程。

3. 规划沟通管理的作用

　　规划沟通管理过程的主要作用是，为及时向相关方提供相关信息，引导相关方有效参与项目，而编制书面沟通计划。

4. 规划沟通管理的执行时间

　　本过程应根据需要在整个项目期间定期开展。

　　（1）需在项目生命周期的早期，针对项目相关方多样性的信息需求，制定有效的沟通管理计划。

　　（2）应该定期个新项目阶段开始时。

　　（3）需要考虑并合理记录用来存储、检索和最终处置项目信息的方法。

5.规划沟通管理阶段可影响的领域/文件

（1）领域

　　相关方参与计划

　　需要更新相关方参与计划，反映会影响相关方参与项目决策和执行的任何过程、程序、工具或技术。

（2）文件

　　<1> 项目进度计划 ​可能需要更新项目进度计划，以反映沟通活动。

　　<2> 相关方登记册 ​可能需要更新相关方登记册，以反映计划好的沟通。

二、规划沟通管理工具与技术

（一）专家判断（关注点/会议点/讨论点）

1. 组织内的政治和权力结构

2. 组织及其他客户组织的环境和文化

3. 组织变革管理方法和实践

4. 项目可交付成果所属的行业或类型

5. 组织沟通技术

6. 关于遵守与企业沟通有关的法律要求的组织政策与程序

7. 与安全有关的组织政策与程序

8. 相关方，包括客户或发起人

（二）沟通需求分析

　　分析沟通需求，确定项目相关方的信息需求，包括所需信息的类型和格式，以及信息对相关方的价值。

　　常用于识别和确定项目沟通需求的信息包括（但不限于）：

1. 相关方登记册及相关方参与计划中的相关信息和沟通需求

2. 潜在沟通渠道或途径数量

（1）一对一

（2）一对多

（3）多对多

3. 组织结构图

4. 项目组织与相关方的职责、关系及相互依赖

5. 开发方法

6. 项目所涉及的学科、部门和专业

7. 有多少人在什么地点参与项目

8. 内部信息需要

　　何时在组织内部沟通

9. 外部信息需要

　　何时与媒体、公众或承包商沟通

10. 法律要求

（三）沟通技术

1. 信息交换和协作的常见方法

（1）对话

（2）会议

（3）书面文件

（4）数据库

（5）社交媒体

（6）网站

2. 可能影响沟通技术选择的因素

（1）信息需求的紧迫性

信息传递的紧迫性、频率和形式可能因项目而异，也可能因项目阶段而异。

（2） 技术的可用性与可靠性

用于发布项目沟通工件的技术，应该在整个项目期间都具备兼容性和可得性，且对所有相关方都可用。

（3）易用性

沟通技术的选择应适合项目参与者，而且应在合适的时候安排适当的培训活动。

（4）项目环境

团队会议与工作是面对面还是在虚拟环境中开展，成员处于一个还是多个时区他们是否使用多语种沟通，是否还有能影响沟通效率的其他环境因素（如与文化有关的各个方面）？

（5）信息的敏感性和保密性

需要考虑的一些方面有：

<1> 拟传递的信息是否属于敏感或机密信息？

如果是，可能需要采取合理的安全措施。

<2> 为员工制定社交媒体政策，以确保行为适当、信息安全和知识产权保护。

（四）沟通模型

详情见：https://www.cnblogs.com/hemukg/p/14469574.html

（五） 沟通方法**

　　　　详情见：https://www.cnblogs.com/hemukg/p/14469574.html

（六）人际关系与团队技能

　　适用于规划沟通管理过程的人际关系与团队技能包括（但不限于）：

1. 沟通风格评估

（1）定义

规划沟通活动时，用于评估沟通风格并识别偏好的沟通方法、形式和内容的一种技术。

（2）适用情况

​常用于不支持项目的相关方。

（3）步骤

<1> ​可以先开展相关方参与度评估，再开展沟通风格评估。

​<2> 在相关方参与度评估中，找出相关方参与度的差距。

​为弥补这种差距，就需要特别裁剪沟通活动和工件。

2. 政治意识

（1）定义

政治意识是指对正式和非正式权力关系的认知，以及在这些关系中工作的意愿。

（2）作用

​政治意识有助于项目经理根据项目环境和组织的政治环境来规划沟通。

​（3）内容：

理解组织战略、了解谁能行使权力和施加影响，以及培养与这些相关方沟通的能力，都属于政治意识的范畴。

3. 文化意识

（1）定义：

文化意识指理解个人、群体和组织之间的差异，并据此调整项目的沟通策略。

（2）作用

<1> 具有文化意识并采取后续行动，能够最小化因项目相关方社区内的文化差异而导致的理解错误和沟通错误。

<2> 文化意识和文化敏感性有助于项目经理依据相关方和团队成员的文化差异和文化需求对沟通进行规划。

（七）数据表现--相关方参与度评估矩阵

　　　　

　　　　（1）定义

　　　　　　相关方参与度评估矩阵显示了个体相关方当前和期望参与度之间的差距。

　　　　（2）作用 ​

　　　　　　在本过程中，可进一步分析该评估矩阵，以便为填补参与度差距而识别额外的沟通需求（除常规报告以外的）。

相关方参与度评估矩阵详见：https://www.cnblogs.com/hemukg/p/17438312.html

（八） 会议

项目会议可包括

1. 虚拟（网络）

2. 面对面会议

　　​且可用文档协同技术进行辅助，包括电子邮件信息和项目网站。

三、 规划沟通计划输出文档：沟通管理计划

​　　在规划沟通管理过程中，需要与项目团队展开讨论，确定最合适的项目信息更新和传递方式，以及回应各相关方的信息请求的方式。

　　沟通管理计划，描述将如何规划，结构化、执行与监督项目沟通，以提高沟通的有效性。

　　详情见：https://www.cnblogs.com/hemukg/p/14469083.html

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规划沟通管理，就是制定沟通计划的过程，在这个过程中会用到专属于沟通领域的各类工具。

我在上一篇闲文中提到过，PMI三角以及职业规划，掌握好的沟通方法是成为项目经理以及晋升的必要条件。而且也是一门大学问。

各位小伙伴无聊了，可以看一些沟通类的书，如果有好的推荐，我会专门写一篇推荐书籍的内容!

 

愿各位在进步中安心！

禾木    2021.03.02

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