PMP工具与技术篇--3.1.3 项目会议管理&项目会议列表（人际关系与团队技能）**
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会议管理是制定项目章程中最后一个工具，本节重点内容有两个：
1. 会议管理步骤
2. 是会按照项目流程顺序罗列各个领域的会议名称以及主要目的。
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一、会议管理背景
1. 会议管理定义
会议管理包括准备议程、确保邀请每个关键相关方群体的代表，以及准备和发送后续的会议纪要和行动计划。
2. 作用
采用会议管理来确保有效召开多次会议，确保会议有效并高效地达到预期目标。
3. 主要应用领域\过程
会议管理
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项目整合管理
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制定项目章程
会议管理包括准备议程、确保邀请每个关键相关方群体的代表，以及准备和发送后续的会议纪要和行动计划。
制定项目管理计划
有必要采用会议管理来确保有效召开多次会议，以便制定、统一和商定项目管理计划。
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项目沟通管理
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管理沟通
会议管理是采取步骤确保会议有效并高效地达到预期目标。
4. 关联工具：
会议管理是基础人际关系于团队技能，可以应用于各个开会场景。
5. 所属技术类型：人际关系于团队技能
二、规划会议管理步骤
1. 准备并发布会议议程（其中包含会议目标）
2. 确保会议在规定的时间开始和结束
3. 确保适当相关方受邀并出席
4. 切题
5. 处理会议中的期望、问题和冲突
6. 记录所有
（1）会议纪要
（2）行动计划
（3）所分配的行动责任人
7. 发送记录到各个相关方
三、会议应用领域/过程列表
按照项目执行流程罗列。
注意：沟通领域内容本来就是为会议服务的。
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我们在这里列举了项目过程中常用的并需要举办的二十一个会议。
其中
启动阶段：2个
规划阶段：8个。
执行阶段：6个
监督阶段：4个
收尾阶段：1个
我们通过罗列会议发现，大部分的会议都是在规划阶段开的（或迭代开始）
下面开始启动过程组的会议。
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（一）制定项目章程
在制定项目章程过程中，与关键相关方举行会议的目的是
（1）识别项目目标
（2）成功标准
（3）主要可交付成果
（4）高层级需求
（5）总体里程碑
（6）其他概述信息。
（二）识别相关方
1. 会议目的
会议可用于在重要项目相关方之间达成谅解。
2. 会议类型
（1）引导式研讨会
（2）指导式小组讨论会
（3）数据分享会议
通过电子或媒体技术进行虚拟小组讨论来分享想法和分析数据。
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到这里启动阶段的会议就结束了，进入规划过程组。
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（三）制定项目管理计划--开工会议
1. 开工会议
（1）项目开工会议目的
在制定项目管理计划过程中，可以通过会议
<1> 讨论项目方法
<2> 确定为达成项目目标而采用的工作执行方式
<3> 制定项目监控方式
（2）项目开工会议意义
项目开工会议通常意味着规划阶段结束和执行阶段开始，旨在
<1> 传达项目目标
<2> 获得团队对项目的承诺
<3> 阐明每个相关方的角色和职责。
（3）开工会议举行时间点
具体取决于项目的特征：
<1> 对于小型项目，通常由同一个团队开展项目规划和执行。
这种情况下，项目在启动之后很快就会开工（规划过程组），因为执行团队参与了规划。
<2> 对于大型项目，通常由项目管理团队开展大部分规划工作。
在初始规划工作完成、开发（执行）阶段开始时，项目团队其他成员才参与进来。
这种情况下，将随同执行过程组的相关过程召开开工会议。
<3> 对于多阶段项目，通常在每个阶段开始时都要 举行一次开工会议。
（四）估算活动持续时间--进度规划会--迭代规划会
1. 冲刺会议
2. 迭代计划会议**
（1）迭代计划会议内容
<1> 讨论按优先级排序的产品未完项（用户故事）
<2> 并决定团队在下一个迭代中会致力于解决哪个未完项
<3> 然后团队将用户故事分解为按小时估算的底层级任务
<4> 然后根据团队在持续时间（迭代）方面的能力确认估算可行性
（2）迭代计划会议执行时间
该会议通常在迭代的第一天举行。
项目团队可能会召开会议来估算活动持续时间。如果采用敏捷方法，则有必要举行。
（3）参会者
<1> 产品负责人
<2> 开发团队
<3> 项目经理
（4）会议结果
<1> 迭代未完项
<2> 假设条件
<3> 关注事项
<4> 风险
<5> 依赖关系
<6> 决定
<7> 行动
（五）规划成本管理--成本规划会
1. 成本管理规划会议目的
来制定成本管理计划
2. 参会者
可能包括
<1> 项目经理
<2> 项目发起人
<3 > 选定的项目团队成员
<4> 选定的相关方
<5> 项目成本负责人
<6> 其他必要人员
（六）规划质量管理--质量规划会
1. 质量管理规划会议目的
项目团队可以召开规划会议来制定质量管理计划。
2. 参会者
可能包括
<1> 项目经理
<2> 项目发起人
<3 > 选定的项目团队成员
<4> 选定的相关方
<5> 项目质量管理活动的负责人
<6> 其他必要人员
（七）规划资源管理--资源规划会
1. 资源管理规划会议目的
项目团队召开会议来规划项目资源管理。
2. 参会者
同规划成本、规划质量<1>-<4>、<6>。
<5> 项目资源管理负责人
对于小型项目，一般这个几个负责人都是项目经理。
（七.一） 估算活动资源--资源规划会
1. 资源规划会议目的
项目经理可以和职能经理一起举行规划会议，以满足项目资源需求与现有资源匹配的问题。
（1）规划会议目的
<1> 估算每项活动所需的资源
<2> 支持型活动 (LoE)
<3> 团队资源的技能水平
<4> 所需材料的数量
（2）参会者
可能包括
<1> 项目经理
<2> 项目发起人
<3> 选定的项目团队成员
<4> 选定的相关方
<5> 其他必要人员
（八）规划沟通管理--沟通规划会
项目会议方式可包括
1. 虚拟（网络）
2. 面对面会议
且可用文档协同技术进行辅助，包括电子邮件信息和项目网站。
（九）规划风险管理--风险规划会
1. 会议时间
（1）项目开工会议
（2）项目执行阶段之前，举办专门的规划会议，编制风险管理计划。
2. 参会者
（1）项目经理
（2）指定项目团队成员
（3）关键相关方
（4）负责管理项目风险管理过程的团队成员
（5）客户
（6）卖方
（7）监管机构
（九.一）实施定性风险风险--风险研讨会
风险研讨会
要开展定性风险分析，项目团队可能要召开专门会议（通常称为风险研讨会），对已识别单个项目风险进行讨论。
1. 会议的目标
（1）审查已识别的风险
会议可从审查和确认拟使用的概率和影响量表开始。 在会议讨论中，也可能识别出其他风险。
（2）评估概率和影响（及其他可能的风险参数）
（3）对风险进行分类和优先级排序
2. 风险责任人
在实施定性风险分析过程中，要逐一为单个项目风险分配风险责任人。
将由风险责任人负责
（1）规划风险应对措施和报告风险管理工作的进展情况
（2）应该记录这些风险，供后续分析
（3）配备一名熟练的引导者能够提高会议的有效性。
（十） 规划相关方参与--相关方规划会
会议用于讨论与分析规划相关方参与过程所需的输入数据，以便制定良好的相关方参与计划。
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到这里规划阶段的会议就结束了，进入执行过程组。
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（十一） 指导和管理项目工作
在知道和管理项目阶段过程中，包含了制定项目管理计划的开工会议。这里罗列了一些常见的会议，是对会议的一个总述。
1. 会议成员
（1）项目经理
（2）项目团队成员
（3）相关或受影响相关方
明确每个参会者的角色，确保有效参会。
2. 会议类型
（包括但不限于）：
（1）开工会议
（2）技术会议
（3）敏捷或迭代规划会议
（4）每日站会
（5）指导小组会议
（6）问题解决会议
（7）进展跟进会议
（8）回顾会议
（十二）控制质量--回顾会议
1. 回顾/经验教训 （回顾会议）
项目团队举行的会议，旨在讨论：
（1）项目/阶段的成功要素
（2）待改进之处
（3） 当前项目和未来项目可增加的内容
（4）可增加到组织过程资产中的内容。
（十三）建设团队
1. 会议目的
可以用会议来讨论和解决有关团队建设的问题，
2. 会议成员
参会者包括
（1）项目经理
（2）项目团队
3. 会议类型
包括（但不限于）：
（1）项目说明会
（2）团队建设会议
（3）团队发展会议
（十四） 管理沟通
可以召开会议，支持沟通策略和沟通计划所定义的行动。
（十五）实施采购
1. 信息交流会
（1）借助与潜在投标人的信息交流会，获得制定采购策略所需的具体信息，仅靠调研会了解不足。
（2）采购方与潜在投标人合作，有利于卖方以互惠的方法提供产品或服务，从而使采购方从中受益。
（3）会议可用于确定管理和监督采购的策略。
2. 投标人会议
（1）定义
投标人会议（又称承包商会议、供应商会议或投标前会议）是在卖方提交建议书之前，在买方和潜在卖方之间召开的会议。
（2）目的
其目的是确保所有潜在投标人对采购要求都有清楚且一致的理解，并确保没有任何投标人会得到特别优待。
（十六）管理相关方参与
1. 会议目的
会议用于讨论和处理任何与相关方参与有关的问题或关注点。
2.会议类型
在管理相关方参与过程中需要召开的会议类型包括（但不限于）：
（1）决策
（2）问题解决
（3）经验教训和回顾总结
（4）项目开工
（5）迭代规划
（6）状态更新
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到这里执行阶段的会议就结束了，进入监控过程组。
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（十七）监控项目工作
1. 会议方式
会议可以是面对面或虚拟会议，正式或非正式会议。
2. 会议成员
参会者可以包括
（1）项目团队成员
（2）其他合适的项目相关方
3. 会议的类型
包括（但不限于）
（1）用户小组会议
（2）用户审查会议
（十八） 监督沟通
沟通领域是为会议服务的。
面对面或虚拟会议适用于
（1）制定决策
（2）回应相关方请求
（3）与提供方、供应方及其他项目相关方讨论
（十九）监督风险--风险审查会议
1. 会议目的
用来对大量创意进行分组的技术，以便进一步审查和分析。
（1）应该定期安排风险审查，来检查和记录风险应对在处理整体项目风险和已识别单个项目风险方面的有效性。
（2）识别出新的单个项目风险（包括已商定应对措施所引发的次生风险）
（3）重新评估当前风险
（4）关闭已过时风险
（5）论风险发生所引发的问题
（6）总结可用于当前项目后续阶段或未来类似项目的经验教训。
2. 会议时间
（1）根据风险管理计划的规定，风险审查可以是定期项目状态会中的一项议程
（2）也可以召开专门的风险审查会
（二十）监督相关方参与
1.会议目的
为监督和评估相关方的参与水平而召开。
2. 会议方式
会议不再局限于面对面或声音互动。
虽然面对面互动最为理想，但可能成本很高。
电话会议和电信技术可以降低成本，并提供丰富的联系方法和会议方式。
3. 会议类型
（1）状态会议
（2）站会
（3）回顾会
（4）相关方参与计划中规定的其他任何会议
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到这里监控阶段的会议就结束了，进入结束过程组。
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（二十一）结束项目或阶段
1. 会议目的
（1）可交付成果已通过验收
（2）确定已达到退出标准
（3）正式关闭合同
（4）评估相关方满意度
（5）收集经验教训
（6）传递项目知识和信息
（7）庆祝成功
2. 会议成员
（1）项目团队成员
（2）参与项目或受项目影响的其他相关方
3. 会议方式
（1）面对面会议
（2）虚拟会议
（3）正式
（4）非正式会议
4. 会议的类型
包括（但不限于）
（1）收尾报告会
（2）客户总结会
（3）经验教训总结会
（4）庆祝会
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本节的重点在于会议管理的步骤，以及会议列表。
在之后的更新中，如果需要召开会议会在相应内容中说明，并更新 会议列表链接。
愿各位在进步中安心。
2020-03-22 禾木
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内容更新：
制定项目章程工具与技术总结链接：
https://www.cnblogs.com/hemukg/p/12548155.html
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