管理者如何提升商务写作能力

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你有可能在工作上总是得写些东西，不论是给客户的提案、给高层主管的备忘录，或是同事之间也总有电子邮件往来。然而，你要怎样才能知道自己的写作风格是不是真的清楚有效？又要怎样，才能让自己在沟通上高人一等？

专家怎么说

如果是早就工作超量、少有闲暇的管理者，可能会觉得「改进写作技巧」是个沉闷、甚至没用的练习。然而，如果想要达到有效沟通、争取诱人业务、让自己与众不同，就得要设法写出有趣、有智慧的句子才行。麻省理工斯隆管理学院（MIT Sloan School of Management）资深讲师卡拉．布莱克本（Kara Blackburn）表示：「写作清楚，代表头脑清楚。而就算你脑子里有全世界所有的好点子，如果你讲不出来，就没有人会知道。」幸好，《哈佛商业评论商业写作指引》（The HBR Guide to Better Business Writing）作者布莱恩．加纳（Bryan Garner）表示，每个人都有进步的可能。他认为，有效写作「并不是与生具来的天赋，而是需要培养的技巧。」采用以下技巧，就能写得简单、清楚、明确。

先想好、再动笔

在你开始动笔、按键盘之前，先想清楚到底想讲什么。加纳表示：「很多人犯的错误就是太早动笔。他们一边写、才一边想着要写什么，于是写作就缺乏组织、曲曲 折折、不断重复。」先问问自己：读者读完你的这篇电子邮件、提案或报告之后，应该要知道或思考什么？如果你没办法立刻回答这个问题，就代表现在动笔还太 早。布莱克本建议：「先退一步，多花点时间来整理思绪。」

写作直截了当

开门见山、直接把重点写出来。很多人会发现，过去在学校里学的写作风格和架构拿到商业职场上似乎水土不服。加纳就说：「商业写作最大的毛病之一，就是把主 要信息拖到中段才讲。」只要把重点提到最前面，就能节省读者的时间、让立论更有力，而不需要一头栽进后面的长篇文字中。而如果是比较长篇的备忘录和提案， 加纳建议应该在第一页的页头，用「不超过150字」写出议题为何、以及建议的解决方案。他说：「想办法抓住做摘要的诀窍。如果连开头都写不好，后面整篇也 不会好到哪去。」

去芜存菁

布莱克本说：「如果能只用1个字，就别用3个字。」以批判的心态来读自己的文字，每个字都要指向自己最主要的重点。如果有非必要的字句，删就对了，例如 「一般意见上的共识」，其实讲「共识」就已经足够。加纳说：「只要读者一觉得文章冗长啰嗦，就会开始不读了。」他建议可以修改的方向包括：删除介词 （point of view变成viewpoint）；将–ion的字换成主动动词（provided protection to 换成protected）；使用缩写字（像是写don’t，而不要写do not；写we’re，而不写we are）；将is、are、was、were换成强动词（例如讲indicates 而不要用is indicative of）。

避用术语和艰深字词

商业写作总是充斥着各种产业特有的流行词汇和缩写，虽然有时候难以避免，偶而用起来也实在方便，但通常这只是代表思考偷懒混乱而已。写作里用了太多术语， 读者就会觉得你只是做做样板文章，甚至觉得你根本不知道自己在写什么。布莱克本就说：「术语并不会让文章更有价值」，而且「『简明扼要』才是永远不退的流 行。」加纳建议应该要有个「流行词汇黑名单」，列出该禁用的字，像是「actionable」（可执行的）、「core competency」（核心能力）、「impactful」（有影响的），以及「incentivize」（以物质刺激鼓励）。另外，太花俏艰深的字词 也应该避免使用。常有人误以为，虽然明明有简单的字可用，但花俏艰深的字看起来比较聪明有程度，这就是个错误的观念。

好好阅读自己写的内容

假设自己就是读者，阅读自己写的内容。文章的论点都清楚、架构都明确吗？句子都直截了当、简明扼要吗？布莱克本建议应该要把内容大声朗读出来。她表示： 「这样就能看出内容的缺点，例如推论是否有漏洞、句子是否冗余累赘、章节是否太长而该删个两段。」而且千万别害羞，可以找一位同事或朋友（甚至是多请几 位）来校订修改你的写作内容。要欢迎各种意见，而不是抗拒他人的批评。加纳认为：「校订修改表现友谊，而不是侵犯自尊。」

天天练习

布莱克本告诉我们：「写作是种技巧，而技巧就是熟能生巧。」加纳建议每天都要阅读良好的写作作品，而且注意其中的词汇选择、句子结构和文句流动。他建议：「开始注意《华尔街日报》（The Wall Street Journal）的写作风格。另外可以买一本关于写作风格和文法的指南，例如加纳建议的是《福勒现代英语用法》（Fowler’s Modern English Usage）。最重要的一点，则是一定要在行程表上预留编辑修改的时间。布莱克本表示：「真正能带来改变的，就是写了再重修的这个过程，而且这并非一蹴可几。这绝不是浪费时间，好的作者正是能把这件事情做好。」

基本原则与注意事项：

‧先想好要写什么，直接切入要点。

‧用字尽量精简，让句子简短扼要。

‧避免术语和花俏的词汇，一切以清楚为上。

禁忌事项：

‧不要再说「我就是写作不行」，只要好好练习，人人的写作都能进步。

‧不要自以为第一次的初稿就是完美之作，要认为这连「还可以」都称不上。任何文件都有进步的空间。

‧不要想把重点留到后面再说。下笔之后，要尽快提出主要论点。

管理者商务写作个案研究 #1：别怕和人分享
大卫．麦康比（David McCombie）一到了麦肯锡担任管理顾问，就立刻发现自己在哈佛商学院训练出来的写作风格并不完全适合主管阶层的沟通。麦康比表示：「问题在于我建构论点的架构，有人会告诉我应该尽快提出重点。」

麦康比说，如果是法律或学术写作，「一般是慢慢铺陈开展案例，大概到了结尾才真正提出主要论点。但到了商业写作，最好一开始就提出结论。」

麦康比为了想写得更直接有效，就向几位资深同事借来他们所有的过去简报和报告，再模仿他们的格式及风格。另外，有几位他信得过的同事，在重要电子邮件往来特别有技巧，他也模仿这些人的电子邮件，并请他们给予意见。

等到麦康比自己到迈阿密开设私募股权公司「麦康比集团」（McCombie Group），他也把这套作法带到新公司去。他表示：「不论任何重要文书，我都会先寄给我的合伙人，让他帮我看看」。麦康比也特别补充，当然自己绝对知道任何的修订都是对事不对人。「我们会讨论是否有更好的方法来解释某个概念，或是怎样可以更精简。」

「改善写作」对于提升麦康比在这个领域的发言地位有直接帮助，他现在正在写作一本书，谈的就是他这间私募基金公司的利基市场：《家庭办公室执业者的直接投资指南》（The Family Office Practitioner’s Guide to Direct Investments）。

麦康比说：「就算我一开始就知道什么叫良好的商业写作，我还是认为成功的关键就在于持续改进写作、进步到下一个层次。而且这件事做得愈多，就会觉得愈容易。」

管理者商务写作个案研究 #2：研究好的写作例子
蒂姆．格罗瓦（Tim Glowa）原本就已经是个成功的战略营销顾问，但他决定要更上一层楼，他说：「我希望能让大家认为我是思想的领导者，而为此我必须要培养出某个观点、再让大家都注意到这种观点。」

格罗瓦知道，想提升专业声望，一大利器就在于能写出聪明、但又容易理解接受的社论和研究报告。当时，他的写作已经在同事与同侪间有很好的风评，但他的经验多半是来自于学术写作，于是他开始阅读像是《麦肯锡季刊》（McKinsey Quarterly）之类的管理学书籍，以熟悉这种风格。格罗瓦表示：「我研究了这些作者如何沟通，再努力让自己的写作更直接、更精简。」

同时，他也为自己的写作加进了「列出大纲」的固定流程。现在，在他下笔写作报告和备忘录之前，他会先简单列出三大主要目标。他说：「你可不能就坐下开始打字，还期望能写出什么好作品来。这就像是出门散步却连要去哪都不知道一样。」

格罗瓦现在是「Bug Insights」这家行销分析公司的共同创立人，他相信是这些努力让他的沟通更为有效，而且改善的不只是较长篇的写作，就连电子邮件、甚至是语音邮件都 有所改善。他说：「这会渗入到我各种沟通的层面。」而且，他的作品也确实吸引到了某些族群。他有几篇文章的下载次数已经超过10万次，而且某家财星50大 企业近来也在内部的训练及发展计划中使用了一篇他的文章。

格罗瓦对于自己的进步十分满意，但也说他并不会停止投入更多心力。他说：「你就是得努力才行，想学好新技巧，就必须好好研究。」