审校英文论文校样的重点和关键

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大多数期刊 均向作者免费发出校样(PROOFS)，供作者检查。经作者检查过的校样返回出版社后，经过排版公司对校样的更正和必要的技术处理，文章才可以在网上发 表。通过电子信箱传递的电子校样(PDF)不受地理和天气状况的 影响，只需几秒钟便可传递到联系作者(CORRESPONDING AUTHOR)的手中。

    首先需要注意的是联系作者电子信箱的变动。一旦有变，要及时通知出版社。这种 变动既包括联系作者因个人单位调动而导致的地址改变，也包括单位内计算机网络系统的更新换代和单位更名而造成的电邮地址的变动。这个简单的要求在英文论文 发表过程中至关重要，因为只有电子信箱准确无误，电子校样才能顺利地到达联系作者手中，否则很可能石沉大海，耽误许多宝贵的时间。中国作者在地址有变动 时，大多先与主编联系，再通过主编传递地址的改变，其实不妥。应该先告知出版社，或至少两者同步进行。这样可以保证出版社能及时掌握联系作者最新的联系地 址，又可以避免信息在由主编向出版社传递过程中造成的张冠李戴或延误。电子信箱不仅关系到校样的顺利投递，还直接影响到作者是否能得到免费或订购的电子抽 印本(ELECTRONIC OFFPRINTS)。目前，大多国际英文期刊的排版周期在4至6周之间，有的会更短。所以，如果文章送交出版社数周后仍没 有校样的音讯，联系作者不妨主动与出版社联系，询问校样的下落。

    其次是检查校样的重点。现在计算机化的排版系统很先进，校样的绝 大部分内容即是作者电子原稿(ELECTRONIC MANUSCRIPTS)的内容，拼写错误已不多见。但在数学公式中，字母的黑体、斜体；特殊符号里 的希腊字母等，作者仍要仔细检查。此外，图表的顺序和位置，彩图的用色等也需在这个过程中由作者把关。如果原稿和电子版是彩图，而印刷版是黑白图，则图注 中涉及颜色的注解也要有相应的变动。对中国作者而言，审读校样时一定要重点把关的是自己的姓名拼写。国际英文期刊的排版员与国内排版员不同，对中国人的名 和姓了解很少，因此名和姓排错的事时有发生。具体的细节在本系列有关中国作者姓名的文章中已有详述(参阅博文“中国作者姓名在国际英文科技期刊中的正确表述”)， 但这仍是中国作者容易忽略的地方，故再次强调。此外，如果联系作者的电话传真和电子邮箱有变动，在校样首页的脚注里应有相应的改动，给出最新的联系电话、 传真和电子邮箱。针对论文中科学内容的错误，审校时是绝好的更正机会。但对校样中小的的语法错误，只要不影响读者对论文内容的理解，笔者认为不必更改。比 如定冠词和不定冠词的使用，对母语不是英语的作者总是个“坎儿”，在写作时很容易用错，但绝大部分情况下并不影响论文的内容，即英文虽然不是百分之百的正 确，但不影响读者对文章内容的理解。故而在审校阶段，不必做太多改进。换言之，这样的改进，更应该在审查原稿时做好，而不是在校样阶段。原则上讲，校样改 动的范围只能是排版过程中造成的错误，以及涉及文章科学内容的矫误。对语言和文字的润色是不恰当也是不允许的。但有些作者在接到校样后，利用这个机会对文 章进行大规模的改进，这种审校对科技文章而言已名不符实，和“终稿不终”一样，只能给文章的发表带来不必要的麻烦和延误(参阅博文“英文论文的修改和终稿”)。 

    再 次是表述校样即更改内容的方式与数量。与传统的邮寄校样不同，改动电子校样是以电子注明的形式进行的 (ANNOTATED PDF)。如果作者不熟悉这 种新的修改校样的手段，用列表的方式也是可以的。即以列表的方式，按页码、行数和需要改动的内容，依序注明所有需要改动的地方。这两种方式的使用都 很普 遍，但前者更先进，也更简捷，关键是一定要使用正确。如果电子注明的校样操作处理不当，会事与愿违以至事倍功半。至于校样改动的数量，文章之间差异很大。 有的只字不改，有的连图带表均有错。如果因为排版公司的原因造成大量的错误，作者可以在发回校样的复信中要求改正错误后再审校一次。如果二校样 (REVISED PROOFS)中的错误仍然很多，可以再要求看三校样(SECOND REVISED PROOFS)，但这种情况比较少见。常见的是 作者经主编或编辑部送到出版社的电子原稿有误，不是终稿(FINAL VERSION)，而是初稿或终稿前的改进稿 (ORINGINAL VERSION/REVISED VERSION)。如此排版公司排出的校样势必出入较大。在这种情况下，作者最好与出版社的出版 编辑联系，说明情况并附上终稿。通过出版编辑的安排，排版公司会用作者新提供的终稿重新排版。作者再收到的校样出入就很少了。另外需要注意的是出版社与校 样一同发给作者的“质疑表”(QUERY FORM)，该表的用途是确认文字编辑和排版过程中的改动是否恰当准确；若原稿有缺陷(如地址里少邮编，图表少 注解等)，排版员会利用这个机会向作者提出质疑。所以，这个表作者不要忽略。对表中列出的所有问题要一一作答，并随同校样一起发回。部分国际英文刊物，编 辑完成文字加工后，会在排版之前征求作者的意见，如果作者当时没有异议，则编辑加工后的稿件即是终稿，在审校时作者要以该稿为准查误。

    最 后一环是校样正确地返回出版社。该过程很简单，但时有出错，功亏一篑，失去了论文早日发表的机会。审校后的校样不应该送回主编，而是要按出版社的要求发回 指定的电子邮箱。该邮箱地址在出版社发给作者校样的附信中都有明确的说明，作者只需照章办事即可。不同的刊物，即使是由同一个出版社出版，因排版公司不 同，寄回校样的电子邮箱也会不一样。作者不要自以为是，把校样寄错了地址。另外，经常有作者把校样发到出版社的作者服务部 (AUTHOR SUPPORT DEPARTMENT)，这些校样虽然能转到期刊编辑手里，再通过编辑最终转到排版公司，但要耽误不少时间，不如作者按 要求直接发到指定的电子邮箱快捷准确。最后值得强调的是作者应该避免“一校多返”，即对一篇校样的更误分几次完成。其含义是作者应反复地阅读校样，发现所 有的错误，最后归纳汇总在一份文件中一次发回出版社，而不是分成几次。如此，排版员可按该文件将所有的错误更正过来，文章即可在网上发表，这中间通常只需 要几天的时间。相反，如果作者审稿后发回一份文件，过两天甚至一个星期后再看一遍校样，发现还有错误，又发出一份新的文件做补充，如此反复多次。结果是要 么文章在改校过程中延误，推迟了文章的发表；要么补充的更误不能顺利地改正，登陆网上的文章仍然有错。如果错误严重，文章会被迫暂时下网，矫误后再重新上 网发表，这要耽误更多的时间。而且这种矫误有时因为时间或其它原因的限制不能进行，文章只能带错在印刷本上发表，然后作者再写一篇勘误的文章 (ERRATA/CORRIGENDA)，登在以后的期刊上。由此可见，作者一次完成校样的审定有多么的重要。

    校样发回出版社 后，还不等于完事大吉，作者最好时常登陆期刊的网站查看。如果校样发出后很长时间，文章仍没有在网上发表，很有可能是哪个环节出了故障。作者最好与出版社 的作者服务部联系查询，直到文章发表为止。总之，审定校样是作者发表论文的重要步骤，不论是审校的速度还是质量，均直接影响到论文的发表速度和质量。



(原载“科学新闻”,  2007，17; 此次登博，略有修改)