以 Lotus Notes 视图和字段交换形式使用 Excel 数据
在 Notes 视图中显示来自于工作簿的数据
若要在 Notes 视图中显示工作簿的数据,首先必须为要显示的数据定义名称,该名称与 Lotus notes 中相应的字段相同;然后定义一个自定义的文件属性,该文件属性与 Lotus Notes 中的属性相同。
* 在 Notes 文档中插入 Microsoft Excel 工作簿,如果还没有建立对应工作簿的包含 RTF 文本域 (格式文本域/RTF 文本域:一种可显示格式和图形而不仅仅是文本的域,如嵌入对象。)的 Notes 文档,则需创建包含工作簿的 Notes 表单。 操作方法
o 在 Lotus Notes 中,单击所需的数据库。
o 对于不同的 Lotus Notes 版本,请按下列步骤进行操作: Lotus Notes 4.x
+ 打开要插入工作簿的文档或表单,执行下列操作之一: 文档 在“创建”菜单上,单击包含可编辑的 RTF 文本域 (格式文本域/RTF 文本域:一种可显示格式和图形而不仅仅是文本的域,如嵌入对象。)的 Lotus Notes 表单。在 RTF 文本域中单击,然后在“创建”菜单中单击“对象”。
现有表单 在“视图”菜单上,单击“设计”。在“设计”下的导航窗格中,单击“表单”。再双击该表单。
新表单 在“创建”菜单上,指向“设计”,再单击“表单”。
+ 请执行下列操作之一: 插入新的空白工作簿 单击“创建新对象”,再单击“对象类型”框中的“Microsoft Excel 工作表”。
嵌入现有工作簿的副本 单击“从文件中创建对象”,然后在“文件”框中键入工作簿的名称,或单击“浏览”,从文件列表中来进行选择。
+ 请执行下列操作之一: 选择要显示的工作表 双击 Excel 对象,再单击不同的工作表。
显示工作簿图标 选中“显示为图标”复选框。
Lotus Notes 3.x
+ 打开要插入工作簿的文档或表单,执行下列操作之一: 文档 在“撰写”菜单上,单击包含可编辑的 RTF 文本域 (格式文本域/RTF 文本域:一种可显示格式和图形而不仅仅是文本的域,如嵌入对象。)的 Lotus Notes 表单,再在 RTF 文本域中单击。
现有表单 在“设计”菜单上,单击“表单”,在“表单”框中单击某个表单,再单击“编辑”,然后在要显示工作簿的位置上单击。
新表单 在“设计”菜单上,单击“表单”,再单击“新建”(或者在“表单”框中单击某个表单,并单击“新副本”),然后在要显示工作簿的位置上单击。
+ 在“编辑”菜单上,指向“插入”,再单击“对象”。
+ 在“对象类型”框中,单击“Microsoft Excel 工作表”。
+ 若要更改工作簿显示的方式,请单击“显示格式”,选择所需的格式,再单击“确定”。
+ 请执行下列操作之一: 插入新的空白工作簿 单击“确定”。
嵌入现有工作簿的副本 单击“选择文件”,从列表中选择所需的工作簿,再单击“确定”。
+ 若要选择在文档中显示的工作表,请双击 Excel 对象,再单击不同的工作表。
* 请执行下列操作之一: Lotus Notes 4.x 用鼠标右键单击文档或表单中的嵌入工作簿,再单击快捷菜单中的“打开”。
Lotus Notes 3.x 双击文档或表单中的嵌入工作簿。
* 在 Excel 中,单击包含要用于 Lotus Notes 中的数据的工作表或图表工作表,然后选定相应的数据。 如果任一数据单元格被保护或包含公式,则字段的更新只是单方向的:从 Excel 到 Notes。如果更改了 Notes 中的字段,这种更改不会反映到 Excel 中。
* 在编辑栏 (编辑栏:位于 Excel 窗口顶部的条形区域,用于输入或编辑单元格或图表中的值或公式。编辑栏中显示了存储于活动单元格中的常量值或公式。)上的“名称”框中,键入名称,再按 Enter。
* 在“文件”菜单上,单击“属性”。
* 单击“自定义”选项卡。
* 在“名称”框中,为自定义的文件属性键入相应的名称。
* 选中“链接到内容”复选框。
* 在“取值”框中,键入在第四步中所定义的名称,再单击“添加”。
* 在 Notes 表单中创建相应的字段。在“名称”框中,键入 Excel 的自定义文件属性名称(不是 Excel 定义的名称)。
* 选择要包含在视图中的属性。除自定义的文件属性外,还可显示工作簿的许多文件属性(例如:工作簿的标题和作者)。
更新使用“字段交换”的字段
* 确定所需更新的字段是单向的还是双向的。 下列字段是双向字段:标题、主题、作者、关键词、备注、经理、单位、类别和自定义属性名称。其他字段均为单向字段。
* 请执行下列操作之一: 单向字段 从工作簿属性更新单向字段。
操作方法
o 请执行下列操作之一: Lotus Notes 4.x 在 Notes 文档或表格中,用鼠标右键单击以嵌入对象 (嵌入对象:包含在源文件中并且插入目标文件中的信息(对象)。一旦嵌入,该对象成为目标文件的一部分。对嵌入对象所做的更改反映在目标文件中。)的形式插入的 Microsoft Excel 工作簿,再单击快捷菜单中的“打开”。
Lotus Notes 3.x 在 Notes 文档或表单中,双击以嵌入对象的形式插入的 Microsoft Excel 工作簿。
o 在 Excel 的“文件”菜单上,单击“属性”。
o 更改事先定义的任何文件属性字段中的信息。
o 若要更新与属性字段相关的 Lotus Notes 字段,请保存并关闭工作簿,然后返回到 Lotus Notes 中。
双向字段 使用上述方法从工作簿属性来更新双向字段;或是从 Lotus Notes 字段来更新工作簿属性。
操作方法
o 在 Lotus Notes 中,打开包含需要更新的字段的文档。
o 选择需要更新的字段中的文本。
o 在字段括号间键入新的信息。
o 若要更新工作簿中的属性,请双击 Notes 文档或表单中嵌入 (嵌入对象:包含在源文件中并且插入目标文件中的信息(对象)。一旦嵌入,该对象成为目标文件的一部分。对嵌入对象所做的更改反映在目标文件中。)的 Excel 工作簿。
若要在 Notes 视图中显示工作簿的数据,首先必须为要显示的数据定义名称,该名称与 Lotus notes 中相应的字段相同;然后定义一个自定义的文件属性,该文件属性与 Lotus Notes 中的属性相同。
* 在 Notes 文档中插入 Microsoft Excel 工作簿,如果还没有建立对应工作簿的包含 RTF 文本域 (格式文本域/RTF 文本域:一种可显示格式和图形而不仅仅是文本的域,如嵌入对象。)的 Notes 文档,则需创建包含工作簿的 Notes 表单。 操作方法
o 在 Lotus Notes 中,单击所需的数据库。
o 对于不同的 Lotus Notes 版本,请按下列步骤进行操作: Lotus Notes 4.x
+ 打开要插入工作簿的文档或表单,执行下列操作之一: 文档 在“创建”菜单上,单击包含可编辑的 RTF 文本域 (格式文本域/RTF 文本域:一种可显示格式和图形而不仅仅是文本的域,如嵌入对象。)的 Lotus Notes 表单。在 RTF 文本域中单击,然后在“创建”菜单中单击“对象”。
现有表单 在“视图”菜单上,单击“设计”。在“设计”下的导航窗格中,单击“表单”。再双击该表单。
新表单 在“创建”菜单上,指向“设计”,再单击“表单”。
+ 请执行下列操作之一: 插入新的空白工作簿 单击“创建新对象”,再单击“对象类型”框中的“Microsoft Excel 工作表”。
嵌入现有工作簿的副本 单击“从文件中创建对象”,然后在“文件”框中键入工作簿的名称,或单击“浏览”,从文件列表中来进行选择。
+ 请执行下列操作之一: 选择要显示的工作表 双击 Excel 对象,再单击不同的工作表。
显示工作簿图标 选中“显示为图标”复选框。
Lotus Notes 3.x
+ 打开要插入工作簿的文档或表单,执行下列操作之一: 文档 在“撰写”菜单上,单击包含可编辑的 RTF 文本域 (格式文本域/RTF 文本域:一种可显示格式和图形而不仅仅是文本的域,如嵌入对象。)的 Lotus Notes 表单,再在 RTF 文本域中单击。
现有表单 在“设计”菜单上,单击“表单”,在“表单”框中单击某个表单,再单击“编辑”,然后在要显示工作簿的位置上单击。
新表单 在“设计”菜单上,单击“表单”,再单击“新建”(或者在“表单”框中单击某个表单,并单击“新副本”),然后在要显示工作簿的位置上单击。
+ 在“编辑”菜单上,指向“插入”,再单击“对象”。
+ 在“对象类型”框中,单击“Microsoft Excel 工作表”。
+ 若要更改工作簿显示的方式,请单击“显示格式”,选择所需的格式,再单击“确定”。
+ 请执行下列操作之一: 插入新的空白工作簿 单击“确定”。
嵌入现有工作簿的副本 单击“选择文件”,从列表中选择所需的工作簿,再单击“确定”。
+ 若要选择在文档中显示的工作表,请双击 Excel 对象,再单击不同的工作表。
* 请执行下列操作之一: Lotus Notes 4.x 用鼠标右键单击文档或表单中的嵌入工作簿,再单击快捷菜单中的“打开”。
Lotus Notes 3.x 双击文档或表单中的嵌入工作簿。
* 在 Excel 中,单击包含要用于 Lotus Notes 中的数据的工作表或图表工作表,然后选定相应的数据。 如果任一数据单元格被保护或包含公式,则字段的更新只是单方向的:从 Excel 到 Notes。如果更改了 Notes 中的字段,这种更改不会反映到 Excel 中。
* 在编辑栏 (编辑栏:位于 Excel 窗口顶部的条形区域,用于输入或编辑单元格或图表中的值或公式。编辑栏中显示了存储于活动单元格中的常量值或公式。)上的“名称”框中,键入名称,再按 Enter。
* 在“文件”菜单上,单击“属性”。
* 单击“自定义”选项卡。
* 在“名称”框中,为自定义的文件属性键入相应的名称。
* 选中“链接到内容”复选框。
* 在“取值”框中,键入在第四步中所定义的名称,再单击“添加”。
* 在 Notes 表单中创建相应的字段。在“名称”框中,键入 Excel 的自定义文件属性名称(不是 Excel 定义的名称)。
* 选择要包含在视图中的属性。除自定义的文件属性外,还可显示工作簿的许多文件属性(例如:工作簿的标题和作者)。
更新使用“字段交换”的字段
* 确定所需更新的字段是单向的还是双向的。 下列字段是双向字段:标题、主题、作者、关键词、备注、经理、单位、类别和自定义属性名称。其他字段均为单向字段。
* 请执行下列操作之一: 单向字段 从工作簿属性更新单向字段。
操作方法
o 请执行下列操作之一: Lotus Notes 4.x 在 Notes 文档或表格中,用鼠标右键单击以嵌入对象 (嵌入对象:包含在源文件中并且插入目标文件中的信息(对象)。一旦嵌入,该对象成为目标文件的一部分。对嵌入对象所做的更改反映在目标文件中。)的形式插入的 Microsoft Excel 工作簿,再单击快捷菜单中的“打开”。
Lotus Notes 3.x 在 Notes 文档或表单中,双击以嵌入对象的形式插入的 Microsoft Excel 工作簿。
o 在 Excel 的“文件”菜单上,单击“属性”。
o 更改事先定义的任何文件属性字段中的信息。
o 若要更新与属性字段相关的 Lotus Notes 字段,请保存并关闭工作簿,然后返回到 Lotus Notes 中。
双向字段 使用上述方法从工作簿属性来更新双向字段;或是从 Lotus Notes 字段来更新工作簿属性。
操作方法
o 在 Lotus Notes 中,打开包含需要更新的字段的文档。
o 选择需要更新的字段中的文本。
o 在字段括号间键入新的信息。
o 若要更新工作簿中的属性,请双击 Notes 文档或表单中嵌入 (嵌入对象:包含在源文件中并且插入目标文件中的信息(对象)。一旦嵌入,该对象成为目标文件的一部分。对嵌入对象所做的更改反映在目标文件中。)的 Excel 工作簿。