高效沟通-思维训练模式
有效沟通的三个基本原则包括什么?
1.目的性原则:在沟通之前必须明确自己沟通的目的,这是高效沟通的前提和关键。
2.协商性原则:在沟通过程中要充分聆听,友好协商,不能独占话语权和大量时间。
3.共识性原则:循序渐进从小共识到大共识到最后的共识,高效沟通是共识的积累。
高效的沟通,要先想清楚6个关键问题:
第一是原因,为什么要进行这个沟通?目的不同,则沟通重点不同。比如给客户打电话。如果目的是要平息客户的不满情绪,你要做的是了解问题的原因,共同协商解决问题。如果目的是争取下阶段合作,那沟通的重点就是给出对方关注的利益点。
第二是对象,你的听众是谁?有什么特点?假设你要做一个关于时间管理的演讲,听众是上班族,你的演讲重点就落在如何高效安排工作,如果听众是学生,内容就要跟学业相关。
第三是时间,要根据所处时间点来看沟通什么。例如,你的团队要召开项目会议,如果是项目刚启动阶段,沟通重点在项目计划和人员安排,如果到了中期就要沟通进展情况和已出现的问题。
第四是地点,地点是在哪里就影响了你将怎样沟通。假设你将与合作方见面,在办公室要更为正式,见面后就要快速进入主题。如果是在咖啡馆则可以轻松地聊聊生活、兴趣等等,拉近距离。
第五是内容,想清楚你需要说什么,对方需要知道什么?假设你要去参加一个面试,你要说的内容就是你自己有哪些特质?为什么适合这个岗位。为了提前准备好这些内容可以找几个了解你的朋友,请他们列出你的长处和弱点,帮助你更客观的看清自己。
第六是方式,沟通的方式直接影响着沟通的成败。如何传达我的信息,用文字、用图片、还是两者都用,用什么样的文字或图片?什么沟通媒介最合适,书面还是口头,邮件、电话、还是面谈?如何组织各项重点,是用演绎的方式(先提重点,然后说明/举例/图解),还是用归纳的方式(先说明/举例/图解,然后把重点归纳出来)?比如面试中,用什么样的方式介绍你的特质更好呢?口说无凭,你可以在说完特质后用自己的经历证明,着重说一说自己最主要的成绩,以及自己对行业的见解,用这样的方式介绍自己就很有信服力。
高效的沟通,要先想清楚6个步骤:
一、信息确认
网上有句话很火:“你以为你以为的就是你以为的吗?”一个人说话,我们听到了,并不代表我们完全理解他的意思,更多的是按照我们的惯性思维理解的。
我栽过一次,是上学的时候,因为住校,每天都有早自习,早上老师让我们复习黄土高原的地貌、历史文化等内容,下午上课老师提问,我就以为老师是要抽查这部分知识。
老师说“会的同学举手,我只点会的同学”,于是我勇敢地举起手,老师刚好就在几十位举手的同学中选中了我。
很显然,我连他提问的什么都不知道,老师忍着怒气重复了一遍题目,结果听完后我还是不会,最后被老师一顿骂。
职场中,不能想当然地以为对方说的是什么,要懂得做信息确认,如何做呢?
1、 重复对方的需求;
2、 保证充分的理解;
3、 询问理解对否。
比如文章开头老板和设计师的对话举例,在老板说海报不行的时候,设计师就应该问:“是哪个方面不行,是颜色、排版、字体还是文案内容不行?”可能这时候老板就会进行思考,是某一部分不行,还是整体都不认可。
那么接下来,设计师应该问问老板是希望改成什么样,而不是直接就闷头去修改。想确认自己是否理解老板的意思,最简单的方法就是用自己的话复述、询问一遍。
二、去除对抗
做一份工作很辛苦,所以在他人提出质疑和建议的时候,我们的第一反应就是反驳,觉得对方不了解就没有发言权。
但是我们在职场中,和领导、同事进行沟通,说明我们是一个团队,我们是一个整体,要一起做一件事,别站在对立面去了。
想让对方认同,想维护自己的作品,最好的方法不是急着否认对方观点,而是先认同对方,送他一顶“高帽子”,然后再说明自己的观点,这样气氛就会轻松很多,都不会纠结于能不能吵赢了。
三、陈述事实
陈述事实在沟通中非常重要,很多时候上级都是“拍脑门”进行决策,他们可能在业务方面没有你熟悉,只是在某个地方碎片化地学到了一点知识,就以为这样是好的。
我们要做的就是告诉他要达到他提出的要求,需要干什么,需要多少人力,需要多长时间,也许他就会重新考量自己的需求了。
这在程序猿身上很能体现,老板一会这个需求,一会那个需求,有时候稍微修改下就行,有时候则是要重新搭建框架、写程序了,耗费时间之长老板根本不知道,还以为大家加个班就能搞定。
四、全局分析
职场上的沟通多半是为了解决问题,我们要进行全局分析,什么环节该重点去做,什么环节该砍掉,怎么做效益最大。
比如前面老板和设计讨论海报,我们不能单单看海报本身,还要考虑海报是用来干什么,是祝福还是营销,是用在朋友圈还是公众号,和我们的主题是否相符等。
五、提供方案
有了以上几个步骤的理解、思考和讨论后,我们自己要有独立的见解,想出2-3套解决方案供对方去选择、做决定,这样方能体现自己的价值。
比如设计师面对老板的迷茫和意见,可以这么说“老板,你看颜色改成XX色,排版用XXX样的,或者颜色用XXX色,因为我们的主题色是XXX色,正好相符……”
六、给出建议
当然,我们最好还能给出建议,人本能害怕做选择,害怕未知的风险,一方面是给对方快速决策提供参考,另一方面也体现自己在思考。