宝柏包装——高效流程协同平台

  一、项目简介

1.公司介绍

宝柏包装（Amcor）雄踞包装行业的龙头地位，作为全球最顶尖的包装公司之一，宝柏包装拥有骄人的历史。150多年前，公司成立于澳大利亚。如今，使用宝柏包装产品的用户已经遍布全球。通过创新以及优秀人才进行投资，Amcor已发展呈多样化并扩展成行业领袖。

作为领先的包装供应商，Amcor在全球40多个国家拥有超过180家工厂。Amcor在食品、药品、化妆品、烟草包装领域居于领先地位。到目前为止，Amcor在中国设有九个生产基地，分布于广东惠州、中山、佛山、江苏江阴、四川成都及北京。

 

2.项目背景及管理挑战

宝柏包装属于典型制造企业，行业特性决定了公司在文控管理上的复杂性。随着生产工艺、管理、技术等方便的不断变更，内部文件也要做出相应的修改和补充。对于相关业务部门的人员，需要及时掌握文件的修改、补充或作废等信息，并且还要了解到文件在相关部门的发放以及培训情况。由于传统纸质版文件常常处于不受管控状态（文件打印，发放，回收，销毁不能系统的管理监控），出现了时效性差、容易遗失、反馈缓慢、纸张浪费等问题。

现有的工艺更改流程文件在远程生产基地签署和执行不方便、工艺更改流程的运行状态无法监控、手工操作方式工作效率低下，这种手工签署人工下发的工作模式已不适应当前质量体系管理和业务发展的需要。

    公司内部其他业务流程也不够完善，一些重要环节并没有清晰的流程加以控制，造成管理失控，浪费成本现象；另外对于业务流程的执行情况也缺乏相应的统计评估机制。

 

二、建设目标

宝柏包装作为世界一流的包装公司，内部需要搭建一套高效的流程协同平台来提升内部执行力和核心竞争力，保持行业领先地位，积极响应市场变化以及客户需求。按照宝柏包装的规划，项目主要建设目标如下：

u  通过引入流程管理平台，实现对分散的业务流程进行统一、集中管理与监控；

u  通过引入流程管理平台，为多平台之间业务流提供技术基础，按照统一的标准对各类系统进行业务流程接入与系统集成；

u  多厂区集团化的集中管控；

完备的身份认证和严格的等级访问及授权机制。

 

三、技术架构

宝柏包装以H3 BPM为流程核心支撑平台，集成ERP及公司其他业务系统，打造统一的协同办公平台。

 

四、项目内容

1、应用范围

宝柏包装BPM项目2014年2月开始启动，一期共搭建了8条流程，覆盖了几乎所有业务部门，并与ERP进行了集成。

流程	涉及的业务部门
文件制定流程（含系统管理模块）	所有部门
文件记录上传	所有部门
文件打印	所有部门
工艺变更流程（含报表）	业务部、客服部、计划部、采购部、物流部、产品安全部、研发部、工艺部、质量部、生产部、营运部
投诉流程（含报表）	客服部、质量部、生产部等
退货流程（含报表）	客服部、质量部、生产部等
审核NC项纠正预防流程	客服部、质量部等
供应商审核NC流程	客服部、质量部等

 

2、项目内容

（一）文件体系

文件体系用于处理内部文件的制定、审批、发布以及查阅和管控，覆盖了文件的全生命周期。文件起草人起草或者提交文件，在系统中提交申请，转文控中心人员给文件编号后上传文件到系统，提交文控中心人员查看格式、版本号等内容是否正确，审核人认可后，再提交对应权限人批准，批准后通告相关部门，并经过培训及确认后生效-，生成带有起草人、审批人及生效日期的PDF正式文件，相关部门可登录查看对应文件和记录。

 

业务价值：

u  文件的制定、发布、执行等各个阶段都能有效的跟踪监控，保证了文件的完整的观察执行；

u  方便了文件的浏览及交互操作，体系文件信息量大，利用文件体系的快速检索功能，检索更快捷；

u  避免文件管理员遗漏信息，保证文件发放及时有效；

u  完备的身份认证和严格的等级访问及授权机制；

u  电子化文件备份管理，防止文件丢失，满足体系文件各种保存期限的要求，保证文件的长期保存避免磨损。

 

（二）工艺变更流程

工艺变更流程用于处理客户的变更要求、提高生产性改善事项、提高品质的改善事项以及其他变更必要发生时，对更改的工艺进行评估审核，以确保其适宜性及可操作性、完整性，达到解决问题或满足要求标准的目的。工艺更改流程电子系统的流程分为六个阶段：即起草、评估、审批、实施、确认、关闭。

  

业务价值：

u  提高业务与流程的灵活性，加快业务的响应速度；

u  实现对工艺更改通知流程的跟踪与监控；

u  提供更改历史记录查询、流程跟踪和追溯功能；

u  工艺更改的签署和执行不再受到地域局限，异地的工艺更改一样可以快速高效地签署和执行；

u  提升更改通知的签署和流转效率，从流程起草到关闭所需的平均工作日明显缩短；

u  确保更改文件受控，提升公司文件管理水平。

 

（三）投诉流程

投诉流程用于处理客户投诉意见收集与处理，客服人员在ERP系统中建立投诉ID信息，触发到BPM系统同时发送提醒到指定组群，质量人员在对应的ID上进行相关操作，订单相关的信息系统自动显示出，投诉建立日期超出2个工作日，系统自动提醒质量人员，并可概览所有投诉的处理情况。

 

业务价值：

u  实时跟踪监控投诉处理状况进度，随时查询处理进度；

u  提升客户满意度以及投诉处理过程的满意度，自动提醒处理，提升了工作效率；

u  更系统地记录投诉、退货信息以及投诉分析及评估，极大地提升了客户满意度。

 

五、客户效益

宝柏包装BPM项目解决了宝柏包装的流程管控难题、协同效率不高等问题，建立了以流程为中心的业务协同平台，减少了不必要的手工重复操作，避免了系统衔接带来的操作风险，提高了工作效率，让企业管理更规范化、标准化和精细化。

1、实现了多厂区集团化管理，极大地缓解了异地局限对企业管理带来的各种不利及弊端；

2、实现了端到端的流程管理。流程覆盖了产品的生产、产品、销售、售后等企业各关键环节，既规范了内部管理，又提升了公司外部竞争力；

3、实现了流程的实时跟踪与监控以及流程的持续优化，

4、流程上线后，对文件归档、文件受控、实时跟踪、工艺更改追溯、质量管理体系完善等方面有明显提升。

5、建立了建立科学、有效、准确的文件管理体系，文件管理更加规范化。