如何避开PPT演讲的几个误区(下)
误区5: 装饰工程 ── 为显专业而坚决避开“项目符号”(Bullet Points)
所有关于PPT设计制作的书籍和著作都会反对滥用“项目符号”,有一本算一本。Cliff Atkinson把这种想法大张旗鼓地做了自己的书名:“Beyond Bullet Points”(简体中文版:《PPT演绎──故事化设计》)。
于是,在职场实际应用中,有人坚决避开“项目符号”,并视之为猛虎野兽,很怕自己使用了“项目符号”而被认为不够专业。当无法不使用项目符号的时候,就把它乔妆打扮一番。比如:有4个或6个要点短句,明明可以是一口气列下来,却硬要做成两列,然后用一些些小线条把文字框起来,再用圆圈把前面的数字圈起来,再或者,前面用小图标替换掉小原点。他们以为这样就避免了“项目符号”,就成了一个“更专业”的PPT!(其实这一类的做法是把“装饰”当成了“设计”,是“最常见”而又是“最没用”的PPT技能)。
这么做大可不必,还不如直接使用“项目符号”把要点列出来,只要不是通篇都这样就可以了。那些美工上的小花招全都是“时间杀手”,它对“项目符号”乔妆打扮的意义不大,又特别浪费时间。
也有人仍旧在使用“项目符号”,即使他知道书里都在说“项目符号”多么枯燥乏味,但是并没有为此感到有什么不妥,坚持使用。以我看,只要不是通篇的“项目符号”,这种做法非常值得推荐。
把要点以文字的方式列出来,这是一个最为基本和自然的举动,它本身没有任何不合理的成份。它让人感到平庸和乏味的原因是:一、列出来的条目太多了;二、每页都是这样的做法。其实这两种做法本质上是PPT要点太多太拥挤,从而导致缺乏了要点,这需要作者简化一下内容。
在某些情况下,“项目符号”是必须的。我在帮助软件工程师和技术工程师改进他们的PPT的时候,发现他们的PPT制作一定要使用“项目符号”:在列出一个产品的参数的时候,在列出一个技术的特征的时候,最自然而直接的方式是用“项目符号”。不仅作者喜欢“项目符号”,他的读者或者听众,也很喜欢看“项目符号”!这个结果可能会让“PPT专家”们失望了。
如果有机会观察一个程序员,你会发现,他们可以对着成百上千行的代码,自由自在地阅读,能不停地在屏幕里上下翻动多页而不迷失。一会儿找到一段代码,编辑一下,一会儿又咔咔地写一段。那些代码行,简直就是无数的“项目符号”!对这样的人来说,PPT设计制作里的“项目符号”超过10条也不会有什么阅读障碍。如果你这个“PPT高手”要把它们“改造并包装”一番,那简直就是在和这些人闹别扭。
误区6: 把PPT做成多媒体点播 ── 为PPT加入热链接和选择菜单
无论是卡拉OK房里的点播屏幕,还是光盘出版物的多媒体演示,都有一个精美的甚至是多重的选择菜单,点进去之后仍会有相互链接和跳转的按钮。
PPT绝对可以做成这个样子,但是非常没有必要。
我们说PPT最本质的功能是辅助台上演说。演说是线性的,是随时间不断向前推进的陈述和交流活动。即使往PPT里加了菜单和链接,听众也绝对不可能控制你的演讲,那又何必呢?
如果不是做软件Demo,我向来不建议PPT演讲人守着电脑,抱着键盘和鼠标,好像离不开母亲怀抱的胆小孩子。你应该自信的走上前去和听众说话,用一个遥控器来翻动PPT画面,保持和听众的目光交流。对于一个充满链接跳转和菜单的PPT,你就守着电脑走不开,就和演讲的基本要求背道而驰了。
误区7:审美疲劳 ── 老是觉得自家的PPT应该有个新样子
我常常遇到这种情况,某个公司对自己的PPT设计及模板感到不满意,提出要设计更好的。其实那个模板蛮不错,精心考量过各种用户的角色在各种情况下的应用场景,外观和功能都没有什么问题,只不过是公司的老板或者高管觉得有些“审美疲劳”了,结果就再花精力设计一套新的PPT制作模板。但是再出来“新形象”可能一点也不比之前的高明,甚至还不如之前的。不过因为它让人感觉“耳目一新”了,所以大家都很开心很满意。
这是一种误区。对于一套PPT模板,感到乏味和审美疲劳的,通常是自己的员工和同事。他们每天对着它,产生这种想法不奇怪。但是,PPT的演示目的是给听众看的,听众是客户,是和公司相关的公众、媒体、商业伙伴等等。听众有“审美疲劳”吗?
我们应该从听众的角度考察自己的PPT。也许,你的多数客户仅仅见识过你们一两次PPT提案,还没有给你们机会第三次展示自己,又怎么会对你的PPT感到审美疲劳呢?麦肯锡多年使用黑色模板,奥美使用红色模板,难道他们的顾客被腻死了吗?
公司PPT也如公司视觉形象一样,需要保持风格相对的稳定,品牌形象是一个较长时间的积累过程。既然是品牌形象,就不能老是求新求异,不需要频频变换花样
以上观点纯属一家之谈,如有雷同,实属巧合。同样,我们这里暂不谈美工设计部分,仅仅谈大家最常见的方法上的问题。