团队任务管理该怎么做才高效?管理者应该学会这些

团队任务管理工作要求管理者总览任务全局,除了项目立项,挑选合适的人负责相应工作,还要跟踪任务进度,发现项目中出现的问题还要立马解决。

还未经手过团队任务管理工作的新手往往容易进入一个迷局,认为管理工作就是分配完任务坐等结果就行,等发现事情并非那么简单的时候又不知从哪入手,要是中间任务分配有问题,出现员工责任扯皮事件,就更是一团乱麻。

 

所以正确的团队任务管理方法是每位管理层都应该掌握的学问。

 

1.分配任务应该落实到具体的某一个人

这样做能避免工作出现错漏,员工间互相推卸责任。如果要分配给2~3人的小团队,则要确定谁来负责,并说明出现问题就由他/她来承担。

 

2.要把完成时间具体到某天某时,而不是“尽快”、“越快越好”

模糊的时间概念会让员工分不清轻重缓急,如果恰逢手头上也有紧急重要的事,很可能把刚布置的任务往后推,而领导所说的“尽快”可能是2小时内必须交付,到时交付不出,轻则影响项目进度,重则影响项目结果。

 

3.布置完任务要询问员工是否理解任务意图和目标

人与人之间存在理解偏差,为了消除差异,统一目标,较好的办法就是再次询问,看员工所理解的内容与自己的想法有无出入,同时对错的地方予以纠正。

 

4.检查任务进度

虽然做好任务分配后,每一个子项目都有专人负责,但作为任务派发的管理者必须统揽全局,为整个项目负责,所以定期询问项目进度,掌握项目完成率很有必要。

 

一般来说,周期长的项目可分多个节点了解项目进度,周期短的项目可居中了解一次。

 

这套团队任务管理方法需要管理者做好子项目管理人、进度、汇报、紧急事项等的记录,常规的excel或者纸质笔记本要么缺乏协作,要么效率较低,如果管理者想提高效率,更好的办法是借助团队任务管理软件进行管理,比传统的记录方法效率高很多。

 

比如使用专业的团队任务管理软件“飞项”进行管理,就可以把上述方法中的每一条都落到实处,并且一目了然。

 

第一,解决项目创建,分配项目到某人

 

找到飞项的【项目】页面就能进行项目创建,在项目概述栏可以直接拖拽文件进去,减少口述任务的理解偏差概率。

 

项目概述下方可邀请协作成员,即该项目细分的子项目负责人。协作成员可以是微信好友或飞项协作人。

 

 

 

项可以通过权限管理,让项目外的成员加入可协作项目事项内,但无法查阅项目内其他事项,以保证信息安全,例如需要公司外部人员配合等情况就可以用到权限管理功能。

 

第二,解决任务具体安排事宜

 

点开【事项】页面,点击【+】号就可以创建新的事项,在右上方可选择该事项所属项目,方便多项目同时进行管理。

 

 

创建新事项时可添加标签、协作人,以及添加完成时间和到时提醒,做到专人专责,时间明确,如果某事项不是一步就能完成,还可以在下方添加多个子事项。当事项小组需要沟通时,事项IM还能实现即时快速交流。

 

第三,解决任务进度检查

 

创建项目后,在【项目】页面可以查看对应项目的概览、事项列表和成员日程。

 

 

●项目概览→可以查看该项目的相关信息、完成时间、协作人员、项目动态、相关数据,其中的项目动态能看到协作人员都创建了什么事项,又有谁加入项目等。飞项还加入了排行榜的功能,可以看到项目成员参与的事项量、创建量、完成率和延期率。方便管理者了解每个员工的工作情况,以及统揽团队任务。

 

 

●事项列表→可以查看该项目下创建的所有事项任务,还可以根据时间、协作人、事项状态筛选出想要了解的内容,让管理者时刻掌握项目每一步的进行情况,发现子项目有延时或错误时,能第一时间解决问题,避免影响整体项目进程。

 

 

●成日程→可以查看工作安排情况,如果发现有成员工作量过大,而有的成员事情很少或空闲,可以以此为依据重新合理分配工作,避免忙的忙死、闲的闲死的尴尬。

 

以上就是借助团队任务管理软件进行项目管理的方法,能规避很多传统管理方式出现的错漏,且因为管理便捷,能实时掌控项目情况,管理者可缩减很多开会时间,让团队更专注于做项目。

 

  

posted @ 2022-03-23 15:13  飞项  阅读(701)  评论(0编辑  收藏  举报