一份合理有效的待办事项清单，对于职场人来说，是一种协助工具，也是一种高效完成工作的习惯。
相反，一份没有任何规划的待办事项清单，不仅用处不大，还可能会让我们在小事里打转，忽视了重要的事情。
一、”没规划“的待办事项清单
在职场生活中，为了完成当天设想的任务，我们往往会罗列长长的待办事项清单，然后沉浸在自己的待办工作，被逐一打勾或标注的喜悦中。
但问题是，不是所有的待办事项都同等重要。
如果我们同等对待清单上的任务，那么反倒会让我们产生惰性而不自知，且在工作上也不会取得较大的进步和突破。
因为一份普通的待办事项清单，没有显示出一项任务的重要性，也没有清楚的显示哪些任务是当天需要优先完成的。
这种情况下，人会不自觉先挑选简单且容易完成的待办事项，而把重要但更复杂、耗时、耗费精力的待办事项搁在最后。
如果当天完不成就推到“明天”再做，就这样日复一日...但我们仍然感到良好，并且觉得工作很高效，因为我们完成了许多任务。
然而，真正的效率并不是尽可能多地处理你的待办事项清单上的任务。相反，当你持续完成最有价值的任务时，才能达到高效状态。
当你不断地把你的任务清单上最有价值的任务删除时，你才会取得最大的进步、赢得财富和影响力。
二、”升级版“的待办事项清单
为了避免这种效率陷阱，创建一份相对完美的待办事项清单非常有必要。
在达蒙·扎哈里亚德斯的《高效清单工作法》一书中，提到了10种常用的待办事项清单法，分别是：
每个待办事项清单法都有其适用性，比如「3-MIT法」就不太适合用于职场。因为在职场我们不免会遇到上级临时交代的紧急事项，这时候我们就必须得中断手头上的工作，先把紧急事项完成。
而「“事无巨细”清单」也会因为罗列了一大堆大小事项，而让人反倒更加焦虑，不利于我们高效完成任务......
因此，为了更大化的提高我们的工作成效，我们要根据实际情况取其精华，切忌生搬硬套。
为了做好待办事项清单，我在运用上述的待办事项清单法的同时，还借助了「飞项」这款事项协作工具，希望以下方法对你也有用。
在开始工作前，我们可以先在大脑过一遍今天的待办事项，然后把重要任务、以及对推进重要工作有影响的小任务列入待办事项清单。
1、小而有影响的任务
对于小而有影响的任务，比如审稿，因为这需要上级审核稿件后，才可继续安排发稿。因此，这类型的任务就可以在「飞项」直接创建相关的待办事项。
为了让待办事项如期完成，我们需要为该事项增加一个”截止时间“。
如果待办事项不需要旁人协助完成，直接创建即可；
如果需要给同事/上级完成的，点击「邀请协作人」给对方派发该事项；
待协作人接受了邀请后，该事项会出现在自己和协作人的日程中。
到点提醒对方完成任务的同时，「飞项」公众号或者APP push还会为你推送事项的完成进展和日报。
2、重要且复杂的任务
能让我们在职场上进步、体现价值，且需要一定的思考、协作、组织统筹的事情，我们将其归类为重要且复杂的任务。比如，研究新产品在自媒体渠道的推广方式。
（1）事项思考过程=GTD收集/整理
GTD流程的第一步就是：收集。你需要做的，就是把自己所有的待办事项在笔记/记录表中全部列出来。罗列完后，就需要对其进行整理，明确每一项任务的实质和内容。
当我认为较为重要且复杂的任务，以「研究新产品在自媒体渠道的推广方式」为例，我会思考需要有哪些适合的平台？需要发布怎样的稿件？怎么样的内容形式？通常，我会用思维导图整理个人思路，如下图所示：
（2）创建一个复杂事项=GTD组织1.0
在整理阶段，我们对各个任务进行了判定，而我习惯将事情根据时间、处理对象分如下四种，最重要的就是区分是否需要他人协作，是否是短期内需要完成。
还是以「研究新产品在自媒体渠道的推广方式」为例，整理完思路后，发现部分待办事项需要同事协助完成，比如抖音的视频剪辑需要视频组协助，各平台所需的产品图片需要设计组协助。
那么，我会将上诉大纲按照1-3级拆分成事项，复杂事项建议在「飞项」的PC端创建，屏幕够大、方便操作。
（3）多人分发=GTD组织2.0
复杂事项拆解完，对于需要他人协作的事项我会派发给指定的负责人。
我会把相关任务的具体指标、标准要求在分派事项的背景信息里交待清楚，使得任务更加清晰，然后在邀请协作人里通过微信好友、飞项协作人等为他人派发事项。
所派发的事项，会以卡片的形式发送到执行者的微信聊天窗口，即时实现事项的同步协作。
待协作被接受之后，事项就会自动进入对方的日程之中，每天通过日报提醒其该事项的进展和办理。
通过拆解复杂事项，飞项还提供了一个人性化的功能「事项脉络图」，它可以让我们直观监控整个事项的进度情况、先后的主次、以及谁在负责什么都一目了然，更大程度上让实际进展与计划保持一致，以保证项目能够顺利进行。
（4）事项执行=GTD执行
任务在拆解以后最重要的的其实是执行，想强调一点的是，执行特别是协作类任务的执行，最重要的是处理过程的信息畅通、协作效率高，进度可及时共享等，在满足这几条的情况下，一般来说结果都不会差。
而飞项可谓是一一满足了信息畅通、协作效率高，进度可及时共享等，我们接着看。
①专属事项空间，减少信息干扰
在飞项上，无论是项目，还是细分的子任务，都有一个单独的IM，无需额外在微信上新建新的群聊，且各个任务之间信息互不干扰。
②重点、文件自动提炼，拒绝聊天瀑布“爬楼”
事项IM沟通过程中，我们可以对沟通内容的文字、文件等标记重点，且飞项对“重点”、“文件”会自动提炼，再也不用“爬楼”找干货，即便是新邀小伙伴也能快速了解事项的重点内容，省下不少时间还高效。
③事项小工具，让工作效率翻倍
协作过程中，为了推动事项的进展，难免需要开个会议讨论，而会议结束后，也会产生相应的待办事项，以及发布即时公告等等。
所以，飞项除了有事项协作和日程管理外，还支持在对应的事项中发起会议预约、时间征集、待办创建和发布公告等促进协作行为的小工具。
（5）事项回顾=GTD回顾
回顾阶段非常重要，因为回顾能更大程度上确保所有项目和行动都能按时完成。因此，我们需要定期查看每项任务的进展如何？哪些任务遇到了困难？哪些任务需要调整？通过定期回顾，可以优化我们的时间管理系统，进而提升工作效率。
①日程、早报，回顾事项超轻松
在飞项上，我们通过日程看板，以及每天早上9点准时推送的早报，看到每项任务的完成情况。
②笔记关联事项，知识存档
在飞项上，你可以记录下对事项的思考，关联到相应的事项，当需要时可以在事项笔记及时提取；当事项结束后，也可以将自己总结的方法论记录在飞项笔记，并且关联到该事项，方便日后回顾和复用。
3、合理安排所有任务
无论是小而有影响的任务，还是重要且复杂的任务，只要完成创建后，我们都需要按照四象限原则，给每个事项按照轻重缓急合理排序。
而这在「飞项」也能轻易实现，所有的事项会根据事项开始时间自动区分轻重缓急，我们可以自行对所有事项的顺序作自由调整，更大化实现有限的时间处理无限的问题。
三、小结
Margarita Tartakovsky曾言，效率并不意味着要拼命工作、忙碌或开夜车……更重要的是分清轻重缓急、计划好并竭力保护你的时间。
我建议你别再使用普通的待办事项清单，而开始将「飞项」与”升级版“的待办事项清单结合使用，合理安排所有任务。记住，改变只来自于采取行动，而不仅仅是收集更多的信息。
