再强的业务能力也难逃“沟通泥潭”？一个高效的协同办公体系很重要
协同办公有多重要？相信不少人都能深谙其重要性。纵然有麻线拧成绳，便能发挥出更大效果这种正面例子，可在职场上想要彻底达到这种效果，却又极为艰难。
在实际的职场中，冗长的对接程序、多层传达而变味的需求、需求不明晰而导致的方向错误等才是真正的职场情形，而执行层因此加班、反复修改的情况更是屡见不鲜，协同办公的现象更是少见。
如果你也是混迹于职场中的萌新或是经验丰富的老职场人，那你一定能听懂笔者在说什么。
所以，职场人最害怕的莫过于陷入低效率、对接不精准的跨部门沟通泥潭了。通常在这种情形下，原本就算只是一个花费两三分精力便能轻松完成的需求，到最后却花了十分精力去理解消化，花费十二分力气加班加点赶制，结果却只得到一个“这不是我想要的”的反馈...
而导致这种情形发生的主要“元凶”，通常是因为团队层级相隔级数过多、工作对接没有高效的规章制度维护导致的：
一般在职场中，就如上图一样，需求所经手的层级数量巨多且不说，位于执行层的人通常能够推动需求前进往往便已是极为艰难了，而中间的传达人们如果还理解错误了，自以为是地加入自己的想法后再向后传达，那么整个需求和项目推动起来无疑就像是“老牛拉破车”一般。
面对这种情况的时候，协作办公链条断裂似乎都是“顺理成章”了，而由此引发的部门冲突、指责，以及上级对执行层的不满，也是常有的事。针对这些令人棘手的问题，“飞项”协同办公功能的强力支撑，无疑是减少跨部门协作障碍、使沟通效率提升的好工具，在“飞项”的协助下，从以下几个方面入手，复杂的问题将被简单化：
一、项目需求传达：精准传达至每一个层级
在协作办公中，想要解决多层级传达导致的需求不清问题，将需求直接统一、同时传达至每一个层级无疑是最高效且轻松的办法，决策层不仅可以掌握项目进度，还可降低因成员错误理解而花费的沟通及跑腿成本，使项目推进速度和进度得到双重保障。
而通过飞项协作办公工具传递项目需求及决策方往往只需点击“派发事项”，然后将项目主题、背景、时间节点、地点信息、子事项等进行选填后，便可邀请相应的协作人员加入项目，进行协同作业。且在项目创立后，创建者能清晰地了解项目参与人的接收情况、各子事项进展等信息，对于整个项目的把控可谓是“一手掌控”。
而对于协同办公中的项目参与人来说，则再无此前需求不明确或走错方向的苦恼了，因为项目发起人对每一个成员下达的要求，将再无层级之分，对于项目需求的掌控，每一个项目参与人都是“平等的”，执行层上级知道的信息，执行层也同样知道，一字不差。
并且，在面对多个项目对接的时候，飞项的“事项”界面中，亦能高效地协助使用者及发起者对项目进行有效地管理，这对于协同办公而言是相对重要的。在罗列的项目事项中，不仅可以点击项目标题进行细节查看，还可以通过选框的勾选来向上或向下表明自己对项目的完成情况。另外，因为时间节点的设置，飞项还能就每个待办事项的时间设置对成员进行提醒。
二、项目管理：实时掌控/知悉 项目进度及新需求
跨部门协作往往存在“信息不对称”问题，单部门或者是单个协作者在协同办公中如果仅凭碎片化信息还原需求，那无疑是“瞎子摸象”，在实际的跨越多部门协作中，对于发起人来说，无法实时地对项目进行实时管控是一大痛点，而对于执行部门及执行层来说，无法第一时间得到需求新指示及协作部门、岗位间的工作进度是一大痛点，由此导致的在错路上一错再错及耗费精力沟通对接等问题往往会拖慢项目推进速度。
因而，为了提升项目的内部透明度，就需要让发起人及每一个成员都能参与到项目“管控”当中去，那么建立起一个高效的协同作业“管理中心”及“告示栏”无疑是非常重要的。而在飞项的“动态”页面，便可很好地解决此问题，如图：
如下图所示，在飞项协同办公工具中，项目发起人或成员仅需在动态页面点击相关项目，即可进入这么一个类似于“管理中心”的“群聊”，在这个“群聊中”，项目全体成员可实时进行有效沟通及讨论。更为重要的是，项目发起人可通过“创建待办”来提出新需求；通过“发布公告”告知项目成员重要信息。而下发指令或对接事项的形式亦是多元化的，可图片、文档、微信文件、引用事项等形式都是支持的。
而对于协作部门或是执行层来说，项目的新需求往往能够在发出的第一时间便能收到通知，且所有项目成员都是能够同一时间获悉同一内容的，这直接杜绝了多层级传达产生的延误，避免了“在错路上一错再错”情况的发生。
一个高效的“协同办公”体系无疑是执行层及相关承接部门的福音，运用到实际的工作中后，它不仅能够帮助执行层及承接部门从“沟通的泥潭”中解救出来，更能够切实地帮助执行层及承接部门展现他们本该有的实力及效率。
值得一提的是，笔者所用的飞项协同办公工具是微信小程序，手机客户端及PC端则拥有更为全面的功能，如果你也想脱离“沟通泥潭”，让工作变成一种享受，那就不妨来试试吧！
