当上团队管理者不一定是能力最强的,可能是最会做计划管理的

“团队同事的能力参差不齐,一个项目要怎么合理分配?”

“怎么推动团队的行动力,才能顺利完成月初制定的小目标?”

......

作为团队管理者,特别是新晋的团队管理者,在执行项目的时候,这样的疑惑,是不是经常浮现在你的脑海里?思考怎么解决已成为每日常态?

 

 

其实,在执行项目的时候,特别是大型复杂的项目,团队管理者要做的,不只是站在管理者的高度,派发任务和索要结果,也要站在主要参与者的角度,做好团队的计划管理。

 

计划是团队管理的基础,是未来行动的蓝图。制定出一份合理的计划管理,最好是详细到什么人什么时间点做什么事,什么时候得达到什么目标等等,这样一来,有利于协调和分配团队各个成员的工作安排,尽量让专长的人做专长的事,发挥个人所长;也有利于跟进和把控项目各部分的进度,推动整个项目顺利进行和完成。

 

但工欲善其事,必先利其器。做团队的计划管理,如果不做好充分的准备,采取精准有效的措施,是没有办法使得计划管理圆满进行。现在,市面上有很多计划管理工具能协助管理者做好计划管理,像我的话,最常用的是[飞项]这款计划管理工具,里面的功能几乎能满足我的需求。接下来,我将以自己为例,谈谈我个团队管理者“小萌新”,是怎么借助[飞项]计划管理。

 

一、定好大方向,构建大框架

有了目标就有了方向,在做好计划管理前,你得先定好目标,根据目标去选择合适的人选来进行和完成工作,把对的人放在对的岗位上做对的事情,才能事半功倍,早日达成目标。

 

本人是在广告公司担任文案组组长,虽说才担任一年多,管理着几号人,但团队再小,也是一个团队,也是需要投入心思去管理的。因为我们公司负责的项目跨度比较广,专门的项目有专门的文案同事负责跟进。这时,我就会借助飞项,针对不同项目,创建不同的项目组事项,比如,创建完“XXX母婴品牌1月社会化运营”这个项目,我会邀请相关协作人进入事项,让相关协作人大概清楚1月要做哪些平台的内容,了解相关资料。其他项目也是如此操作。

 

 

二、拆解大目标,具体做事情

待大框架确定后,接下来就是对每一个项目进行细化了,目标越详细,相关协作人越能清楚自己在每个阶段要完成什么工作,而且,这里也是更能让相关协作人发挥所长,这里,我便会用到飞项的子事项功能来细化工作内容。

 

上文提到的“XXX母婴品牌1月社会化运营”,不同平台有不同的文案特点,同事的写作风格和写作能力各异,所以我会认真观察他们的特点和能力,派发适合他们的工作。比如,资深同事负责专业性较强的稿件、文风活泼网感强的负责贴热稿件等等。

 

 

三、定期跟进项目,把控完成进度

但是,完成了派发工作这项步骤后,就不完全等于这位同事在这个月就只要专心负责这个项目,我也会根据飞项的“脉络图”去跟进不同项目、不同平台的的完成进度,去灵活调配人手,给予辅助,这样也能帮助同事开发新技能。

 

 

同时,为了保妥项目能顺利进行,避免出现因“无效沟通”引起的“无效加班”,我还会通过事项IM和项目的相关协作人保持实时的沟通,有问题就及时解决,有需求就及时派发,减少时间成本。这时,又可以借助事项IM中的小工具来创建上面谈到的延续性任务,更新到协作人的日程里。

 

比如,“发布公告”可以告知项目的重要信息;“预约会议”可以预约周会/紧急会议;“创建待办”可以创建新增的工作需求。

 

 

如果有重点信息要负责该项目的同事格外关注的,还可以通过“划重点”来清晰精准标出重点,这个重点可以是文件、文字和图片,只要你想划的重点都可以。

 

 

四、定时复盘回顾,取长处补短处

虽说项目是长期进行的,但不是就这样朝着大目标/小目标一直加速往前走,是需要时不时停下脚步,回顾和总结已完成的工作,得出经验,以便取长补短,对接下来的工作推进也会有一定的帮助。

 

所以我们会针对周会上,项目的相关同事提出的工作难题和现状进行复盘总结,找更积极有效的方法,并且借助飞项的笔记功能进行记录总结,分享到组里每位同事学习和借鉴,为下一步做好规划。

 

 

总结

站在团队管理者的角度来说,做好团队的计划管理,说难不难,说易不易。计划的每一部分,所触及的是团队的每一个人,得学会根据每一个人的特性和工作职责,去制定合理的计划,通过飞项,我也知道要怎么善于借助计划管理工具去进行辅助管理,达到真正有效的计划管理。

posted @ 2022-01-07 14:44  飞项  阅读(45)  评论(0编辑  收藏  举报