1 写作此文的动机
近一个月以来，仅做了一项工作：硕士论文开题。说来很惭愧，16页的开题报告，30页PPT，竟然耗费了三周的时间。归结原因发现一方面是由于自己对word,ppt的制作技巧不熟悉，但更重要的是在于自己对题目领会不深，不能从过去一年的工作中提炼出来研究方案和研究思路。但是，这并不等同于我在过去的一年中没有进行调研和编码工作。
昨日开题结束，还算顺利。今日应该开始做一些工程编码工作。可是早上一打开电脑，发现放在金山快盘中的程序，因为冲突而被自动更新了，还好我发现的早，及时阻止了，否则悲剧的一天就开始了（这份于上周六改动过的最新版本的程序并没有其他备份）。
本着总结上述两个事件的经验教训的原则，写下此文，算是对自己过去工作中的一些失误进行分析和总结，继而提出可行的规避方案。“小心会出错，程序不出错”！
本文以下内容做如下组织：第一部分总结如何高效地进行文案工作，第二部分总结如何高效管理资料备份。
2 高效进行文案工作
2.1 文案工作的重要性
文案工作的重要性，无外乎以下三点：
对于工程人员来说，文档脉络清晰，语言表达准确，可以使别人能更容易地了解你的业务能力和专业水准；对于科研人员来说，文档脉络清晰，语言表达准确，可以使别人能更容易地了解你的工作价值和意义，可以使你的idea让更多的潜在人群接受；对于学生来说，“好记性不如烂笔头”，若能将自己的所学清晰准确地表达出来，那么对所学之物本身的理解也一定会更上一层楼，更重要的是在总结过程中锤炼了自己的语言表达能力，为日后能够合理表达自己的“创新”做了铺垫。
2.2 如何做好文案工作？
2.2.1 文档写作技巧
文案工作涉及到两个方面，一是格式（主要指排版格式），二是框架，三是内容。对于理工科的研究生来说，格式和框架一般是给定的，而内容需要我们自己去填充。这也就是所谓的形式上守旧，内容上出新。
要想提高文案工作效率，首先要熟悉Word,PPT,以及visio这几种软件的常用功能，并且知道，如何使用这些功能，完成指定的排版格式。
对于文本排版，这里推荐 XiongQQ《毕设总动员之毕设排版快速教程》，关于word排版，对于文本内容，提倡填充式写作的方案。即
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具体而言，就是从半命题作为中的框架提取提纲，以开题报告为例，框架包含以下几部分内容。（开题书面及口头报告包括：开展本课题研究的意义，研究现状分析、发展动态，研究目标、内容和拟解决的关键技术，研究方案，拟采取的研究方法、技术路线及可行性分析，预期研究成果及创新之处，已有工作基础，研究计划及预期进展，参考文献。）
可进一步扩展此框架形成提纲。具体做法如下：先把自己能想得到的、和题目相关的提纲条目都列出来，挂靠在相应框架条目下面，然后根据提纲条目之间的关联关系形成更加精细的树状层级结构。具体实施的时候，可以借助evernote软件，该软件具有初级的文本编辑能力，而且可以插入图片，最重要的是它是一款轻量型的知识关联软件，方便查找和多机同步。
举例如下：
当我们列出了提纲后，如何填充内容呢？
传统的客套内容（如研究意义），可采取临时抱佛脚的策略。随便看几篇综述性文章，“转述”下作者的套话即可。而大多数内容需要从我们的工作中提炼，比如研究背景要从文献调研中提炼，研究方案，需要从我们的系统实现过程中进行提炼。这些需要“提炼”的内容，也恰恰是最能反映我们研究工作能力的部分。就拿研究背景来说，文献调研工作做得充分的人通常会开门见山，具体表现为背景介绍和他的研究工作很紧致。相比之下，文献调研做得不够充分的，则比较喜欢“高帽子策略”。就拿我来说吧，本来研究定位是语义分析中的一个非常小的问题，结果我却大篇幅介绍NLP总体研究现状，之后再转折到汉语NLP研究现状，再到语义对NLP研究的重要性，然后blabla.很明显是在生搬硬套凑字数。换做是一个调研工作做得充分的人，那么他会详略得当地一笔带过上述内容，聚焦在和他研究目的相似的人所做的工作，及其优点和缺憾。
2.2.2 幻灯片制作技巧
首先，我们的PPT定位为科研型PPT，而非商业型PPT。因此PPT风格以质朴和严肃为主。
一、PPT排版总体扼要
从排版上来说，文字排版切忌 满，花，繁。一页的行数应控制在5-6行为宜。一页内使用的颜色不宜超过三种，层次不宜超过三层，字体不宜超过三种（所谓的3原则）
字号选取上，大标题可选44点 粗体；标题一 可选32点 粗体；标题二可选28点粗体，标题三可选24点粗体。内容部分一般中文字号为20-30号，英文部分为18-28号
行距可设为1.5倍。
二、PPT内容组织
PPT内容组织一般遵循以下三个原则
1) Magic Seven 原则（7士2＝5～9）。每张幻灯片传达5个概念效果最好。 7个概念人脑恰恰好可以处理。 超过9个概念负担太重了，请重新组织。
2) KISS (Keep It Simple and Stupid)原则。因为我们做PPT针对的是大众，不是小众。
我们的目的是把自己的理解灌输给听众。深入浅出才代表你对知识的真正掌握。
3) 文字尤其需要字斟句酌，以最精练而不走形为原则。如果内容中有长句，那么要用不同的颜色标记出长句中的重点，这样一来可以抓住读者的眼球，而来不会使读者的眼球产生“疲倦”。
具体而言，若非是要体现的重点或焦点，不要做动画，和文档工作相比，PPT，更加苛求精炼，它更能体现一个人的思维框架和思维方式。因此一些你个人认为十分不错，但是和报告主题并不十分相关的片子，一定要果断地去掉，要舍得剪裁“鸡肋”。
关于如何根据提纲组织PPT内容，要具体情况具体分析。对于硕士开题而言，可参考下面思路。
三、口头报告的注意事项
1) 备注辅助提示演讲内容
2) 讲PPT，切忌照本宣科，并不是PPT里写的内容就要讲出来
3) 另外不是所有要讲的内容都要写在PPT里面，写在PPT的每一句话都要不仅有提纲挈领的作用，而且还有字斟句酌，高度凝练地体现中心思想。
2.2.3 总结
如果是针对同一件事情做文案写作和幻灯片，则很容易发现这两项工作的区别和共同点。
共同点：无论是幻灯片还是文档，都需要开门见山地讲自己的工作，并且要重点突出，而不是为体现自己的工作量，而进行流水帐式的罗列。
不同点：幻灯片讲求凝练，说白了，幻灯片的内容是从文档内容中萃取的精髓；而文档，讲求铺陈，围绕一个中心点，你要找到合适的素材将中心点展开。而这些素材的整理和获取，不能靠临阵磨枪，要靠在平常文案阅读工作和编码工作积累和沉淀。
3 资料管理技巧
资料包括①程序的代码、②实验数据、③研究过程中阅读过的论文和书籍以及学习感想或自己对问题的见解、④自己灵光一现的想法、⑤他人观点以及说辞的摘录、⑥每日工作记录。对资料做一定程度的区分是有重要意义的，比如要把自己对问题的见解和对他人说辞的摘录做区分，前者可以直接拷贝粘贴到自己的论文中，后者的话却要指明出处，否则就算抄袭。
资料管理的目的在于备案，方便以后查找。所以要搞清楚如何备案，以及如何查找。
首先，每次备份都要记录下备份时间和备份原因，其次不要保持过多的备份，这样既浪费硬盘空间，也容易把自己搞迷糊了。
1. 对于程序代码，采取如下更新策略，每次更新后都要备份，而且保存上次备份，删掉上上次备份。最终完整的工程代码还有保存一份存档。例如我写的每一份完成某个特定功能的代码最终会在文件夹“我的研究程序”做个备份。
2. 对于实验数据，首先要保留原始数据一份。其次每次更新后都要备份，同时保存上次以及上上次的数据备份，删掉以前的数据备份。这样做的目的是防止程序研究过程中的某些算法和程序对数据做了“不恰当”的处理。
3. 对于阅读过的论文等文献，要放在一个文件夹里面，同时在该文件夹里面放一个txt文件，标注自己详读了那些文章，略读了哪些文章。对文章的记号、笔记以及总结可以直接放在文章中的空白处。推荐用foxit reader PDF阅读器，该软件可以方便地往PDF中添加文字和图片，相比之下用adobe PDF完成这些功能时，则容易导致死机。如果地方不够，可以先写在word里面，打印成PDF，然后用Adobe Acrabat Pro与原来的论文进行合并，这样方便管理。
4. 对于自己的想法以及他人言辞的摘录、以及每日工作安排进度可以写在谷歌便签里，然后保存到某个文件夹。文件名为日期+主要内容，摘录他人言辞的，要在内容中标注出具体出处如某人在某部书的某页中讲到……。
