[思考] 做好一次重要的汇报

背景

最近在准备了一次比较重要的汇报，发现写文档与准备汇报整个过程非常痛苦，进展也很缓慢，虽然最终也憋出了东西，但这种低效率让我感觉自己欠缺这方面的方法论。实际上类似的事情还比较常见，例如，向高层汇报、述职、商业BP、面试等场景都需要这种技能，于是决定花些时间总结一下这方面的经验。

材料准备

获取好的起点

一个好的起点能够让这件事情完成的事半功倍，获取好的起点通常需要从各方寻找经验，例如，

• 重视官方渠道的描述或者模板(例如，找工作就需要仔细看JD，晋升答辩就需要仔细看能力模型描述)；
• 找前辈获取经验(例如，是否有人做过类似的汇报，能否获取到材料)；
• 如需快速拿出材料，可从类似行业分析或者论文中摘取框架或者架构图；

听众视角准备材料

一定要从听众视角来准备材料，这就需要思考听众在看材料或者听汇报过程，他在思考什么问题。比如：

• 你在准备一场商业BP的汇报，那么听众老板就会想你是否值得投资，投钱的盈利概率有多大？多久能够收回本？
• 你在准备一场面试，面试官看到的你简历肯定在想，你有什么能力？能否满足他的岗位需求？来了能帮他解决什么问题？
• 你在准备一场晋升答辩，评委肯定会想，你是否满足能力模型？你有什么亮点？你有什么短板？

材料架构先行

听众视角架构

根据听众视角找到读者最关心的问题，根据这些问题来准备你的材料架构。例如，如果你在准备晋升答辩材料，需要知道晋升后的能力模型是什么样的 -> 根据能力模型搭建一级二级标题 -> 再从自己过往经历里面挖掘匹配的素材

原则视角架构

按照 START原则、SWOT原则、SMART原则、5W1H 等方法论分析事物，既可以用来形成一级标题结构，也可以用来填二级标题结构。

• STAR原则：比较常用于一个技术工作的描述，Situation（情境 -> 重要性与难度可在这里体现）、Task（任务）、Action（行动）、Result（结果）
• SWOT原则：Strengths（内部优势）、Weaknesses（内部劣势）、Opportunities（外部机会）、Threats（外部威胁）。除此之外，可评估这件事情对于 个人收益，个人付出。综合“六部分”来判断出结论：要做还是不要做？（若不好判断，可反向使用SWOT来看如果不做这件事情，对应的“六部分”情况会更好还是会更坏）
• 5W1H：Who（谁）、What（什么事件）、When（何时）、Where（何地）、Why（为什么）、How（如何实施）
• SMART法则：一种目标设定方法，旨在帮助确保目标是明确、可实现和可评估的。Specific（具体的）、Measurable（可衡量的）、Achievable（可实现的）、Relevant（相关的）、Time-bound（有时间限制的）

主体素材

• 图、表 的信息传递速度更快，并且很多人看材料以图表为主，每个图、表尽量有一句话定性描述。
• 具体每章节最好有“总分总”的结构，第一个“总”可以是一句话的总结，第二个“总”可以概括出一小段，重要的观点需要适当多次出现。
• 尽量不要有大段文字，即使有也需要拆出结构化信息。
• 画图技巧：a) 突显版本、架构之间的对比；b) 用颜色区分模块或者层次

汇报准备

• 自己反复练习可以把逻辑变得更通畅
• 找一些认知比较高的朋友练习，可以发现逻辑漏洞并且可以提前收集QA问题
• 类似于论文Rebuttal环节，自己需要提前想想现场可能会问题什么，提前压QA问题
• 针对高概率问题需要提前准备话术文档